In vijf stappen van idee tot product backlog

Soms barst je van de ideeën en innovatiemogelijkheden. Maar hoe vind je nu dat klompje goud in de modder? Een stappenplan plus oefeningen om te ontdekken waar de waarde zit in het proces van probleemverkenning en ideation naar gevalideerde oplossingsrichtingen.

Er zijn verschillende theorieën en methodes die helpen om van een innovatie-idee tot implementatie te komen. Denk aan Design Thinking, Service Design en de Lean Startup methodiek. Deze methodes geven in hoofdlijnen aan welke stappen je kan nemen om tot een op klantwensen gebaseerd ontwerp te komen. Deze wensen of behoeften zijn een belangrijk uitgangspunt voor goede ideeën. De methodes gaan ook uit van het toetsen van risicovolle aannames in een vroeg stadium en steeds blijven ontwikkelen, meten en leren. 

Ik mis bij de uitleg soms toch de vertaling naar de praktijk. Hoe loods je een team door deze stappen heen? Vanuit mijn ervaringen in het faciliteren van workshops en de samenwerking met veel ervaringsdeskundigen op dit gebied, heb ik een ‘Value Discovery traject’ uitgewerkt. Dit traject bestaat uit 5 sessies waarin de goudklompjes voor de klant en die voor de organisatie worden onderzocht. Aan de hand hiervan maken we keuzes voor de product roadmap. Bij dit traject neem ik het Lean UX Canvas als centraal verzamelpunt van uitkomsten van oefeningen. In dit artikel leg ik uit hoe je dit traject toepast in de praktijk. Inclusief links naar de templates van bijbehorende oefeningen in Miro en Mural. Niets houd je nog tegen om er zelf mee aan de slag te gaan!

 

 

 

Do It Yourself

Oké, op zoek naar goud! Voorafgaand aan elk project adviseer ik je om altijd vooronderzoek te doen door een aantal stakeholders binnen de organisatie te spreken. Zo kan je beter inschatten of er inderdaad een kans of probleem lijkt te zijn. Ook krijg je een beter idee over welke experts nodig zijn in je projectteam. Daarna kan je van start. 

Dit zijn de stappen die ik je aanraad om te zetten tijdens een Value Discovery traject: 

1. Projectteam samenstellen, verkenning en afspraken maken
2. Uitvinden welk probleem er is, wie dat probleem heeft en welke aannames daarover bestaan
3. Oplossingsrichtingen voor het probleem schetsen
4. Beslissen hoe we gaan toetsen of we het probleem hebben opgelost
5. Toetsen van de hypotheses

Na stap 5 volgen eventueel nog iteraties en de implementatie, de ontwikkeling van het gevalideerde concept. Het lijkt nu misschien alsof de vijf stappen altijd opeenvolgende stappen zijn. Maar dat is alleen zo als je alles ‘spot on’ bedenkt. Dat gebeurt zelden. En bovendien, dat is eigenlijk maar saai. Het is juist interessant om nieuwe dingen te leren tijdens een traject.

De volgorde van de stappen is dus niet in beton gegoten. Het is wel van belang om alle stappen van het traject te doorlopen. Hiermee zorg je dat je met een goed samenwerkend projectteam naar een oplossing voor een probleem toewerkt. Ik leg per stap uit hoe je deze doorloopt.

Stap 1: The dreamteam 

Om te beginnen met een Value Discovery Traject heb je een goed team nodig om de stappen uit het traject te doorlopen. Je hebt kennis en creativiteit aan tafel nodig. In dit onderdeel ontdek je hoe je een projectteam samenstelt en hoe je een sterke basis voor samenwerking creëert.   

Diversiteit

Een projectteam bestaat meestal uit 6 tot 8 mensen. Het vergt oefening en kennis om een team in een traject mee te nemen, niet af te dwalen en de beste inzichten eruit te krijgen. Een goede facilitator van het proces is belangrijk. 

Zorg bovendien dat je een divers projectteam hebt. Met verschillende skills en verschillende manieren van werken. Het ideale team bestaat uit:

• Een facilitator
• Een strateeg
• Iemand met gebruikers-/ klantkennis 
• Iemand die goed is in communicatie
• Iemand die goed is in het snel visueel uitwerken van ideeën. Het liefst een UX designer. 
• Een dataspecialist

Verschillende types zijn ook handig. Een rebel in de groep is vaak fijn, omdat hij of zij niet bang is om nieuwe dingen te proberen. En een kritische denker is prettig om goede afwegingen te maken. Al deze karakters bij elkaar moeten wel goed met elkaar samenwerken. Daarom is het belangrijk dat iedereen snel leert wat elkaars ‘superskills’ zijn en dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over rolverdeling en manieren van samenwerking. Een model dat je hiervoor kunt gebruiken is het Team Canvas;

•  Team canvas in Miro
•  Team canvas in Mural. 

