De 3 stappen om het juiste talent te werven én te blijven boeien

Het wervingsproces van personeel kan beter geoptimaliseerd en vooral aantrekkelijker gemaakt worden. Die uitdaging voor recruiters is op te lossen via drie stappen: solliciteren, in gesprek gaan en onboarding. 

Op 15 april 2019 vond het Indeed Explore evenement plaats in Utrecht. Het overkoepelend thema van het evenement was: Search for Greatness. De centrale vraag daarbij was wat men kan doen om het wervingsproces te optimaliseren, om het vooral voor alle betrokkenen aantrekkelijker te maken. Aan de hand van de volgende drie stappen: solliciteren, in gesprek gaan en onboarding kregen de deelnemers hands-on informatie en tips om dit proces intern te verbeteren.

1. Solliciteren

Deze fase begint bij het moment, waarop potentiële kandidaten op zoek gaan naar eerste informatie over je bedrijf tot de tijdsperiode nadat de kandidaten hun sollicitatie hebben ingediend.

Het wordt aanbevolen om vooral de eigen carrièrepagina, sociale platforms en bedrijfsambassadeurs in te zetten om in contact te treden met werkzoekenden, nog voordat deze een sollicitatie indienen. Als er vervolgens de sollicitatie binnenkomt is het essentieel om snel daarop te reageren om zodoende een gevoel van vertrouwen en verbondenheid op te wekken bij de kandidaat.

Wat zijn nu voorbeelden van werkgevers uit de praktijk om te shinen bij de eerste online ‘ontmoeting’ met een kandidaat?

Het ingenieursbureau Jacobs heeft deze vier stappen genomen om het eerste interactiemoment met de potentiële kandidaat te optimaliseren, zowel voor als tijdens het sollicitatieproces:

1. Opzetten van een content-bibliotheek ter ondersteuning van de kandidaat
2. Twee pagina’s met sollicitatiegegevens verwijderd om zodoende het sollicitatieproces zo beknopt mogelijk te houden
3. Expliciet informatie verstrekken over de duur van het sollicitatieproces en andere benodigde gegevens
4. Implementatie van de optie om jezelf voor te stellen (“Introduce Yourself”) om iets unieks te bieden en een standaard manier van solliciteren te omzeilen

2. In gesprek gaan

Deze tweede fase begint bij het eerste telefonische contact tot de dagen en weken na het laatste sollicitatiegesprek. Daar blijkt, hoe meer een organisatie voor een tijdens deze gespreksfase voor de kandidaat doet, hoe beter en positiever zich de kandidaat voelt.

Een aantal voorbeelden wat werkgevers in de praktijk doen om de candidate experience vóór, tijdens en direct na het sollicitatiegesprek zo soepel mogelijk te maken. Daarbij valt op dat bedrijven in toenemende mate gebruik maken van technologische applicaties om het sollicitatie belevenis te verbeteren.

In India publiceerde Accenture de Accenture Smart Interview app waarmee kandidaten de flexibiliteit geboden wordt om een sollicitatiegesprek te voeren wanneer ze het zelf willen.

Een andere voorbeeld: het bedrijf Johnson & Johnson heeft een nieuw sollicitatieplatform opgezet, genaamd ‘Shine’. Binnen dit platform zal kandidaten vooral de controle gegeven worden, bijvoorbeeld tijdens het zoeken naar vacatures. Het zal eveneens de overal sollicitatie ervaring verrijken.  

Uiteindelijk geldt dat een positief sollicitatie-belevenis een getalenteerde kandidaat zomaar kan overhalen om bij jouw bedrijf te komen werken, maar een negatieve ervaring kan eveneens resulteren in reputatieschade voor je bedrijf. In deze video wordt op een ludieke manier getoond hoe dit eruit kan komen te zien als een millenial op sollicitatiegesprek komt.

Het is belangrijk om eveneens na het sollicitatiegesprek contact te houden met de kandidaat. Een manier om te zorgen dat de toestroom aan talenten doorloopt, is afgewezen kandidaten te vragen wat ze van je wervingsproces vonden. Wat ging goed? Waar zien ze nog verbeterpunten? Dit is handige informatie voor je bedrijf. Daarnaast is het uiteraard ook goed om kandidaten nog feedback te geven na de sollicitatieronde. Er zijn gelukkig bedrijven die erin slagen om contact met de kandidaat te blijven houden.

