Hero Conf Philadelphia: de beste productiviteitstips en tools van Brad Geddes
Dit artikel is het derde en laatste deel waarin de hoogtepunten van de afgelopen Hero Conf worden gedeeld. Een artikel waarin Brad Geddes de meeste links naar veel bronnen en tools tipt om je arbeidsproductiviteit te verhogen en tijd te besparen. En zoals beloofd ook de links naar alle overige beschikbare Hero Conf presentaties (onderaan).
De eerste twee delen van dit drieluik vind je hier: Deel 1: technologie en deel 2: verantwoordelijkheid
Brad Geddes: Indispensable PPC Tools
Voordat Brad het over PPC specifieke tools heeft, staat hij uitgebreid stil bij de belangrijkste tool die je hebt: je agenda.
Deze staat symbool voor hoe je je tijd en prioriteiten indeelt en hier gaat vaak al snel de helft of meer van de productiviteit verloren. En dat kan zelfs de beste software niet meer compenseren, dus is het logisch om te beginnen waar de grootste winst te behalen is.
Op kantoor zijn dit namelijk de drie grootste productiviteitskillers:
- Meetings
- Managers
Jason Fried noemt de eerste twee in zijn vermakelijke en herkenbare TED talk ‘Why work doesn’t happen at work’ dan ook de M&M’s. Deze presentatie is je vijftien minuten meer dan waard, zeker als je ‘m daarna doorstuurt naar je manager.
Waarom zijn meetings en managers dan zo dodelijk voor je productiviteit? Omdat ze je onderbreken uit de langdurige tijdsblokken (liefst 3 tot 5 uur aaneengesloten) die je nodig hebt om echt iets te creëren.
Of dit nu een presentatie, artikel, nieuwe campagne of script is, als je nooit meer dan een uur ongestoord voor jezelf hebt, zal het niet echt opschieten. En multi-tasken is ook niet de oplossing, dat verlaagt je IQ namelijk met 15 punten (je kunt het hebben, maar toch).
Managers vs ‘Makers’
Paul Graham (o.a. medeoprichter van Y Combinator) beschrijft dit fenomeen uitstekend in zijn essay ‘Maker’s Schedule, Manager’s Schedule’: managers leven hun werkdag grotendeels in blokken van een uur en voor hen is het geen probleem om elk uur iets anders te doen. ‘Makers’ daarentegen werken het liefste in halve dagen of langer.
Om ervoor te zorgen dat de ‘makers’ ook daadwerkelijk iets gedaan krijgen is de oplossing eenvoudig: managers (en klanten) laten de ‘makers’ zoveel mogelijk blokken van 4 uur met rust (tenzij er brand uitbreekt).
Tijdens die blokken kunnen managers met elkaar afspreken en de makers hun werk gedaan krijgen.
Maar zoals Peter Drucker al zei ‘There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.’ Dus het voorkomen van onnodige meetings is nog het beste.
Brad raad daarom aan strenge Meeting Rules te hanteren. Alleen al het implementeren en volgen van dergelijke regels kan vele uren tijdswinst per persoon per week opleveren. Een van de regels is bijvoorbeeld dat meetings standaard 15 (staand), 25 of 50 minuten duren (en dus niet een uur) en dat herhalende meetings zoveel mogelijk voorkomen dienen te worden.
Veel mensen zijn zowel maker als manager en dan is het een kwestie van je dag slim indelen. Dus niet zoals de eerste dag hieronder, maar zoals de tweede:
Op beide dagen heb je precies evenveel beschikbare tijd om iets te creëren, maar toch zal het iedereen meteen duidelijk zijn dat je in de ochtend van de tweede dag echt iets gedaan kunt krijgen en op de eerste dag waarschijnlijk weinig creatief werk zult verzetten.
Brad geeft ook een voorbeeld van zijn gemiddelde dagindeling. Hij zegt geen ochtendmens te zijn, maar begint toch vroeg om zo al veel gedaan te krijgen voordat anderen zijn tijd kunnen ‘claimen’:
E-mail & zoeken naar informatie
Na de M&M’s is e-mail is de grootste productiviteitskiller. Het verschil is echter dat e-mail iets is wat je jezelf aandoet, het is een vrijwillige (en mogelijk dwangmatige) afleiding.
Volgens McKinsey zijn kenniswerkers maar liefst 28 procent van hun tijd kwijt aan het lezen en beantwoorden van email en 19 procent van hun tijd aan het zoeken en verzamelen van informatie:
Zo blijft er uiteindelijk maar 39 procent van de tijd over voor ‘role-specific tasks’, met andere woorden datgene waar je voor betaald wordt.
Er zijn al bekende methodes die de tijd die je kwijt bent aan e-mail minimaliseren, zoals Inbox Zero en enkel op twee of drie vaste momenten per dag je e-mail lezen en beantwoorden. En bij voorkeur is dit niet het eerste wat je ’s ochtends doet, dan begint je dag namelijk al meteen reactief in plaats van proactief.
Als je bijvoorbeeld alleen om 11:00, 13:00 en 16:00 uur je mail leest en beantwoordt, creëer je daarmee al direct een aantal tijdsblokken waarin je in ieder geval niet door e-mail gestoord zult worden.
Sluit je e-mailprogramma of venster ook echt af buiten deze momenten, als het dringend is bellen ze wel of komen ze je aan bureau staan. Dit verlaagt ook nog eens je stressniveau.
