Voorraadbeheer cruciaal voor e-tailer

Voorraadoptimalisatie bij webwinkels met een groot assortiment, zoals bij bol.com, kan erg complex zijn. Steeds meer softwareoplossingen proberen daarom in deze behoefte te voorzien. Met behulp van dit Slim4 van Slimstock, een van de grootste leveranciers op dit gebied, wist bol.com het aantal out of stocks te halveren. Na een periode van drie maanden was Slim4 volledig geïntegreerd met het ERP-systeem van de e-tailer. Het assortiment van bol.com, met ruim 8 miljoen actieve artikelen, wordt nu effectiever en efficiënter aangestuurd. Een gesprek met directeur retail van Slimstock Peter Bocken.

Hoe staat het in het algemeen met het voorraadbeheer van webwinkels?
“Webshops scoren qua beschikbaarheid sowieso lager dan gemiddelde retailers. Het assortiment is fysiek niet direct zichtbaar is en webshops kunnen altijd nog alternatieve bronnen aanboren. Onze software berekent per dag en per locatie de optimale voorraad op basis van voorspellingen, waarbij rekening wordt gehouden met seizoenen, trends en promoties. Dit doen we al sinds 1993. Ooit is Slimstock gestart in de groothandel om vervolgens ook in de retail te stappen. Sligro was in 2003 de eerste klant in retail. Daarna volgden bijna vijftig  retailers en nu is het het meest gebruikte pakket op het gebied van voorraadoptimalisatie binnen de (r)etail. Binnen de retail richten we ons bij voorkeur op de controle van de totale keten. We kijken daarbij naar alle voorraadpunten: van leverancier, tot DC tot winkels. En de laatste jaren zijn daar natuurlijk de webwinkels bijgekomen. Die hebben een totaal andere dynamiek”.

Welke Nederlandse online retailers gebruiken Slim4 nog meer?
“Bax-shop.nl, fonq.nl en deleukstetaartenshop.nl zijn enkele van onze klanten. Daarnaast hebben we diverse webshops in Denemarken, Spanje, Frankrijk en Engeland. Daarnaast sturen we de webshops van diverse retailers aan. In deze gevallen berekenen we de voorraadbehoefte van de webshop en moeten dan kijken welk kanaal (fysieke winkel of webshop) voorrang krijgt. Dit laatste is iets waar veel retailers op dit moment nog veel geld laten liggen. Door de crisis en door een verschuiving van offline naar online, zien we dat er druk om omloopsnelheid in de winkels komt te liggen. Een optimale marge aan het einde van een levenscyclus is nog belangrijker. Op basis van bepaalde regels zorgt Slim4 voor het tijdig en juist uitfaseren van artikelen op de juiste locatie.

“Wanneer er nog X weken voorraad op het DC ligt, dan kunnen we bijvoorbeeld ‘spelen’ met de presentatievoorraad van winkels. We kunnen kleine winkels eerder ‘dichtzetten’. Daarnaast kunnen we afhankelijk van de strategische functie van de webshop bepalen of we maximaal beschikbaarheid willen houden in de webshop of dat deze meer als doel heeft om altijd het meest nieuwe assortiment te hebben; een soort van etalage. Binnen de omni channel-gedachte past het om maximaal beschikbaarheid aan te houden in de webshop. Binnen fashion zie je dit met name in de randmaten. Stel je hebt nog 20 stuks centraal liggen. De verkoopkans op winkelniveau is veel lager dan die van de webshop. Dus stuur je het niet naar elke fysieke locatie, maar houd je het maximaal centraal aan.”

Welke uitdagingen kennen e-tailers nog meer?
“Assortimenten kunnen afwijken. Veel retailers beginnen klein, maar iedereen heeft wel in de gaten dat veel klanten een long tail verwachten. De klantvraag is grilliger. De voorraadbeschikbaarheid is nog belangrijker. Webshops hebben meer mogelijkheden om bij te sturen in verkoop: Wanneer een artikel niet naar verwachting loopt, kan per direct de prijs worden aangepast wat in het geval van generieke artikelen via de prijsvergelijkssites direct impact heeft. Wat nog te weinig gebeurt: webshops zouden de huidige en de toekomstige voorraadpositie moeten meenemen in de afweging om wel of marketinggeld via Google Adwords of banners in te zetten. Zo zijn er meer mogelijkheden. Wanneer er naast de eigen webshop nog gebruik gemaakt wordt van kanalen van derden (bijvoorbeeld Wehkamp) en een artikel met eindige voorraad harder loopt dan verwacht, dan kunnen deze kanalen worden dicht gezet.

“De pure players zijn qua aansturing eigenlijk wat meer vergelijkbaar met de traditionele groothandel dan met een complexe retailorganisatie met diverse afzetpunten. De complexiteit zit vaak in het aansturen van grote assortimenten met weinig mensen. Dit vereist dat er veel geautomatiseerd wordt en er veel fact based-beslissingen worden genomen.  Dit zit al veel meer in de DNA van de mensen.”

Hoe vindt de inventarisatie van artikelen doorgaans plaats?
“Dat ligt eigenlijk buiten onze scope. Voor ons is de administratieve voorraad de waarheid. In de praktijk zien we verschillende manieren van inventarisatie. Veelal cycle count in combinatie met het tellen van lege vakken en negatieve voorraad. Over het algemeen zien we dat dit bij webshops beter geborgd is dan bij de winkels van een gemiddelde winkelketen. Zeker voor winkels die nog handmatig mogen bestellen met een PDA is er nog weinig noodzaak de administratie op orde te hebben. Wanneer er echter wordt over gestapt naar een volautomatisch replenishmentsysteem wordt het adagium: tellen = bestellen. De winkelmedewerkers moeten in een veranderingstraject tot inzicht komen dat een juiste voorraad voor hen gaat werken.”

Verwachten jullie een betere integratie met RFID scanners? Zien jullie die al steeds meer opduiken?
“Op dit moment zien we dit nog minimaal. In fashion gebeurt het al wel meer. En zeker hier is het nog meer van toegevoegde waarde. Probeer maar eens een goede telling te doen van een winkelpresentatie spijkerbroeken met diverse kleuren, modellen en maten. De toegevoegde waarde in andere branches zien wij op dit moment nog niet, maar dit heeft met name te maken met de prijs en de toepasbaarheid. Wanneer fabrikanten in de food RFID voor een heel laag bedrag zouden kunnen integreren in hun verpakkingen, dan zou dit door de retailer uiteraard omarmd worden.”

Is een ERP systeem vereist?
“Slim4 wordt gevoed met voorraaddata, transactiedata en stamgegevens. Veelal zitten deze gegevens in het ERP of in een datawarehouse. Wij geloven sterk in een best of breed’-gedachte waarbij het ERP de robuuste back bone van een organisatie is met transactiedata en er een dynamische aansturing van de specialistische software nodig is. Het is echter ook mogelijk dat er een groot datawarehouse is, waar deze data toegankelijk is. Ik denk dat hier meer en meer de toekomst zal liggen. Zeker in de zoektocht naar omnichannel retailing zie je dat het aantal bronsystemen enorm toeneemt. Waar in het verleden het ERP het fundament vormde van een organisatie, daar zien we dat voor de aansturing van een webshop een andere dynamiek nodig is.”

Welke uitbreidingen kunnen we verwachten met betrekking tot Slim4?
“Wij ontwikkelen ons pakket continu. Dit doen we samen met de gebruikers. Op dit moment zijn we bijvoorbeeld bezig Promotie Management verder door te ontwikkelen en willen we meer kijken naar het bestelgedrag van gebruikers. Waarom passen gebruikers zaken aan en wat is de impact van hun aanpassingen? Daarnaast verwacht ik dat met name webshops op basis van business rules hun assortiment meer automatisch willen aansturen. Daarvoor hoeven we echter geen aanpassingen te doen; dit zit in de kern van het pakket.”