-

Hoe je grip krijgt op snelgroeiende IT-uitgaven

IT-uitgaven blijven naar verwachting groeien voor zowel grote als kleine bedrijven. En ook nu al maken IT-kosten een behoorlijk deel van de omzet van veel bedrijven uit. Inzicht in en grip op die kosten is dus belangrijk. Dat is te bereiken met goede inventarisaties, overzichten en planning.

IT-uitgaven zullen naar verwachting groeien met 5,5%. Software en SaaS worden voorspeld het snelst te groeien: 9,8% in 2022 en 11,8% in 2023. Dit maakt software een van de hardst groeiende productcategorieën in de IT-sector. In 2021 had de SaaS-markt een waarde van $143,77 miljard en deze markt wordt verwacht te groeien naar een waarde van $720,44 miljard tegen 2028, met een samengestelde jaarlijkse groei van 25,89%.

Tegelijkertijd staat een krimp in de economie voor de deur die gepaard gaat met een slecht beursklimaat. Nederlandse investeerders waarschuwen voor een lastige economische periode waarin winstgevendheid belangrijker wordt dan groei. Organisaties hebben hierdoor de neiging om te gaan besparen op essentiële onderdelen, zoals we hebben kunnen zien aan recente ontslagrondes. Dit maakt het des te belangrijker je IT-budget nu veilig te stellen.

IT nog noodzakelijk?

Toen IT in opkomst was, werden investeringen in IT gezien als noodzakelijk. Tegenwoordig, met name in bedrijven waar het wordt gezien als ondersteuning van de bedrijfsvoering, wordt het meer gezien als kostenpost. Hierom worden IT-kosten vooraf vastgelegd en is het budget vaak niet variabel. Met name als de organisatie groeit, groeien de IT-kosten mee. Hoe zorg je voor een accuraat IT-budget?

In dit artikel bespreek ik de uitdagingen die gepaard gaan met het opstellen van een IT-budget en tips over hoe je deze kunt overkomen, om op die manier je IT-budget veilig te stellen. Omdat software- en SaaS-uitgaven het snelst groeien, zal de focus liggen op deze uitgaven en het budgetteren hiervan.

Waarom groeien met name software- en SaaS-kosten?

CIO’s verwachten dat IT-budgetten in 2022 wereldwijd met 3.6% zullen groeien, de snelste jaarlijkse groei in meer dan 10 jaar. Investeringen zullen met name worden gedaan in SaaS. De kosten zullen dan ook stijgen. In voorgaande jaren waren bedrijven huiverig als het aankwam op het zich binden aan één leverancier als het gaat om SaaS-investeringen.

Tegenwoordig doen ze dit wel, vanwege de grote voordelen op korte termijn. Eén leverancier kan services bieden aan organisaties wat kosteneffectiviteit en snelheid in het leveren van producten aan de markt betreft. Het uitbesteden en zich binden aan één leverancier geeft de interne medewerkers meer tijd om zich op andere taken te concentreren. Maar hoe verantwoord je de groei van deze kosten en dus de vraag om een hoger IT-budget?

Tot welke afdeling behoren IT-kosten?

MKB-bedrijven besteden 6,9% van hun omzet aan IT, voor grotere bedrijven is dit 4.1%. Hoe verantwoord je dat IT-kosten zo’n groot aandeel van de omzet vormen? Het gaat allemaal om stakeholder-management. Creëer zoveel mogelijk begrip en wek zo min mogelijk weerstand op. Schrijf de kosten dus toe aan de juiste afdeling. Op deze manier zijn het geen generieke ‘IT-kosten’ maar kosten voor het functioneren van een afdeling. Hierdoor kun je je budget beter verantwoorden.

Begin bij wat je al hebt: evalueer je bestaande IT-middelen

Je huidige IT-middelen bestaan uit alle hardware, software, systemen, applicaties, databases en netwerkapparatuur van je bedrijf. Bij het evalueren van deze bestaande middelen krijg je inzicht in wat er momenteel gebruikt wordt en hoe. Dit helpt je te bepalen of de hardware die je hebt je toekomstige IT-initiatieven kan ondersteunen of dat je upgrades of aankopen moet doen. Het eerste dat je kunt doen, is een volledige audit van bestaande IT-infrastructuur uitvoeren. Dit omvat het maken van een inventaris van de software- en hardware activa van je bedrijf. Je zult veel details in deze inventarissen willen opnemen, met een lijst van patchdatums, locaties, garanties, licenties, kosten en leveranciersinformatie.

Door je infrastructuur te controleren, weet je wanneer je kunt budgetteren voor upgrades, updates en vervangingen. Computers bijvoorbeeld, hebben over het algemeen een levenscyclus van vijf jaar, gedekt door fabrieksgaranties. Begrijpen waar je computers zich in die levenscyclus bevinden, is belangrijk om te weten wanneer het tijd is voor een harwarevernieuwing. Als je deze scenario’s niet goed hebt begroot, vergroot je het risico op uitvaltijd en productiviteitsverlies.

Maak onderscheid tussen vaste kosten en investeringen

Vaste kosten gaan om de korte termijn, binnen één jaar. Investeringen gaan om de lange termijn, langer dan één jaar. IT-kosten betreffen niet slechts kosten voor de aanschaf, maar ook voor het onderhoud, zoals regelmatige updates. Dit is vaak ook een grote kostenpost. Bedrijfseigenaren hebben dan ook de neiging om upgrades of vervangingen uit te stellen om kosten te verlagen en te investeringen in andere dingen, in plaats van het optimaliseren van de IT-infrastructuur.