De Beslisser

Je kan het projectteam laten bepalen wie tijdens het traject de beslisser is. Ik doe dat zelf in ieder geval wel. Het team kan op een bepaald punt van mening gaan verschillen over hoe verder te gaan. De beslisser mag op dat moment de knoop doorhakken. Zo houd je de voortgang in het project. Een facilitator kan hier wel in sturen. Je wilt namelijk een beslisser die de mening van iedereen wel meeneemt en toch een duidelijke keuze durft te maken. De groep moet achter de keuze staan wie als beslisser wordt aangewezen, dus uiteindelijk is de keuze aan de groep.

Doel en regels

Als projectteam bepaal je gezamenlijk het doel waaraan je samenwerkt. Ook maak je afspraken over hoe je samen wil werken, hoe je documenteert en hoe je communiceert, ook richting stakeholders. Het is ook handig om goede afspraken te maken over hoeveel tijd iedereen per week aan het project kan besteden en in welk ritme je samenkomt. Onderstaande tabel is een praktijkvoorbeeld van de tijd die je per stap ongeveer nodig hebt. Het liefst laat je de stappen elkaar zo snel mogelijk opvolgen, maar dit hangt van de agenda’s van het projectteam af.

Stap 2: What’s the problem?

Nadat het team gevormd is kan je pas echt aan de slag. In stap 2 staat probleemverkenning centraal. Dus je gaat uitvinden welk probleem er is, wie dat probleem heeft en welke aannames daarover bestaan. 

Het Lean UX Canvas

Als basis voor stap 2 t/m 4 raad ik aan het Lean UX Canvas te gebruiken: 

• Lean UX Canvas in Miro
• Lean UX Canvas in Mural

Dit canvas biedt een mooi overzicht van huidige problemen bij de organisatie en de klant of gebruiker. Maar ook van de waarde waarnaar de organisatie en de klant of gebruiker op zoek is. De oplossing moet invulling geven aan deze waarden. Ook worden aan het canvas hypotheses toegevoegd. En het canvas helpt om de minimale toetsing te duiden om tot inzicht te komen of de gewenste waarde inderdaad uit een gekozen oplossing komt.

Om tot goede oplossingen te komen is het belangrijk om goed te begrijpen wat je oplost, voor wie en waarom. Je moet dus begrijpen wat waarde heeft voor je klant, wie die klant is en waar je met de organisatie naartoe wilt. Ook is het belangrijk om de de context van de organisatie te weten.

Het probleem definiëren

Hoe ga je aan het werk met het Lean UX canvas? Eerst vul je het probleem in dat je vanuit de organisatie met het team wilt aanpakken. Daar kom je vaak wel met elkaar uit. 

Vervolgens kan je een Problem Statement oefening toevoegen:

• Problem Statement in Miro
• Problem Statement in Mural

Hoe je deze oefeningen uitvoert lichten de templates van Miro en Mural ook toe. Deze oefening doorloop je het makkelijkst nadat het projectteam vooronderzoek heeft gedaan. Hierdoor krijg je al een eerste gevoel bij de situatie. Verzamel de kennis die er al is. Vul aan als er nog weinig bekend is. Dat kan bijvoorbeeld door experts over het onderwerp te interviewen. 

Verzamelen van aannames

Laat het team bij het bespreken van de opgedane kennis direct de aannames die jullie tegenkomen rondom het probleem opschrijven. En laat het team hierbij ook kritisch luisteren naar wat er wordt gezegd. 

Is de aanname iets wat met zekerheid in alle gevallen geldt? Of is het een aanname die verder onderzocht moet worden? Daag elkaar uit op feiten. De aannames kunnen in online boards van Miro, Mural, Excel, Teams of Airtable worden bijgehouden.

Het Lean UX Canvas verder invullen

Als je het Problem Statement met het team hebt doorlopen, vul je de resultaten aan in het Lean UX canvas:

• De ‘Value for business’ van het problem statement vul je in bij de ‘Business Outcomes’ van het Lean UX canvas
• De ‘Persona’s’ van het problem statement vul je in bij de ‘Users and Customers’ van het Lean UX canvas
• De ‘Value for the persona’ van het problem statement vul je in bij de ‘User benefits’ van het Lean UX canvas

Zo kom je tot de basis van het probleem en wat een oplossing daarvoor jou en je klant moet opleveren.

Stap 3: It’s a draw!

Nu bekend is wat het probleem is, mag de creativiteit gaan stromen. In dit onderdeel geef ik je tips en oefeningen waarmee oplossingen voor het probleem bedacht en geschetst worden.

Ideevorming

Eindelijk, je mag oplossingen gaan bedenken! Laat het team zogenaamde ‘Lightning Demo’s’ voorbereiden. Dat zijn voorbeelden van oplossingen die er al in de markt zijn die inspiratie bieden rondom het topic. 

Daarna gaat het team zelf aan de slag met het visueel uitwerken van oplossingsmogelijkheden. Daardoor gaan ideeën veel meer spreken dan alleen een verhaal of tekst. Zelfs als iets heel crappy is getekend. Vraag het team A4’tjes en stiften klaar te leggen en go!

Een paar oefeningen die hierbij helpen zijn crazy eights, storyboards, en solution concepting. Deze vind je ook terug in het programma van stap 2 van een Design Sprint;

• Design Sprint in Miro
• Design Sprint in Mural
• Crazy eights in Mural
• Ideation in Mural

De uitleg van de oefeningen staan in het Miro of Mural template omschreven. Je laat het projectteam eerst grofweg hun idee uitwerken. Vervolgens werkt het team de ideeën steeds gedetailleerder uit en steeds meer in een customer journey-context. Dus in opeenvolgende stappen of fases van een klantreis. 

Bespreken van de ideeën

Tussendoor laat je het projectteam stemmen op de ideeën die hen het meest aanspreken en die naar verwachting het meest bijdragen aan het oplossen van het probleem. Dit leggen de deelnemers ook aan elkaar uit. Zowel positieve argumenten en pluspunten als minder positieve elementen en risico’s worden zo besproken. Je eindigt de sessie met een whiteboard vol schetsen en een soort heatmap van de beste ideeën.

Stap 4: Place your bets

Bij het uitwerken van de ideeën wordt al wel besproken welke ideeën goed lijken en waarom, maar worden nog geen knopen doorgehakt over welke ideeën verder uitgewerkt gaan worden in een prototype. Dat doe je tijdens deze stap. Ook beslis je hierin op welke manier je de meest risicovolle aannames gaat toetsen.

Beslissen

Er liggen nu allemaal prachtige ideeën op tafel. Dan kan het zo zijn dat je in al je enthousiasme tijdens de ideevormingfase het doel van je ‘value discovery’ gedeeltelijk uit het oog bent verloren. Om weer tot de kern te komen, neemt het team in stap 4 belangrijke beslissingen. Samen stem je op de ideeën waarvan je denkt dat ze de beste oplossing bieden voor het probleem. Je bespreekt waarom dit de beste ideeën lijken en waarom andere ideeën minder goed lijken. De beste ideeën plak je in het ‘Solution’ gedeelte van het Lean UX Canvas. Rondom deze ‘Solutions’ en de waarde die ze op moeten leveren, noteer je hypotheses in het ‘Hypotheses’ vak van het Lean UX Canvas. Daarin beschrijf je de waarde die je verwacht dat de oplossingen gaan bieden.

Impact versus effort

De beste ideeën bieden waarde voor de gebruiker of klant èn hebben potentie om waarde te leveren voor de organisatie. Je wilt toewerken naar een Minimum Viable variant van een gekozen idee, dus moet je het idee verder uitsplitsen in functionaliteiten. 

Om te bepalen welke functionaliteiten van de ideeën het waard zijn om verder te onderzoeken, kan je de Impact-effort matrix gebruiken:

• Impact-effort matrix Miro
• Impact-effort matrix Mural

Functionaliteiten die naar verwachting veel waarde (impact) hebben voor de klant of gebruiker, maar relatief veel resources kosten om te realiseren (effort) zijn interessant om te testen.

Aannames prioriteren

In stap 2 verzamelde het projectteam al aannames. In stap 4 pak je deze er weer bij en bepaal je met het team welke aannames in meer of mindere mate onzeker zijn, doordat er meer of minder bewijs voor is. Ook bekijk je welke aannames het meest impact zouden hebben als ze niet waar zouden blijken te zijn. De aannames die veel impact hebben en een lage mate van bewijslast, zijn interessant om te gaan testen:

• Assumption mapping template in Miro
• Assumption mapping template in Mural

Zo houd je dus een aantal functionaliteiten en aannames over die je wilt testen. De belangrijkste zetten we in de ‘What’s the most important thing we need to learn first’ bouwsteen van het Lean UX Canvas.

