-

De nieuwe regels van het werk

Nu we een half jaar in corona-tijd zitten, en we een deel van huis uit zijn gaan werken, ervaren we dat bepaalde taken best goed of zelfs beter gaan op afstand, terwijl andere taken maar moeilijk zijn. Het stelt ons voor de uitdaging om eens opnieuw na te denken over hoe we werk vorm kunnen en willen geven. 

Het feit dat we gewend zijn (waren?) om kantoorwerk van 9 to 5 op dezelfde lokatie uit te voeren is een overblijfsel van de industrialisering waarbij arbeiders ondergeschikt waren aan het in de lucht houden van machine-kapitaal en dus allemaal op de zelfde tijden naar de fabriek moesten komen. De kantoren die bij die fabrieken ontstonden hielden dezelfde werktijden aan. Die werktijden zijn we blijven houden na de overgang naar een diensteneconomie, waarbij ons kapitaal in ons hoofd zit en we eigenlijk niet gebonden zouden hoeven zijn aan plaats en tijd. Zeker nu we de beschikking hebben over snelle internetverbindingen en snelle computers waarmee we kunnen videobellen met meerdere personen tegelijkertijd, blijkt dat we anders zouden kunnen gaan werken.

Als we ons werk en hoe we samenwerken opnieuw willen inrichten, moeten we dan ook over deze 2 vragen nadenken:

  • Moeten we op dezelfde locatie werken? Of kunnen we ieder vanuit onze eigen locatie werken?
  • Moeten we tegelijkertijd werken? Of kan het ook asynchroon?
Soort activiteiten

Als we kijken naar kenniswerkers zien we een aantal verschillende activiteiten die we waarschijnlijk verschillend moeten inrichten. Ik kenmerk ze met vier Cs:

  • Creatie
  • Concentratie
  • Coördinatie
  • Commercie
Creatie

Creatie is het creatieve proces om iets nieuws te bedenken, om tot een oplossing voor een probleem te komen. We weten dat creativiteit gebaat is bij diversiteit: mensen met andere kennis, achtergronden, opleiding en perspectieven. Creativiteit vraagt om interactie om die diversiteit aan mensen samen te brengen, waarbij mensen op elkaars ideeën reageren om daaruit betere ideeën te laten ontstaan. 

Alhoewel er methoden zijn om dit ook asynchroon te doen, gaat het creatieve proces het best en snelst als we dit synchroon doen.

Moet het ook op dezelfde lokatie? Dat lijkt nog maar de vraag te zijn. Enerzijds geldt dat de non-verbale communicatie in een virtuele meeting moeilijk waar te nemen is, en die kan een belangrijke input in het creatieve proces zijn. Anderzijds zien we dat samenwerken online steeds meer op dezelfde manier kan als dat in de echte wereld kan: samen aan een business model werken door sticky notes op te plakken, er bij te schrijven, etcetera. Ik heb al gehoord van een multinational die zijn creatieve workshops om productideeën te ontwikkelen virtueel is gaan doen en er achter is gekomen dat dat misschien wel beter gaat dan voorheen op dezelfde locatie omdat het nu eenvoudiger is om meer mensen, en dus een grotere diversiteit aan input, bij elkaar te halen van over de gehele wereld. De kwaliteit van de ideeën is daardoor toegenomen. Daar speelt mogelijk ook mee dat we bij creatie een heldere geest moeten hebben, en het invliegen van medewerkers van de andere kant van de wereld leidt tot jet lag en daarmee wellicht ook suboptimale prestaties.

Wat omgeving betreft hebben we allemaal waarschijnlijk wel de ervaring dat nieuwe ideeën ontstaan als we in een andere omgeving komen, of als we andere activiteiten doen. Een andere locatie opzoeken om creatief te worden is daarom geen slecht idee, dat geeft een ander perspectief. Ik heb nog niet gehoord van groepen mensen die op afstand van elkaar creatie-werk deden terwijl ze ieder naar een andere dan normale locatie waren gegaan. Dat zou een interessant experiment zijn.

Concentratie

Concentratie-activiteiten zijn activiteiten waarbij iemand in haar eentje een kennisproduct maakt. Of het nou om een computerprogramma, een presentatie of een column als deze gaat, het vraagt om concentratie van een individu om na te denken en dat om te zetten in een intellectueel product.

Afhankelijk van het type activiteit is meer of minder diepe concentratie nodig. De blokken op de slides van een presentatie netjes uitlijnen vraagt minder concentratie dan de structuur van een computerprogramma bedenken. 

Uit onderzoek weten we dat we voor diepe concentratie een aanlooptijd hebben van minimaal 20 minuten voordat we productief worden. Met andere woorden: we mogen 20 minuten niet gestoord worden voordat we een letter op papier krijgen. Dat is waarom programmeurs graag in een aparte kamer werken. Dit verklaart ook waarom we op kantoorvloeren veel medewerkers met hoofdtelefoons zien zitten – die proberen zich te concentreren in een omgeving die daar niet echt bij helpt.