Het uitstellen van upgrades en vervangingen kan op korte termijn een besparing opleveren. Het betekent echter ook dat je voor de langere termijn grotere risico’s moet nemen met je IT-beveiliging en prestaties door verouderde hardware of software te gebruiken. Investeren in goede software is dan ook belangrijk. Veel organisaties zien het verschil niet tussen onkosten (vaste lasten) en investeringsbudgetten. Zorg voor onderscheid tussen je vaste kosten en investeringen om te zien waar je budget heen gaat.

Accepteer dat IT-kosten grotendeels flexibel zijn

Schrik niet als je IT-kosten stijgen op het moment dat je business groeit. Zodra je afschaalt zijn deze kosten ook gemakkelijk af te schalen. Houd wat ruimte in het budget voor een stijging van de IT-kosten, vooral als je een groei van de organisatie verwacht. Zorg ervoor dat je budget de bedrijfs- en afdelingsdoelstellingen weerspiegelt. Ondernemers kunnen echter wel de tijd nemen om hun IT-budget in de loop van het jaar regelmatig te herzien. Door vaker controles in hun IT-budget uit te voeren, kunnen bedrijven vroegtijdig problemen of onverwachte uitgaven identificeren en ervoor zorgen dat ze op elk moment over voldoende kapitaal beschikken om aan hun behoeften te voldoen. De makkelijkste optie is misschien wel het doorschuiven van een IT-budget. Dit kan echter de groei aardig belemmeren, omdat hierbij geen rekening wordt gehouden met de veranderingen in het bedrijf van het ene jaar op het andere.

Factoren als de grootte van je bedrijf, de organisatiestructuur en beschikbare technologie spelen allemaal mee in de constant veranderende IT-behoeften.. Een van de belangrijkste dingen die je voor je bedrijf kunt doen, is elk aspect van je IT-budget controleren, zodat je weet wat je werkelijk financiert en waar je bij elke budgetcyclus wijzigingen moet aanbrengen. Als je slechts om de 12 maanden je IT-budget bijwerkt, drijf je de kosten op en verspil je dus geld.

In de loop der tijd kunnen zich nieuwe trends en technologieën ontwikkelen, waarop je het IT-budget moet aanpassen. Het is daarom belangrijk om je budget minstens op kwartaalbasis te herzien en waar nodig wijzigingen aan te brengen – of het nu gaat om het implementeren van nieuwe initiatieven of het opnieuw toewijzen van middelen tot succesvolle projecten. Door je budget regelmatig bij te werken, voorkom je ook dat je wordt overrompeld door een stijging van de kosten, wat een aanzienlijke impact kan hebben op het bedrijfsresultaat van je organisatie.

Tussentijds aanpassen van je budget

Het bewaken en aanpassen van het budget gedurende het hele jaar is een zeer efficiënte manier van bedrijfsvoering die kan leiden tot een verbeterde productiviteit en hoger rendement. Dit wordt door veel bedrijven echter niet gedaan vanwege technologische beperkingen en handmatige handelingen die nodig zijn om actuele cijfers en budgetten samen te voegen. Door je budget het hele jaar door te bewaken, kun je deze aanpassen aan de bedrijfsdoelen.

Een grote belemmering voor budgettering is de technologie, of het gebrek daaraan, die bedrijven gebruiken om hun budgetten up-to-date en geoptimaliseerd te houden. Veel bedrijven doen niet hetgeen dat nodig is om actuele cijfers en budgetten samen te voegen of technologieën te implementeren om het budgetteringsproces te optimaliseren. Tenzij een organisatie klein is en de groei zeer voorspelbaar is, is continue planning essentieel. Bij continue planning wordt op zijn minst maandelijks het budget versus het werkelijke afwijkingsrapport beoordeeld. Organisaties kunnen daarnaast ook plannen om de projecties voor de resterende maanden opnieuw op elkaar af te stemmen en ‘wat als’-scenario’s uit te voeren om strategieën te bedenken en te plannen voor toekomstige groei. Omdat zulke budgettering een tijdrovend handmatig proces is, maken veel bedrijven geen prognoses.

Groei van software- en SaaS-kosten zoveel mogelijk beperken

Probeer een balans te vinden tussen eventuele kortetermijnwinsten van kostenbesparingen versus het langetermijneffect in relatie tot de strategie, behoeften en vooruitzichten van het bedrijf. Tegelijkertijd remmen de kortetermijnbesparingen het groeipotentieel van de onderneming af. Het voorkomen van onnodige kosten is natuurlijk een voor de hand liggend startpunt, waarbij het risico op het verminderen van de groei van het bedrijf door te snijden in de kosten het laagst is. Om ervoor te zorgen dat je je SaaS-kosten zoveel mogelijk kunt beperken terwijl je bedrijf groeit, kun je hiervoor een SaaS-beheerplatform in de arm nemen.

Elk bedrijf wil de bedrijfsvoering verbeteren en de winst en efficiëntie maximaliseren. Het gebruik van elektronische inkoop (e-procurement) kan een handige manier zijn om dit te bereiken. E-procurement is een B2B-proces, waarbij bedrijven goederen en diensten kopen en verkopen via internet. Dit vindt plaats in een gesloten systeem, waardoor alleen geregistreerde gebruikers toegang hebben.  Wanneer bedrijven goederen online kunnen kopen en verkopen, hebben ze toegang tot een breed scala aan leveranciers en kopers en kunnen ze transacties sneller afronden. Processen worden geautomatiseerd en gemonitord waardoor je tijd en geld bespaart, en je toegang tot groot aanbod aan goederen en diensten hebt. E-procurement biedt vaak goede tracking en rapportages over inkoopgegevens, wat zorgt voor transparantie. Zo zorg je voor de groei van je bedrijf en beperk je SaaS-kosten zoveel mogelijk.

Over de auteur: Marc Tromp is Country manager Benelux bij Sastrify.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.

Deel dit bericht

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond