Succesvol werken op afstand als IT-bedrijf

Thuiswerken en andere vormen van verspreid (weg van één kantoor) werken wordt steeds meer gemeengoed. Er zijn goede redenen om dat als bedrijf te stimuleren. Als je het goed aanpakt profiteren zowel het bedrijf als de medewerkers.

Een remote team is een team waarvan de medewerkers op afstand werken en geen kantoorruimte delen. Meestal zijn teams op afstand in dienst van bedrijven die werknemers hebben verspreid over verschillende geografische locaties. In dat geval is het moeilijk of duur om hen kantoorruimte aan te bieden.

Werken op afstand als bedrijf kan de werkgever veel voordelen bieden, zoals lagere overheadkosten, hogere productiviteit, meer diversiteit in het personeelsbestand en een grotere betrokkenheid van de medewerkers.

Vijf redenen waarom je werken op afstand zou moeten toestaan

Werken op afstand stelt werknemers in staat om vanuit huis te werken en een betere balans tussen werk en privé te krijgen. Dat is ook gunstig voor werkgevers, omdat het hen helpt geld te besparen op kantoorruimte en omdat reistijd en dus reiskosten elimineert.

De specifieke voordelen van werken op afstand zijn:

1. Flexibiliteit – Werknemers kunnen werken waar ze maar willen, dus het maakt niet uit waar ze wonen of dat ze kinderen hebben.
2. Kosten – Werken op afstand bespaart werkgevers geld op de kosten van kantoorruimte, omdat er geen (of een kleiner) fysiek kantoor nodig is. Verder hoeven er geen reiskosten vergoed te worden.
3. Geluk – Werknemers zijn gelukkiger omdat ze niet elke dag hoeven te pendelen en meer tijd met hun gezin kunnen doorbrengen.
4. Productiviteit – Het is bewezen dat mensen die op afstand werken vaak productiever zijn dan mensen die dat niet doen.
5. Grenzeloos talent – Als werknemers succesvol op afstand kunnen werken, kun je waarschijnlijk ook uitbreiden met werknemers in andere landen. Denk aan freelancers of near- en offshore ontwikkelen via een bekwame ontwikkelingspartner.

De voor- en nadelen van een externe werkomgeving

Werken op afstand wordt in de eenentwintigste eeuw steeds gebruikelijker. Het is niet alleen een aantrekkelijke optie voor werkgevers om werknemers op afstand in dienst te nemen, maar het komt ook werknemers ten goede: het biedt vaak kans op een hogere kwaliteit van leven.

Het is ook goed voor andere mensen in het bedrijf die moeten samenwerken of communiceren met externe werknemers vanwege hun drukke schema’s of tijdzoneverschillen. Hoe makkelijk is het niet voor een werknemer om eenvoudig vanuit huis te bellen met bijvoorbeeld Tokio of Sydney? Integendeel, met de gehele workspace in de cloud kan samenwerking flexibel plaatsvinden vanuit het comfort van de woonkamer. Het kan soms moeilijk zijn, maar er zijn veel voordelen die opwegen tegen de nadelen. Die voordelen zagen we hierboven al: focus op het werk, kostenbesparing, geen reistijd meer, meer tijd voor het gezin.

Een nadeel kan zijn dat thuiswerkers geen ingebouwde methode hebben om van hun bureau weg te komen wanneer ze eigenlijk een pauze nodig hebben. Zo hebben ze meer kans zichzelf te overbelasten dan hun collega’s op kantoor. Het is dus belangrijk een cultuur te promoten waarbij open en eerlijke communicatie centraal staan. Iedereen heeft wel eens pauze nodig of dient iets privé te regelen, maar niet iedereen weet dat goed ter sprake te brengen. Als teamleider is het daarom belangrijk jezelf open op te stellen. Moedig werknemers aan het te melden als het ze even te zwaar wordt, of ze misschien hulp nodig hebben bij een moeilijke taak.

Houd de juiste balans

Bedrijven worstelen voortdurend met het vinden van de juiste balans tussen werken op afstand en werken op kantoor. Er zijn veel verschillende manieren om dit probleem aan te pakken, maar een van de meest voorkomende methoden is om een combinatie van beide opties aan te bieden. Hierdoor krijgen medewerkers meer flexibiliteit en autonomie, terwijl ze ook profiteren van de samenwerkingssfeer die gepaard gaat met werken in een kantooromgeving.