Wat gaan we testen?

Aan het eind van deze sessie bepaal je hoe je met zo min mogelijk effort dingen kunt leren die het meest belangrijk zijn. Welke zaken werk je bijvoorbeeld uit in een prototype? En op welke onderdelen gaat het team nog dieper in tijdens een interview? Bespreek ook welke vorm een prototype het beste kan krijgen. Is dat een webpagina, een presentatie of bijvoorbeeld een brochure?

Kill your darlings

Stap 4 is niet altijd de meest leuke stap. Hier neem je met je team namelijk ook afscheid van een aantal darlings, de ideeën of functionaliteiten die je juist zo leuk leken. Maar geloof me, zonder focus krijg je niet de vaart die je wilt. Wat dan wel weer leuk is, is dat je het laatste puzzelstuk van het Lean UX Canvas kan leggen. Namelijk ‘What’s the least amount of work we need to do to learn the next most important thing?’ 

Bespreek aan het eind van de sessie duidelijk wie wat gaat doen om het prototype te realiseren en de interviews voor te bereiden.

Stap 5: Make or break!

Tussen stap 4 en 5 wordt het prototype en het interview uitgewerkt. Dit hoeft niet in een sessie met het hele team te gebeuren, maar zorg wel dat alles wat gedaan is goed op elkaar aansluit. En dan is het moment aangekomen dat anderen gaan oordelen over wat is bedacht. En niet zomaar anderen; je (potentiële) klanten of gebruikers. 

Testen

Sommige mensen vinden het eng om klanten vragen te stellen, omdat ze bang zijn daardoor niet als expert over te komen. Het tegendeel is waar. Klanten voelen zich hierdoor juist vaak gewaardeerd en gehoord. Met vijf testers kom je al tot veel nieuwe inzichten. Let er als interviewer op dat je open vragen stelt. Trap niet in de valkuil om zaken te willen uitleggen. De testpersoon moet de ruimte krijgen om zelf aan te geven wat hij of zij verwacht.

Resultaten bijhouden

Het team kan de resultaten bijhouden in een van de volgende templates:

• User feedback template Miro
• User feedback template Mural

Zorg dat je de belangrijkste bevindingen goed documenteert en conclusies en aanbevelingen eruit haalt. Sluit deze fase af met duidelijke actiepunten. 

Iteraties

Misschien kunnen sommige onderdelen direct worden omgeschreven naar user stories en op een backlog. En wellicht heb je nog een aantal iteraties nodig om een goede fit te vinden. Hierbij nog een tweetal handige templates voor vervolgplanning en iteratie:

• Experiment tracker in Miro
• Iteraties en planning in Mural

Skippen?

Van innovatief idee tot implementatie komen is een uitdagend proces, met haken en ogen. Wanneer je zelf een Value Discovery Traject uitvoert of ingaat, doorloop dan in ieder geval de volgende vijf stappen: 

• Stap 1: Maak afspraken te maken met het projectteam en bepaal het doel
• Stap 2: Ontdek wie welk probleem heeft dat het waard is om opgelost te worden
• Stap 3: Schets oplossingsrichtingen voor het probleem
• Stap 4: Beslis welke oplossingsrichting je op welke manier wil gaan toetsen
• Stap 5: Valideer je hypotheses bij de klant, gebruiker of beslissingnemer. 

Ik merk dat mensen soms geneigd zijn stappen over te willen slaan. Zo wordt bijvoorbeeld vaak aangegeven dat stap 2 ‘wel geskipt kan worden’, omdat iedereen echt wel weet wat het probleem is. Maar heeft iedereen in het projectteam inderdaad dezelfde informatie? Wat te denken van interpretatie? En zijn degenen die de meeste kennis hebben ook degenen die met de beste ideeën komen? Elke stap moet dus worden doorlopen en wel met het hele projectteam. 

Tot slot, nog vijf tips voor implementatie:

• Vergeet niet om tijdig een stakeholder te betrekken bij de implementatie om haalbaarheid te checken.
• Laat een UX designer de ideeën die naar de implementatiefase gaan, nog één keer visueel uitwerken, als een final check.
• Schrijf duidelijke user stories van de functionaliteiten die ontwikkeld mogen worden.
• Laat duidelijk zien hoe deze user stories samenhangen in het grotere geheel. Maak daarbij gebruik van het UX design.
• Blijf de producten die worden ontwikkeld continu meten en verbeteren.

Over de auteur:  Marieke Morsch is Change facilitator & Innovation lead bij Online Department