Digitalisering van de financiële administratie: zelf doen of uitbesteden?

Over de financiële administratie rijst vaak de vraag: zelf doen of uitbesteden? Voor beide mogelijkheden is wat te zeggen. Zelf doen drijft innovatie aan, maar uitbesteden scheelt vaak kosten. Belangrijk is je te realiseren dat het geen zwart/wit-vraag is: het juiste antwoord schuilt meestal in een combinatie van beide.

Lenigheid en flexibiliteit zijn dé kernwaarden voor een bedrijf dat in 2022 vooruit wil gaan. Verschillende bedrijfstakken moeten autonoom kunnen handelen om groeikansen optimaal aan te pakken. Om dit mogelijk te maken, is een goede administratieve structuur omtrent uitgavenbeheer van essentieel belang. In een utopisch scenario zijn Nederlandse bedrijven volop ingespeeld op de snelheid en de minimale hoeveelheid bureaucratisch verzet die van hen verwacht worden om te groeien. De werkelijkheid is helaas minder rooskleurig. Digitale processen die deze utopische wereld tot stand laten brengen zijn nog niet ver genoeg volgroeid.

Er is voor Nederlandse bedrijven een hoop werk aan de winkel om hun finance-functies voldoende lenig en flexibel in te richten. Volgens onderzoek van Executive Finance, CMWeb en het Institute of Management Accountants, zijn veel finance-professionals zich wel bewust van de urgentie om een digitaliseringsslag te maken. Met name uitgavenbeheer moet in 2022 zowel flexibel als controleerbaar zijn om autonome bedrijfstakken te kunnen realiseren.

De vraag blijft dan “hoe”? Moeten bedrijven bij digitalisering en het updaten van uitgavenbeheer het heft in eigen handen nemen en zelf cruciale software aanschaffen? En moeten ze daar dan geschikt talent voor aantrekken of zelf intern het talent ontwikkelen? Of is het als onderneming met het oog op kostenefficiëntie, beschikbaar talent en duurzaamheid beter om urgente taken uit te besteden aan een digitaal vaardige partner?

Kostenefficiëntie: wie doet het goedkoper en beter?

Het is te kort door de bocht om alles wat te maken heeft met uitgavenbeheer te moderniseren. Of ondernemers het nou doen door uit te besteden, of door zelf de juiste middelen in huis te halen. Het is belangrijk om onderscheid aan te brengen in wat je als bedrijf precies gaat aanpakken.

Besteed je bijvoorbeeld factuurbeheer uit? Of laat je een externe partner los op mobiliteits- en reiskosten? Uitgavenbeheer gaat over een diverse hoeveelheid onderwerpen die vaak gepaard gaan met een verschillende systemen. Het kan voorkomen dat er voor één onderwerp en systeem wel kennis in huis is, maar voor een verwant onderwerp (nog) niet.

Vanouds een ergernis voor finance-professionals is de enorme en diverse hoeveelheid systemen waar ze mee te maken krijgen. Vaak zijn deze op een halfbakken manier op elkaar aangesloten, waardoor data constant moet worden geconverteerd om in het volgende administratieve systeem te passen. Niet alleen maakt deze opbouw de bureaucratische processen in de organisatie langzamer, het maakt het werk ook frustrerender en stressvoller.

Het is daarom raadzaam altijd aandachtig te kijken of uitbesteden ook daadwerkelijk leidt tot een dynamischer en goedkoper financieel proces. De expertise van een externe partner is een belangrijke overweging, maar overweeg ook wat de gevolgen van een externe partner zijn binnen het bestaande administratieve proces.

De kosten van nieuwe software versus de kosten van een externe partner verschillen enorm per dienst en per bedrijf. Toch zijn er algemene richtlijnen. De integratie van uitgavenbeheer is een belangrijke manier om administratieve rompslomp, tijdsverspilling en onnodige stress te voorkomen. Zowel nieuwe software, als een partner voor specifieke taken moeten goed binnen het systeem van een bedrijf kunnen passen, ook als het systeem om wat voor reden dan ook verandert.

Beschikbaar talent

Naast de beschikbare financiële en administratieve context, speelt ook de hoeveelheid beschikbaar personeel een grote rol in de keuze om de digitaliseringsslag te maken (het zij aan de hand van eigen software, het zij met een externe partner). Zoals in veel sectoren heeft ook de financiële sector te maken met een grote krapte op de arbeidsmarkt. Accountants zijn bijvoorbeeld met moeite te vinden en finance professionals getuigden in juli 2021 over hun vrees dat de sector mogelijk leegloopt vanwege de hoge werkdruk. Zowel uitbesteding als digitalisering van de eigen middelen kunnen op dit gebied op verschillende manieren verlichting brengen.

Uitbesteden biedt een reeks concrete voordelen. Zo heeft een partner de noodzakelijke kennis al in huis en is deze volledig ingericht om die specifieke dienst op kwalitatief hoog niveau te leveren. Daarnaast bespaart het veel tijd die anders besteed moet worden aan het aantrekken en inwerken van nieuw personeel. Zeker wanneer een bedrijf beperkte middelen heeft en niet genoeg beschikbaar heeft om een specifiek persoon aan te nemen voor een specialistische maar cruciale financiële taak.

Tegelijkertijd kan ook software veel druk op eigen personeel wegnemen. Accountants en finance-professionals zijn wekelijks veel tijd kwijt aan slepende en repetitieve processen. Vaak is het mogelijk om door goed geïntegreerde software een grote digitaliseringsslag te slaan. Het beschikbare personeel is vervolgens inzetbaar om betekenisvoller bij te dragen aan de digitalisering en versnelling van het uitgavenbeheer. In het geval van beschikbaar personeel speelt de context per bedrijf wederom een grote rol, maar er is wel degelijke een rode draad: in tijden van krapte is het juist van belang zoveel mogelijk verspilling van beschikbare tijd en talent te voorkomen.

De vaardigheden voor de toekomst

Uiteindelijk is de meest duurzame manier om uitgavenbeheer toekomstbestendig te maken, investeren in de mensen die het mogelijk moeten gaan maken. Er zijn altijd vaardigheden die werknemers kunnen ontwikkelen om beter in de eeuwig veranderende bedrijfsvoering te passen.

Uitgavenbeheer compleet uitbesteden is wat toekomstbestendige vaardigheden betreft niet de meest duurzame manier. Je wilt als bedrijf voor de ontwikkeling van uitgavenbeheer niet compleet afhankelijk zijn van de partners aan wie je het uitbesteedt. Het kan echter een goede tijdelijke oplossing zijn voor de handmatige en tijdrovende delen van simpele processen, wanneer het talent om de interne financiële infrastructuur op te zetten (nog) niet aanwezig is.

Afhankelijkheid is namelijk verre van een zwakte: expertises zijn er immers om gebruik van te maken. Desalniettemin: wanneer bedrijven ook na verloop van tijd niet op eigen kracht belangrijke onderdelen van het businessmodel kunnen innoveren, bevinden ze zich niet in een gunstige positie met oog op de toekomst.

De gulden middenweg

De context verschilt dusdanig per bedrijf dat er geen one-size-fits-all-oplossing is tussen de twee opties. Hoewel bedrijfscontexten enorm uiteen kunnen lopen, zijn er wel een aantal regels en criteria die een rol kunnen spelen bij de keuze.

Bedrijven die nu investeren in het automatiseren van tijdrovende processen en het continu blijven ontwikkelen van de vaardigheden van hun finaciële teams, staan er in de toekomst beter voor. Daarnaast zou het nalatig zijn om de voordelen van uitbesteden niet te erkennen. Dankzij hun schaalvoordelen kunnen zulke bedrijven gespecialiseerde diensten binnen uitgavenbeheer heel effectief toepassen. Als bedrijf is het dus raadzaam om de voordelen van beide opties te overwegen. Wie administratief werk alleen maar uitbesteedt, loopt hoge kosten op en mist een kans om zelf te automatiseren via innovatieve oplossingen, en dus te investeren in een toekomstbestendig financieel beleid. Andersom, wie uitbesteding volledig negeert loopt beschikbare expertise om een solide uitgavenbeheer op te zetten mis.

De gulden middenweg ligt per bedrijf dus ergens op het spectrum tussen tussen de twee, idealiter daar waar je het bestaande team het werk kan laten doen zonder extreem veel tijdsbesteding. Zo kunnen de administratieve processen omtrent uitgavenbeheer, of ze nu gedaan worden middels software of door partners, naadloos in elkaar overgaan.

Over de auteur: David Soos is Country manager Nederland bij Moss.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.