Het wordt moeilijker voor bedrijven om te innoveren naarmate ze groter worden, of in ieder geval lukt het meestal niet meer zo snel. Naarmate je bedrijf groeit vallen systemen en structuren in verschillende stadia uit elkaar en moet je jezelf, het team, de processen en de bedrijfscultuur opnieuw uitvinden. Er moet continu worden bijgestuurd.

Het wordt vanzelf moeilijk om even effectief te blijven communiceren als er meer mensen zijn. Je hebt een combinatie van asynchroon en synchroon werken nodig en moet op elk niveau plannen. Je zult ook (nog meer) moeten openstaan voor het bespreken van uitdagingen en doelstellingen.

Het is dus belangrijk om je bedrijfscultuur en zaken als communicatie op orde te krijgen voordat er geschaald gaat worden. Plan dus structureel en laat ruimte voor flexibiliteit. Vragen die je jezelf moet stellen bij groei zijn: hoeveel vergaderingen zijn er écht nodig, in welke mate zullen de team(s) synchroon versus asynchroon werken?

Het werken met een onboardingspecialist is de sleutel om dit vanaf het begin goed te doen. Er zijn drie sleutelbegrippen voor onboarding:

1. Feedback – Opzetten van goede feedback loops, delen van informatie.
2. Automatisering – Video-introducties, documentatie.
3. Sfeer – Maak het leuk en boeiend, zoals met een evenement, gebruik van verschillende tools.

Bij Hopin, bijvoorbeeld, een fully remote softwarebedrijf, is er een Vibe Team dat verantwoordelijk is voor cultuur en evenementen. Dit team houdt iedereen op de hoogte van de ontwikkelingen binnen het hele bedrijf. Feitelijk maken ze onboarding en interne communicatie leuk en boeiend. Dat is iets dat bij veel meer bedrijven kan werken.

Waarom werken op afstand de toekomst is van techbedrijven

De mogelijkheid om op afstand te werken is een enorme stap in de goede richting voor technologiebedrijven. Het stelt mensen niet alleen in staat om te werken op plaatsen waar geen technische banen fysiek in de buurt zijn, maar het bevordert ook een gezonde levensstijl voor werknemers.

Het wordt nu mogelijk om te wonen waar men wil en toch een goede baan te hebben. Werken op afstand is in opkomst en voor velen, ook door COVID, een recht geworden. Bovendien zijn veel bedrijven naarstig op zoek naar talent. Daarmee wordt het speelveld en dus de concurrentie voor personeel wereldwijd, in plaats van alleen regionaal. Hierdoor kunnen mensen die in afgelegen gebieden wonen zonder een overvloed aan banen een bevredigende carrière vinden die ze anders misschien niet hadden gevonden.

Als bedrijf kun je medewerks helpen goed thuis te werken. Enkele tips voor het werken op afstand als techbedrijf:

• Zorg ervoor dat medewerkers een goede en stabiele internetverbinding hebben.

• Communiceer regelmatig met je medewerkers via WhatsApp, Skype of Google Hangouts

• Wees open over de voordelen van werken op afstand voor zowel werkgever als werknemer en zorg ervoor dat je medewerkers weten hoe ze er ook zelf hun voordeel mee kunnen doen.

Communicatie is (extra) belangrijk

Het klinkt misschien een beetje contra-intuïtief, maar probeer meer tijd te besteden aan het op afstand communiceren met je collega’s. Zolang je ze hun beste werk kunt zien doen op het scherm, weet je dat ze net zo’n inzet tonen als wanneer ze naast je zouden zitten.

Toch moet de focus hierbij waarschijnlijk eerder gericht zijn op output dan input. Behaalt een werknemer de gewenste resultaten, dan kunnen zijn of haar overige uren misschien anders binnen het bedrijf ingezet worden. Misschien heeft een andere collega wat hulp nodig bij een zware taak en is deze persoon uitermate geschikt ze daarbij te helpen.

Op deze manier kunnen werkgevers hun externe of thuiswerkende werknemers op creatieve wijze zo goed mogelijk inzetten en bevorderen ze de teambuilding.

Over de auteur: Eelke Broersma is Chief commercial officer bij SHORE teams.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.