Content services platform: Doorgeefluik voor innovatie?

Innovatieve bedrijven zorgen ervoor dat de industrie waarbinnen zij actief zijn, zich blijft (door)ontwikkelen. Bovendien neemt dit soort bedrijven nooit genoegen met halve maatregelen en zien zij digitalisering niet als bedreiging, maar juist als kans om te groeien. Snellere processen, meer transparantie, betere service, blijere klanten – hoe doen ze dit?

Dat een digitale transformatie nodig is, valt niet te ontkennen, maar in de praktijk er daadwerkelijk toe komen, kan moeilijk zijn. Het veranderproces zal moeizaam en traag verlopen wanneer voor elk digitaliseringsproject iedere keer weer het wiel moet worden uitgevonden. Maar ook te snel handelen werkt contraproductief. Met het groeiende aantal SaaS-oplossingen op de markt, is het voor bedrijven verleidelijk voor de quick-fix optie te kiezen en voor de verschillende afdelingen met allemaal hun eigen vereisten nieuwe applicaties uit te rollen.

Het struikelblok hier is dat geïsoleerde, niet-geordende bestandopslagsystemen – bijvoorbeeld het archiveringssysteem – simpelweg blijven bestaan, maar dan in de cloud. Slechts een verplaatsing van systemen dus. Met meerdere snelle standalone oplossingen voor afzonderlijke afdelingen, vergroot je het aantal informatiesilo’s alleen maar. En dat betekent nog meer chaos in de informatie. Een gestandaardiseerde informatiestructuur is ver te zoeken en het werken wordt alleen maar inefficiënter. 

Innovatie pipeline voor informatiebeheer

Zou het niet mooi zijn als er een doorgeefluik voor innovatie zou kunnen komen, een soort pipeline? Met de juiste technologische basis zou dit realiteit kunnen worden, al klinkt het misschien verrassend en een beetje als sciencefiction. Met een gestandaardiseerd content services-platform waarin uniform meta-gegevensbeheer, ECM en BPM zijn geïntegreerd, leggen bedrijven nu de basis voor toekomstbestendig informatie- en procesbeheer.

Content services zijn dan te combineren tot een oneindige hoeveelheid mogelijkheden voor bestaande en nieuwe toepassingen. Onbeperkte schaalbaarheid is een ander voordeel. Installeer vooraf de diensten op het platform, zodat het makkelijk wordt om, indien nodig, afdelingen en functies toe te voegen. Omdat het een modulair systeem is, is uitbreiden en aanpassen ervan eenvoudig en hoeft er geen tijd en moeite te worden besteed aan een vereiste integratie bij systemen van derden. Op deze manier zal de transformatie naar een digitale organisatie in goed geplande fasen verlopen en met een platform als dit om op te bouwen, kunnen bedrijven een pijplijn van innovaties aanboren.

Stop de wildgroei van microservices

Maar wees voorzichtig: bij het kiezen van het juiste platform loont het om de architectuur en gerelateerde content services echt goed te bekijken. Er bestaat een reëel gevaar om te eindigen met een ongewenste wirwar van microdiensten. Sommige leveranciers gebruiken nieuwe microdiensten – die vaak zijn ontwikkeld door externe leveranciers – om een voorsprong op de concurrent te krijgen. Hoe goed deze diensten kunnen worden geïntegreerd in het specifieke platform valt nog te bezien.

Content services met honderd procent compatibiliteit moeten te combineren zijn met nieuwe oplossingen op een enkel technologisch platform. Het resultaat is een bedrijfsbrede informatiestructuur waarmee nieuwe toepassingen op elk moment kunnen worden geïntegreerd en uitgerold. Zo’n oplossing bevat alle informatiebronnen en maakt informatie toegankelijk voor alle systemen.

Elke afdeling binnen een bedrijf kan het benutten – van development tot sales, van boekhouding tot klantenservice – en, ze hoeven zelf nooit componenten te bouwen. Misschien dat het voor een specifieke afdeling of functie op maat moet worden gemaakt, maar er zijn verschillende sjablonen beschikbaar, waardoor eventuele inspanningen minimaal zijn.

Blijf up-to-date

Wanneer wordt een contentservices-platform een ​​doorgeefluik voor innovatie? Als bestaande diensten continu worden doorontwikkeld en uitgerold via updates; als het toevoegen van nieuwe diensten op elk gewenst moment mogelijk is en als innovatieve technologieën zoals machine learning doorlopend in deze diensten worden geïntegreerd en beschikbaar zijn voor de platformgebruiker.

Op deze manier nemen bedrijven niet alleen deel aan de technologische vooruitgang, maar ook kunnen ze innovatieve oplossingen snel zelf implementeren. Deze aanpak is makkelijker te hanteren en vereist minder inspanning dan om de paar jaar met grote ‘big-bang’ innovaties te komen.

Wat moet een content services platform bieden?

• Inhoud (content) en processen: Informatie en processen moeten worden gezien als onderdeel van een geheel. De oplossing moet hybride systemen bieden die ECM en BPM echt op één platform samenbrengen. Het loont de moeite dit nader te bekijken, omdat veel leveranciers beweren hybride systemen te bieden. In werkelijkheid zijn ze echter gescheiden. Elk bedrijfsproces is uniek en vereist verschillende structuren, verschillende gegevensinvoer en ander beheer. Met een flexibel hybride systeem kunnen nieuwe, volledig op maat gemaakte oplossingen snel worden gecreëerd en aan het platform worden toegevoegd. 
• Geen one-size-fits-all benadering: Van sales tot HR, van inkoop tot juridisch: elke afdeling heeft eigen oplossingen nodig, dus de vereiste oplossingen binnen een organisatie variëren sterk. Een content services platform moet flexibel genoeg zijn om afdelingsspecifieke oplossingen op één gestandaardiseerde technologische basis te implementeren. 
• Integratie: Het platform moet via verschillende toepassingen en applicaties informatie verstrekken. Iedereen, of het nu hoofdgebruikers of incidentele gebruikers zijn, moet de mogelijkheid krijgen om zijn werk te doen. 
• AI: Cognitieve diensten brengen AI-technologieën naar het informatiebeheer. Contentanalyseprocessen op het gebied van machine learning en natuurlijke taalverwerking helpen bedrijven om kennis te halen uit ongestructureerde content. Met als resultaat, betere inzichten. Op basis daarvan kan men de bedrijfsprocessen aanpassen en verbeteren.  
• Contentfederatie voor toegang tot informatie, ongeacht de bron: Ongeacht waar content wordt gemaakt of opgeslagen, kan contentfederatie ervoor zorgen dat de informatie toegankelijk is en wordt beheerd. Het resultaat? Gebruikers kunnen altijd, ongeacht de bron, de informatie vinden. Gegevens en documenten van externe bronnen kunnen via koppelingsdocumenten in het ECM-platform worden opgenomen, verrijkt met unieke metagegevens en toegewezen aan bestanden of processen. 
• Vraag gebaseerde groei – van afdeling tot corporate en zelfs verder: Een systeem moet flexibel genoeg zijn om met een bedrijf mee te groeien – horizontaal, verticaal en in termen van document- en procescapaciteit. Het aantal afdelingen dat gebruikmaakt van het systeem uitbreiden? Het is simpelweg een kwestie van het aantal gebruikers verhogen. Of is inkoop erop gebrand hetzelfde e-archiveringssysteem te gebruiken als de salesafdeling? Voeg dan een ander leveranciersbestand toe aan het contentserviceplatform – de technologie is er immers al. 
• Beschikbaar en foutbestendig, wereldwijd, 24/7: Het is een gegeven: IT-oplossingen zijn de ruggengraat van organisaties en hun bedrijfsprocessen. Systeemstoringen zijn onacceptabel. Hetzelfde geldt voor een content services platform: hoge beschikbaarheid gegarandeerd vanaf iedere locatie, 24/7. 
• Stel samenwerking veilig: Vandaag de dag maken organisaties deel uit van grote business ecosystemen. Interactie stopt niet bij de klant en leverancier, maar gaat verder, richting projectpartners, ontwikkelingssamenwerkingen en meer. Op wereldwijde schaal. Een content services platform kan worden opengesteld voor externe partners. Iedereen die bij een proces betrokken is heeft toegang tot dezelfde, betrouwbare bron aan informatie. Virtuele projecten en data rooms kunnen worden gebruikt om documenten, taken en processen te ordenen of om gezamenlijk eraan te werken, maar ook om veiligheid, het naleven van deadlines en traceerbaarheid te garanderen. 

Te veel te snel willen realiseren, zorgt ervoor dat een organisatie te zwaar wordt belast. Aan de andere kant, laat je het als organisatie na om ‘groot te gaan’ dan belemmert dat de voortgang en eindig je met een lappendeken van separate afdelingsoplossingen – in plaats van een samenhangend digitaal ecosysteem. Door een enkel platform te kiezen dat alle toepassingen binnen de organisatie dekt en dat tegelijkertijd de modulaire structuur behoudt, creëren bedrijven hun eigen innovatiepijplijn.