Niet in dezelfde ruimte

Het zal duidelijk zijn: voor concentratie-activiteiten hoeven we niet in dezelfde ruimte te zitten en ook niet synchroon te werken. Wel moeten we de ruimte en tijd krijgen om ons goed genoeg te concentreren om ons intellect optimaal te kunnen inzetten. 

Wat ruimte betreft betekent dat een ruimte waarin men zich kan afzonderen. En als dat bijvoorbeeld thuis niet kan, dan kan dat op een kantoor zijn, maar dat hoeft dan niet het kantoor in een andere stad te zijn. Een deeltijd-kantoor in dezelfde stad is net zo goed, je gaat er toch niet heen om met anderen af te spreken.

Wat tijd betreft is het goed om ons te beseffen dat niet alleen ons lichaam, maar ook ons brein over de dag heen vermoeid raakt. Activiteiten die diepe concentratie vragen kunnen daarom het best ’s ochtends als eerste uitgevoerd worden. Er zijn ook steeds meer bedrijven die dit erkennen en geen vergaderingen toestaan voor 11 uur om te zorgen voor optimale opbrengst van de breinen van hun medewerkers. Het is bijvoorbeeld nummer 1 van Elon Musk’s productivity rules: “Start the day with critical work”

Coördinatie

Coördinatie is het afstemmen van activiteiten op elkaar. In organisaties en projecten werken we met meerdere mensen samen die ieder een stuk van het werk uitvoeren, en die stukjes werk moeten op elkaar aansluiten. We hebben coördinatie-activiteiten nodig om te onderzoeken of de stukjes werk op elkaar aansluiten en te bespreken wat de volgende stappen zijn die ieder gaat doen.

Traditioneel wordt coördinatie in vergaderingen gedaan waarbij we samenkomen en bespreken waar we staan en hoe we verder gaan. We ervaren nu dat dit prima op afstand kan in online meetings waarbij we elkaars werk bekijken en beoordelen. We merken daarbij dat het nu nog belangrijker is om vooraf elkaars werk te kunnen bekijken, omdat online presentaties toch minder interactief zijn dan presentaties IRL en we makkelijker afgeleid worden. Het vraag om betere vergaderdiscipline om vooraf alle stukken gelezen te hebben en dan de vergadering te beperken tot de discussie over de coördinatie.

Structuren

Inhoudelijke coördinatie kan meer of minder worden ondersteund door structuren vooraf aan te leggen. In het eenvoudigste formaat is het een afspraak over wie welke delen van het totale werk doet, maar we zien steeds meer modellen en technische oplossingen opkomen die het eenvoudiger maken te coördineren, zodat er minder tijd nodig is voor coördinatie-activiteiten. Zo geeft het business model canvas een duidelijke structuur waarbij zeker gesteld wordt dat de bouwblokken op elkaar aansluiten. Bij programmering maken we gebruik van GitHub, dat het mogelijk maakt om met honderden programmeurs tegelijkertijd aan een programma te werken waarbij Github de coördinatie voor zijn rekening neemt.

Commercie

Commercie gaat over het verkopen van producten en diensten, het zoeken van nieuwe klanten en hen de diensten en producten van de organisatie onder de aandacht brengen. 

In de consumentenmarkt, waar communicatie gebeurt via media, is de impact op de wijze van werken gering, maar moet wel nagedacht worden over welke media men inzet omdat consumenten op andere plaatsen bereikbaar zijn.

In de zakelijke markt ligt het wat ingewikkelder. Om te kunnen verkopen in de zakelijke markt moet men vaak een vertrouwensrelatie opbouwen tussen koper en verkoper. En vertrouwen opbouwen zonder elkaar ooit in het echt in de ogen gezien te hebben, is best moeilijk. We zien ook dat organisaties nu vooral blijven inkopen bij leveranciers die ze al kennen en vertrouwen.

Uit onderzoek weten we dat vertrouwen, de connectie, tussen mensen ontstaat aan de randen van de vergaderingen (die we toen nog hadden). En dat de relatie gelegd wordt op basis van andere zaken dan het werk, maar bijvoorbeeld sport, hobbies en andere onderwerpen waarmee je een persoon beter leert kennen als persoon.

Wellicht is het voor commerciële activiteiten dus beter om niet alleen naar een kantoor te gaan, maar juist ook buiten kantoor samen te komen, bijvoorbeeld bij een sportevenement of andere activiteit.

Breek met de oude regels

Zoals ik al eerder aangaf is nu het moment om te breken met de spelregels van de industrialisatie die we helemaal niet meer nodig hebben. We moeten ons werk opnieuw vormgeven, waarbij we nadenken over de soort activiteit en hoe we die het best kunnen vormgeven. Met name voor kenniswerkers geldt dat we niet alleen onnodige kantoorkosten maken, maar nog erger, zowel voor bedrijf als voor de medewerker, dat we hen niet in staat stellen om optimaal hun kwaliteiten te gebruiken. En door werktijden uit de dagen te halen, is er meer tijd voor sport en ontspanning wat hun creativiteit weer positief beïnvloedt. 

Over de auteur: Han Gerrits is VP, head innovation & strategy bij Capgemini Invent.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.

Deel dit bericht

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond