In tien stappen naar disaster recovery en continuïteit

Veel organisaties, klein en groot, zien weinig toegevoegde waarde in voorbereiding op een zogenaamde disaster recovery. Opmerkelijk, want de afgelopen jaren zijn deze zelfde organisaties strategisch zeer afhankelijk geworden van het functioneren van IT, en met name de cloud. Exponentiële groei van data, bedrijfskritische mobiele en op cloud gebaseerde oplossingen en het dagelijks toenemende aantal webapplicaties, vragen om een degelijke voorbereiding en rampenplan.

Onderzoek van Forrester laat zien dat alleen al de afgelopen vijf jaar de afhankelijkheid van databases enorm groeide. Iedere afdeling, van marketing tot aan customer service, is aangewezen op de toegankelijkheid en juiste verwerking van gegevens. Gelijktijdig worden steeds scherpere Service Level Agreements samengesteld die hoge eisen stellen aan de bereikbaarheid van klantapplicaties. 

Het onderzoek naar dataveiligheid en herstel wijst uit dat met name de omvang en veiligheid van backups organisaties zorgen baart. De gevraagde snelheid van herstel en juiste implementatie en afstemming binnen de organisatie gelden als uitdaging. De impact van een onverhoopt probleem in de IT-infrastructuur is voor iedere organisatie groots. Onterecht blijft het in de praktijk regelmatig bij het backuppen van wat servergegevens. Bereid complete bedrijfscontinuïteit voor en voorkom de desastreuze gevolgen van een probleem in de IT-infrastructuur.

De kosten van een niet functionerende organisatie zijn hoog. Een interne of externe server met downtime en medewerkers die bedrijfskritische software niet kunnen bereiken resulteren in een groot verlies aan productiviteit. Producten en diensten worden niet geleverd met mogelijke reputatieschade van dien. Op basis van de cloud kan de continuïteit van iedere organisatie worden gewaarborgd. Een schaalbare, virtuele infrastructuur maakt het mogelijk een lokaal netwerk, fysieke servers en werkstations ook in tijden van nood beschikbaar te houden.

Cruciaal voor het toekomstig functioneren is een continuïteitsplan. 

1. Ondersteuning vanuit management

Belangrijke basis voor een uitgekiende strategie is ondersteuning vanuit hogere managementlagen. De organisatie in zijn geheel dient te worden betrokken in de strategievorming. Een team van CTO en managers levert kennis van kritische processen en bijbehorende IT. Vertegenwoordigers van HR, bedrijfsleiders en logistieke keten vullen dit team aan en krijgen de organisatie op de been na een ingrijpende ramp.

2. Voer een risico-analyse uit

Een risico-analyse maakt inzichtelijk wat de grootste risico’s zijn voor iedere afzonderlijke bedrijfsactiviteit. Waar de grens van te nemen risico wordt overschreden zijn maatregelen benodigd.

3. Bekijk de bedrijfsimpact

Op basis van deze analyses kan de impact van downtime worden vastgesteld. Belangrijke vragen als hoeveel downtime een organisatie realistisch gezien kan hebben, wat het budget is voor continuïteit en wat de kosten van verlies van productiviteit zijn, dienen te worden beantwoord.

Een analyse naar bedrijfsimpact geeft een goed beeld van de prioriteiten en gewenste invulling van twee belangrijke factoren: de Recovery Point Objective (RPO) en Recovery Time Objective (RTO). Met de RPO wordt vastgelegd welke hoeveelheid van dataverlies wordt getolereerd, de RTO concretiseert de tijd waarin een bedrijfsproces weer moet draaien. Deze twee eenheden bepalen voor een groot deel de uiteindelijke impact en de investering die moet worden gedaan.

4. Identificeer kritieke systemen

Niet iedere software-applicatie is van absoluut belang voor de continuïteit. Stel vast welke applicaties hierin de hoogste prioriteit hebben – bijvoorbeeld e-mail of het verwerkingssysteem van orders – en dusdanig moeten beschermd. Het bedrijfsnetwerk kan hierin niet over het hoofd worden gezien. Belangrijk is om snel te kunnen schakelen naar een tweede infrastructuur. 

5. Data backup in de cloud

Verschillende diensten zijn beschikbaar waarmee betaalbaar en snel backups worden verzonden van lokaal naar de cloud. Bij een cloudaanbieder moet het mogelijk zijn snel en eenvoudig bestanden te herstellen. Stel een Service Level Agreement (SLA) samen die voldoet aan de eisen voor de continuïteit van bedrijfsvoering.

6. RTO en RPO voor applicaties

Met de vernieuwing in techniek kunnen cloudaanbieders applicatie data en volledige applicatieservers met ongekende snelheid op een nieuwe locatie herstellen. Een hersteltijd van 24 uur heeft plaatsgemaakt voor enkele uren of zelfs minuten. Maak hierover concrete afspraken die passen bij de risico- en impactanalyse. Voor iedere applicatie kan een plan op maat worden gemaakt: zo is e-mail bijvoorbeeld binnen twee uur online en je overige software vier uur later.

7. Virtualiseer de online omgeving

Met ontwikkelingen van virtualisering is de kostbare investering van een tweede datalocatie niet langer nodig. Zonder downtime kan virtueel een extra server worden ingericht en data verplaatst. Een storing of ramp kan zo in zeer geringe tijd zijn verholpen.

8. Bereid werknemers goed voor

Met de juiste strategie voor bedrijfscontinuïteit zijn belangrijke processen gewaarborgd. Natuurlijk zijn de juiste instructies voor werknemers essentieel. Wanneer de gebruikelijke werkplek – door welke omstandigheid ook – fysiek niet bereikt kan worden, biedt een online werkplek uitkomst. Een virtuele desktop biedt medewerkers vanaf iedere locatie met toegang tot internet de gebruikelijke software en bestanden.

9. Manage verwachtingen

Leiding en communicatie zullen er alles aan moeten doen de verwachtingen te managen. Maak duidelijk wat mogelijk is en binnen welk tokdsbestek. Een volledige herinrichting van een infrastructuur of origineel serverpark kost nu eenmaal tijd. Gebruikers verwachten een oplossing binnen enkele minuten, temper wanneer de realiteit anders zal zijn.

10. Test het plan en de organisatie

Met name deze laatste stap wordt helaas regelmatig overgeslagen. Het meest slechte moment om er achter te komen dat een backup plan mislukt, is wanneer je het nodig hebt. Test procedures en test de technologie. Met de komst van cloudtechnologie is veel mogelijk, maar zekerheid van continuïteit is er pas wanneer een plan waterdicht blijkt.