Velen zijn wat e-mail verwerken betreft vast al bekend met de ‘Getting Things Done (GTD)’ workflow en Brad heeft dit zelfs als zijn bureaubladachtergrond ingesteld:
Door dit altijd bij de hand te houden of als achtergrond in te stellen werk je snel en effectief door je mail en andere taken heen.
Alternatief voor e-mail
Als je merkt dat een e-mail conversatie meer dan vier keer heen en weer gaat is het waarschijnlijk sneller om even te bellen.
Daarnaast hebben veel tools hebben het al geprobeerd, maar lijkt Slack tot nu toe de meest succesvolle e-mailkiller als het om communicatie binnen teams gaat. De meeste start-ups zweren erbij.
Alternatieven voor Slack zijn onder anderen Salesforce Chatter, Atlassian HipChat en Microsoft Yammer.
De tijd die men kwijt is aan het zoeken en verzamelen van informatie binnen je organisatie kun je aanzienlijk verminderen door het opzetten en onderhouden van een interne wiki, bijvoorbeeld met Atlassian Confluence.
Projectmanagement
Een andere no-brainer is het gebruiken van projectmanagement software. Mocht je alle projectplanning en communicatie nog via e-mail, meetings en Excel (of Google sheets) doen, dan wordt het hoog tijd om een keuze te maken uit een van de volgende tools: Asana, Basecamp, LeanKit, Microsoft Project, Podio, Samepage, Teamwork, Trello of Wrike.
Urenregistratie
Een noodzakelijk kwaad voor de meeste dienstverleners. Zelfs als je niet per uur factureert, wil je wel zicht hebben waar ieders tijd aan besteed wordt en dit kan onder anderen met een van de volgende tools: ClickTime, Harvest, Timesheets, Tsheets en Toggl.
Bestanden opslaan en delen
Zowel voor intern gebruik als voor het delen met klanten gaat dit tegenwoordig uiteraard in de cloud en kan dit onder anderen via Box, Dropbox, Google Drive en Microsoft OneDrive.
Voor grotere bureaus en adverteerders (50+ medewerkers) kan het wenselijk zijn om projectmanagement, urenregistratie, (resource) planning en bestandsdeling in één systeem onder te brengen, zoals Clarizen, Mavenlink of WorkFront.
Notities
Die maak je het liefst ook in de cloud zodat je ze altijd bij je hebt, dit kan onder meer met Evernote, Google Docs, Google Keep en Microsoft OneNote.
Blogs en nieuwsbrieven bijhouden
Blogs kun je het beste met Feedly bijhouden en e-mailnieuwsbrieven kun je ook in je RSS-reader (zoals Feedly) krijgen met Emails 2 RSS.
Customer Support
Maak je (technische) support productiever met een van de volgende tools: Desk, Freshdesk, Groove, LiveAgent, TeamSupport, UserVoice of ZenDesk.
Video & web conferencing
Ook hier zijn weer vele mogelijkheden, ieder zo met hun eigen mogelijkheden en prijskaartje: Adobe Connect, Join.me, Google Hangouts, GoToMeeting, Microsoft Skype, WebEx en Zoom.
Processen
Het uittekenen van interne processen is ook een uitstekende manier om je team productiever te maken, aangezien je hiermee voorkomt dat men steeds opnieuw het wiel uitvindt of inconsistent werk levert.
Zo deelt Brad bijvoorbeeld zijn flowchart om de beslissing te maken of je een proces moet automatiseren of niet:
Dergelijke visualisaties kun je onder anderen met Gliffy, LucidChart, Microsoft Visio en SmartDraw maken.
PPC Tools
Tot nu toe was dit artikel eigenlijk voor iedereen die op kantoor werkt van toepassing, maar gelukkig komen ook de liefhebbers van PPC tools aan hun trekken. Standaard tools als Excel, Editor, bid management software en de hulpmiddelen van Google en Bing zelf worden hierbij overgeslagen, de focus ligt op niche tools, die zich richten op specifieke aspecten van PPC.
Brad deelde ook onderstaande slide waaruit blijkt dat het gebruik van tools de afgelopen jaren sterk is toegenomen en logischerwijs toeneemt naarmate er meer zoekwoorden beheerd worden:
Voor serieuze adverteerders en bureaus is het aan te raden uit elke onderstaande categorie minstens een van deze tools te gebruiken om zo je productiviteit en resultaten te verbeteren. Er zijn uiteraard nog veel meer tools en voel je vooral vrij om deze als reactie te plaatsen!
- Ad Testing: AdAlysis, Boost Media
- Competitive Research (Search): AdGooroo, SEMrush, The Search Monitor
- Competitive Research (Display): Adbeat, Google AdSense Sandbox, Moat, WhatRunsWhere
- Keyword research: Keyword Studio, Übersuggest
- Reporting: Dashthis, Ninjacat, Swydo
- Quality Score & Optimization: Optmyzr, Tenscores
- Website Analysis & Testing: Hotjar, Optimizely, Unbounce, Visual Website Optimizer
Voor nog meer tools en productiviteitstips is de presentatie van Brad Geddes is hier te downloaden: Indispensable PPC Tools.
Alle overige beschikbare presentaties van Hero Conf 2016:
Gerelateerde special
Deel dit bericht
Plaats een reactie
Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond
2 Reacties
Sjoerd
Bedankt voor het geweldige overzicht!
Philip
Ik ben zelf een fan van de mail rule “CC mail niet in inbox”. Ik lees de mails, waarin ik in cc sta, niet dagelijks maar op geplande momenten van de week. Je zult verbaasd zijn hoeveel tijd dit schilt en vermindert ook de mail stress.