Rituals maakt bijvoorbeeld kandidaten na een sollicitatiegesprek blij met twee cadeautjes: een cadeau voor de kandidaat en een cadeau om weg te geven. Daarnaast stuurt het bedrijf een bedankkaartje met een productsample naar het thuisadres van elke kandidaat. Zo zegt Irene Vernie, HR-directeur Rituals “We behandelen onze sollicitanten als onze beste klant. Elke sollicitant is een ambassadeur van ons merk.”

3. Onboarding

De derde fase begint bij het moment dat een kandidaat je aanbod accepteert tot de dagen, weken en maanden na de eerste werkdag van de kandidaat. George Bradt van Forbes beschrijft goed wat vooral in deze fase van belang is: “You get the employee engagement you deserve. If you don’t engage with them, they won’t engage with you…This is particularly true at important moments of truth starting with how you onboard them.” Het draait allemaal om betrokkenheid en je band met de kandidaat.

Wat doen werkgevers tijdens deze fase van het onboarden om de kandidaat te blijven boeien en te informeren, van de eerste werkdag tot het eerste jaar en daarna?

Hunkemöller maakt gebruik van verschillende digitale HR services om het onboarding proces voor de kandidaat zo aangenaam mogelijk te maken. Daarbij hoort een welcome app en eveneens krijgt de kandidaat op haar/zijn eerste werkdag ook een persoonlijk bericht “Good luck on your first day! Love.. Hunkemöller” om goed de dag te starten. Op de locatie zelf wordt de nieuwe werknemer welkom geheten, krijgt hij een persoonlijke buddy toegewezen en kan hij online introductie programma’s volgen om bekend te worden met het bedrijf. Voor alle HR zaken wordt een “My HR online” app beschikbaar gesteld, zoals in deze film wordt toegelicht.

Spotta enthousiasmeert de mobile first-generatie met videorecruitment. 15.000 nieuwe bezorgers beginnen jaarlijks bij Spotta. Dis resulteert in 15.000 aanstellingsgesprekken per jaar. De gesprekken worden voornamelijk fysiek gevoerd: een coördinator gaat bij iedere nieuwe bezorger thuis langs. Men waardeert dit zeer, maar het kost veel tijd. De uitdaging voor Spotta was om de gesprekken efficiënter te maken, maar wel de persoonlijke aandacht te waarborgen. Spotta heeft uiteindelijk voor de volgende oplossing gekozen: men is overgestapt op het voeren van live online videogesprekken. Dit blijkt efficiënt en eveneens persoonlijk te zijn. Het levert Spotta een kostenbesparing op van 69 procent per gesprek en bovendien zorgt het voor een positieve sollicitatie-ervaring.

Overal blijkt dat digitale onboarding voor een snellere en betere medewerkersbetrokkenheid zorgt. Bovendien maakt het nieuwe medewerkers enthousiast over hun functie en het bedrijf, zoals onderstaande praktijkvoorbeelden illustreren:

L’Oréal heeft de Fit Culture-app gelanceerd om nieuwe medewerkers te helpen de bedrijfscultuur te leren kennen en te verinnerlijken.

De moderne onboardingportal ‘Welcome to EY’ van Ernst & Young biedt een virtuele rondleiding door het bedrijf en men kan de meest gestelde vragen over het bedrijf doorlezen.

Medewerkers van ABN AMRO kunnen tijdens de hele onboarding periode een app gebruiken. Deze beschikt over 360 graden video’s en een zelflerende chatbot. Het succeeding@IBM-programma van IBM omvat trainingen en lesmateriaal vóór de eerste werkdag. Dat zorgt ervoor dat deelnemers tachtig procent minder geneigd zijn het bedrijf in het eerste jaar te verlaten.

Het is belangrijk om de inzichten en meningen van nieuwe medewerkers in te zetten om personeel aan je bedrijf te blijven binden.

Welke oplossingen en ideeën neem je aan de hand van deze blog mee om de candidate experience van je bedrijf te verbeteren? Hier kort een overview van de drie essentiële stappen om toekomstige talent te vinden/werven en te blijven behouden:

1. Solliciteren: Vereenvoudig het sollicitatieproces en zorg voor een snelle opvolging. Wees daarbij creatief.
2. In gesprek gaan: Brief kandidaten en bereid deze voor op het gesprek. Geef hun een vertrouwd en gewaardeerd gevoel op de locatie zelf.  
3. Onboarding: Beschouw onboarding als een essentieel en doorlopend proces binnen je organisatie.

Overweeg om voor alle drie stappen technologische applicaties in te zetten om de candidate experience te verbeteren en om vooral je bedrijf toekomstbestendig te maken. Zorg daarnaast ervoor dat je regelmatig alle stadia van het wervingsproces controleert, her-evalueert en continu blijft optimaliseren.