-

Hoe kies je het juiste soort klantenservicenummer?

Wanneer je bedrijf groeit en je ook in andere landen van start gaat, kan het lastig zijn om het juiste soort nummer te kiezen voor de klantenservice. Er zijn verschillende opties die niet in ieder land dezelfde naam, reeks en prijs hebben. Ook de wetgeving kan per land verschillen. Hoe kies je dan het juiste type telefoonnummer?

Je kan op verschillende manier uitzoeken welk soort het beste bij jou en bij je bedrijf past. Het is het makkelijkst om eerst de vraag te beantwoorden of je klanten (deels) moeten betalen als ze je bellen. Die kosten verschillen per soort en kun je eenvoudig worden in 3 categorieën verdelen:

  • Gratis
      • 0800-nummers (toll-free/freephone)
      • UIFN-nummers (Universal International Freephone Number)
  • Lokale/regionale belkosten
      • Geografische nummers
      • Bedrijfs-/nationale nummers (in Nederland 085/088)
  • Premium tarief (per gesprek of per minuut)
    • 0900-nummers (premium)
Verschillende namen

Zoals je ziet, zijn er in sommige gevallen verschillende namen voor eenzelfde soort nummer. Zo heten de 085- en 088-nummers in Nederland bedrijfsnummers, maar in Frankrijk zijn dat Numero Gris en beginnen ze met een andere reeks. In Duitsland zijn dat weer nationale nummers en ga zo maar door. Let in zulke gevallen vooral op het tarief dat de beller betaalt. Op die manier kun je makkelijker bepalen of het over hetzelfde type nummer gaat.

Verschil tussen de soorten

Er zijn twee soort nummers die gratis te bellen zijn en twee soorten nummers waarbij lokale of regionale belkosten gerekend worden. Dit zijn de grootste verschillen tussen deze soorten:

  • Gratis te bellen
    • 0800-nummers zijn alleen bereikbaar in het land zelf, je hebt dus per land een ander nummer nodig. Deze nummers zijn het meest klantvriendelijk omdat ze gratis te bellen zijn en bijkomend voordeel; iedereen herkent deze nummers. 
    • Bij UIFN-nummers kun je voor verschillende landen hetzelfde nummer gebruiken. Dat klinkt super handig maar hou er rekening mee dat deze nummers aanzienlijk duurder zijn en meer tijd nodig hebben om te activeren. Ook zijn UIFN-nummer niet wereldwijd beschikbaar en door de manier waarop het nummer is opgebouwd, kan het mensen in verwarring brengen of het gratis of niet (00800).
  • Lokale of regionale belkosten
    • Geografische nummers zijn ideaal als je bedrijf aan een bepaalde regio gebonden is en je dat wil benadrukken. Technisch gezien kun je ze tegenwoordig meenemen naar een andere regio maar dit kan wel verwarrend zijn voor bellers. 
    • Bedrijfsnummers (088 en 085) zijn niet gebonden aan een regio en hebben daardoor een meer nationale uitstraling. Als je bedrijf verhuist naar een ander deel van het land, neem je het nummer eenvoudig mee.
Wat gebruikt de concurrentie?

Een andere manier om erachter te komen welk type servicenummer het meest geschikt is, is om te kijken naar je concurrentie. Dat check je makkelijk via de websites. Het is ook een slimme manier om te ontdekken wat gebruikelijk is in je branche of in een specifiek land. Vooral dit laatste is belangrijk om in gedachte te houden. Soms zijn bepaalde nummers in het ene land gebruikelijk, maar in een ander land totaal niet. Bijvoorbeeld doordat er bepaalde registratie eisen zijn die het lastig maken om een dergelijk nummer aan te vragen.

Registratie-eisen

Waar moet je aan denken bij registratie-eisen? In steeds meer landen is kun je alleen een geografisch nummer aanvragen als je echt vertegenwoordigd bent in dat land. Je moet bijvoorbeeld een lokaal adres, een inschrijving bij de Kamer van Koophandel en een kopie van een identiteitsbewijs van een lokale vertegenwoordiger aanleveren. En dat is lastig als je er alleen een webshop hebt. 

Wat zegt de lokale wetgeving?

Daarnaast kan lokale wetgeving bepaalde toepassingen verbieden. In Europa is het bijvoorbeeld niet toegestaan om alleen een betaald (premium) telefoonnummer aan te bieden voor klantenservice. Enkele jaren geleden is bepaald dat mensen die een product gekocht hebben, daarbij ook het recht hebben gekocht op ondersteuning. Zo’n nummer moet daarom gratis of voor maximaal een lokaal/regionaal beltarief te bellen zijn. 

Vraag om advies

Het klinkt zo simpel; een klantenservicenummer regelen in een ander land. Maar je ziet dat er steeds meer bij komt kijken. Gespecialiseerde nummerleveranciers zijn op de hoogte van de verschillende termen, regels en tarieven en kunnen jou helpen die beslissing te nemen. Ze regelen de registratie, activering en het instellen van de routeringen voor de nummers. Dat scheelt je tijd en geld. En daarnaast maakt het je processen een stuk simpeler omdat je op die manier nog maar een aanspreekpunt hebt voor al je nummervragen en -verzoeken. Wel zo overzichtelijk!

Over de auteur: Erzsi de Letter is Content Marketeer bij Sound of Data

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedInTwitter en Facebook.

Deel dit bericht

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond