Vier handvatten voor effectief verandermanagement met OKR

Veranderingen implementeren binnen een organisatie is altijd lastig. OKR is een methode die oorspronkelijk bij Intel werd toegepast en inmiddels ook bij andere grote bedrijven effectief wordt ingezet. Lees hier wat het is en hoe het werkt.

Alle mooie strategische plannen van het afgelopen jaar ten spijt concludeer je terugkijkend dat de realiteit van de dag je agenda weer heeft geregeerd en er weinig van je plan is terechtgekomen. Herkenbaar? Dan is OKR iets voor jouw organisatie! Lees hier hoe je met behulp van OKR’s je plan de volgende keer wél tot een succes brengt.

Wat is OKR?

OKR staat voor Objectives & Key Results en is een goal setting framework dat zijn oorsprong vindt bij Intel. Inmiddels is het door vele techreuzen in Silicon Valley geadopteerd. Dat betekent echter niet dat het een complexe methode is. Integendeel, OKR is een super eenvoudige manier om betrokkenheid rondom doelen te stimuleren en daarmee geschikt voor iedere organisatie en afdeling.

Zoals de naam doet vermoeden bestaan OKR’s grofweg uit twee onderdelen:

• Je objective (doel) is wát je wilt behalen.

• Je key results (sleutelresultaten) zijn een verzameling van uitkomsten die samen moeten leiden naar het behalen van je objective.

Het objective dien je op een kwalitatieve manier te formuleren om te voorkomen dat het beperkend werkt. Ben vooral ambitieus. Zo houdt Google bijvoorbeeld aan dat OKR’s succesvol zijn als 70% wordt behaald. Het mag dus best een stretch zijn en een beetje ongemakkelijk voelen in het begin, zolang ze maar inspirerend zijn voor alle betrokkenen.

De key results daarentegen zijn juist keihard meetbaar: als er geen cijfers in staan, dan kan er eigenlijk al een streep doorheen. Spreek zo min mogelijk over “targets”, maar eerder over uitkomsten. Vraag jezelf af waar je staat op het moment dat je het objective behaald hebt. Die uitkomsten vormen je key results.

“I will {Objective} as measured by {this set of Key Results}”

Dit kan er in de praktijk dan zo uitzien:

Op zichzelf dragen niet alle key results per se bij aan het objective. Wanneer je over drie maanden een ware tsunami van leads hebt gecreëerd, dan voldoe je echter waarschijnlijk wel al aan deze key results. Stel dat je alleen het conversieratio op de blogomgeving als belangrijkste metric (KPI) zou nemen, dan gaat deze ene metric je niet vertellen waarom deze daalt. In dat geval zou je weer een nieuwe OKR moeten ontwikkelen die ingaat op het verbeteren van dit conversieratio. OKR’s en KPI’s zijn dus als het ware complementair aan elkaar: het stellen van ambitieuze objectives en het opbreken daarvan in key results binnen OKR en de KPI’s om de voortgang van de key results te monitoren.

Het is dus een methode die door zowel teams als individuen kan worden gebruikt om uitdagende, ambitieuze doelen te stellen met meetbare resultaten. Maar als je het objective en bijbehorende key results bepaald hebt ben je er nog niet. Met onderstaande handvatten maak je er écht een succes van.

1. Laat iedereen binnen je organisatie een bijdrage leveren

Om betrokkenheid in alle lagen van de organisatie te stimuleren is het essentieel dat je iedereen ook daadwerkelijk laat meedoen met het opstellen van de OKR’s. Hoe beter de verantwoordelijkheid bij de teams te leggen dan door ze zelf hun OKR’s op te laten stellen? Dus top-down én bottom-up. Is je organisatie te groot of te complex om alle OKR’s op één hoop te gooien? Bouw dan enkele niveaus in. Bijkomend voordeel hiervan is dat bovenliggende OKR’s ook ter inspiratie kunnen dienen en het voor alle werknemers makkelijker zal zijn om met hun OKR’s aansluiting te vinden bij de bedrijfsdoelstellingen.

2. OKR is geen takenlijst

Reguliere KPI’s zijn vaak gericht op business as usual. OKR’s zijn er op geënt om verandering te brengen. Wanneer met name de key results of onderliggende initiatieven teveel op de bestaande dagelijkse werkzaamheden zijn gericht, is het moeilijk bestaande processen en patronen te doorbreken en verandering te realiseren. Het gaat er echt om dat je bepaalt wat je wezenlijk anders gaat doen. Dat doe je zonder al het andere werk te laten vallen. Hulpsteuntje bij het bepalen van OKR’s kan zijn om jezelf af te vragen wat je zou veranderen als je maar één ding zou mogen kiezen. Dát is je objective.

3. Bouw een vast ritme in

We weten nu dat OKR’s erop gericht zijn om impact te maken, maar hoe zorg je er nou voor dat de OKR’s na het opstellen niet verwateren? Dit is, net zoals bij alle andere manieren van doelen stellen, een van de grootste valkuilen. Een vast ritme helpt hierbij. In tegenstelling tot traditionele planningsmethoden kent OKR een heel eenvoudig proces waarbij OKR’s met grotere regelmaat bepaald, gemonitord en geëvalueerd worden. Een combinatie van verschillende cadansen is daarbij heel gebruikelijk, bijvoorbeeld een jaarlijkse OKR op organisatienveau en meer afdelingsspecifieke OKR’s op kwartaalniveau. Op deze manier wordt een ritme van continue en gerichte vooruitgang gecreëerd en trekt de organisatie in dezelfde richting.

Bij de OKR-cyclus van een kwartaal, raden we aan wekelijks check-ins te houden. Naast het bespreken van de voortgang, is het in deze check-ins zaak de initiatieven te bepalen (of te herzien) die moeten leiden tot het behalen van de key results. Je zou deze initiatieven kunnen zien als het derde component binnen OKR. Maak ook van deze initiatieven geen eindeloze lijst met taken, maar focus wederom op de meest impactvolle taken en formuleer zo specifiek en controleerbaar mogelijk.

Tip: het repetitieve ritme van OKR’s kennen we ook uit het agile werken. Agile werken en OKR’s gaan dan ook heel goed samen. Koppel je OKR’s aan je product goal en plaats de initiatieven op je product backlog. 

Stel OKR’s voor iedereen beschikbaar

In een ideale situatie levert iedereen een bijdrage aan de OKR’s, maar pas op dat je met je afdeling vervolgens niet in isolement raakt. Zorg ervoor dat alle OKR’s en bijbehorende voortgang voor iedereen inzichtelijk is en je check-ins zoveel mogelijk gezamenlijk oppakt. Dit draagt niet alleen bij aan een hogere betrokkenheid, het verhoogt bovendien de efficiëntie. Regelmatig overlappen OKR’s en kunnen subteams elkaar versterken bij het oppakken van de initiatieven. Om te voorkomen dat je met heel de organisatie in één spreadsheet moet werken, kun je overwegen een tool te gebruiken. Zeker wanneer de organisatie complex is, kan een tool helpen overzicht en synergie te vergroten. Er bestaan vele verschillende OKR-tools, zoals die van Gtmhub en Asana.

Zowel binnen Springbok als bij verschillende merken hebben we inmiddels goede ervaringen met de OKR-methode. Het helpt niet alleen daadkrachtiger te zijn bij het teweegbrengen van verandering, het stimuleert bovendien de resultaatgerichtheid en betrokkenheid binnen teams.

Over de auteur: Luuc van der Aa is Growth lead bij Springbok Agency.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.