Software as a Service; nu ook kleinere bedrijven naar de cloud

Software as a Service (SaaS ofwel clouddiensten die lokale software vervangen) was tot voor kort eigenlijk vooral weggelegd voor grote ondernemingen. Daarin is echter verandering gekomen door ontwikkeling van de cloudtechnologie en de trend van Bring Your Own Device (BYOD), waarbij werknemers zelf mogen bepalen welke apparatuur ze gebruiken. Het blog CloudTweaks geeft tips voor het kiezen van de juiste SaaS-dienst.

SaaS is een uitkomst voor kleine bedrijven die geen IT-rompslomp in huis willen halen, laat staan een IT-specialist op de loonlijst willen zetten. Dat is immers niet hun kernactiviteit, ook niet als zij zelf software ontwikkelen of internetdiensten leveren. Zo langzamerhand is SaaS echter ook een noodzaak geworden door de trend van Bring Your Own Device (BYOD). In het verleden wilde de IT-helpdesk geen laptop meegeven zonder die goed af te schermen voor gebruik. Maar met tientallen verschillende apparaten en softwaresystemen is dat een zeer complexe klus aan het worden.

Bij SaaS draait de software virtueel en veilig bij een hostingprovider en kunnen ondernemingen de programma’s gewoon via een standaard browser benaderen. Geen gezeur meer met het afsluiten van licenties die na verloop van tijd verlopen. Als de onderneming uitbreidt, hoeven alleen maar cloudabonnementen te worden bijgekocht. Vertrekken er ondernemers, dan kan het abonnement gewoon weer worden opgezegd. Zelfs voor offline werken zijn oplossingen beschikbaar als Software plus Service. Het kiezen van de juiste SaaS aanbieder blijft echter een enorme uitdaging.

Laadtijden
Het is belangrijk om te letten op de laadtijden van de programma’s, die immers niet lokaal op de harde schijf staan. Programma’s moeten snel opstarten en op alle platforms kunnen werken, of het nu Windows, Mac of Linux is. Ook de keuze van browsers zou geen rol moeten spelen.

Flexibiliteit
Een SaaS-platform moet flexibel zijn. Software dient aangepast te worden aan de wensen van de onderneming en de workflow. Je geeft de IT immers uit handen, en de SaaS provider moet in staat zijn om zijn klanten flexibiliteit te bieden. Een SaaS oplossing met een standaardconfiguratie is geen goed idee.

Verscheidenheid
Beknibbel niet direct op mogelijkheden. Het is verleidelijk om vanwege kosten te kiezen voor uitgeklede versies van programma’s of voor goedkope alternatieven, maar als bepaalde extra mogelijkheden toch gewenst zijn moet men alsnog overstappen op uitgebreidere pakketten, wat het uiteindelijk allemaal duurder maakt. Het is ook belangrijk dat de functionaliteit via mobiele apparatuur beschikbaar is. En ook daar mogen geen verschillen zijn tussen bijvoorbeeld Android of Apple.

Interoperabiliteit
Let bij de aanschaf van virtuele software op interoperabiliteit. De programma’s moeten zonder ingewikkelde vertaalslagen met elkaar kunnen (samen-)werken. Een beetje SaaS aanbieder kan vooraf een testomgeving aanbieden, waardoor je kunt nagaan of alles echt naar wens werkt.

Beveiliging
Een open deur, maar beveiliging in de cloud is natuurlijk onontbeerlijk. SaaS aanbieders begeven zich immers op het web en een beveiligde cloudomgeving is dan een voorwaarde, zeker als klantengegevens worden verwerkt. Laat je dus uitgebreid voorlichten over de risico’s.

Werkervaring
De ene SaaS aanbieder is de andere niet en net als ieder ander bedrijf kan ook een SaaS provider kopje onder gaan, hetgeen al meerdere malen is voortgekomen. Kijk dus altijd naar het track record van de aanbieders. Goede contractuele afspraken, vastgelegd in service level agreements, voorkomen dat bij een faillissement de SaaS provider geen gegevens meer kan leveren of bij een betalingsachterstand weigert af te geven. Een eigen backup maken van bedrijfsgegevens is sowieso geen overbodige luxe.