Hoe maak je een bedrijf echt data-driven?

Drie op de vijf medewerkers zijn niet in staat om beslissingen te nemen gebaseerd op data, ondanks de populariteit van Business Intelligence-tools. Hierdoor lopen ze belangrijke inzichten mis. Hoe zorg je ervoor dat je bedrijf nu wel echt ‘data-driven’ wordt? 

Bedrijven kunnen het werk van collega’s een stuk makkelijker maken door de strategie te baseren op de analyse van data. Het doel is om data de basis te laten zijn van alle belangrijke processen, en deze data ook inzichtelijk te maken. Elke medewerker kan dan informatie verwerken, interpreteren en delen.

In een data-cultuur zijn data de belangrijkste bron van communicatie en het startpunt bij het nemen van beslissingen. Door dit na te streven, hebben medewerkers niet alleen een duidelijker beeld van de impact van hun eigen werk, maar ook van het werk van het hele team. Beslissingen worden niet meer genomen op basis van buikgevoel, maar na een gedetailleerde analyse van bestaande gegevens.

Data-democratisering

Om zo’n data-cultuur te realiseren, is het ten eerste noodzakelijk dat medewerkers toegang krijgen tot de data die ze nodig hebben om hun werk te doen: data-democratisering. Ook moeten ze deze data eenvoudig kunnen analyseren en, indien nodig, delen. 

Als gegevens in een ruwe en complexe vorm blijven, is het voor veel mensen niet bruikbaar. De tools die op de markt beschikbaar zijn, moeten dus de vertaalslag maken naar leesbare output. Dit is cruciaal. De acceptatiegraad van BI-tools stagneert echter onder zakelijke gebruikers op gemiddeld 34 procent (bron: Gartner). De verklaring daarvoor is simpel: de tools zijn oorspronkelijk gebouwd voor data-experts, die veel meer complexiteit en details gewend zijn dan de gemiddelde zakelijke gebruiker. In veel bedrijven zijn er dus nog steeds vaak maar een handjevol mensen in staat om de data op te halen, terwijl ze in het hele bedrijf nodig zijn. Het leidt ertoe dat gegevens vaak blijven steken in onleesbare tabellen en ze niet gebruikt worden. 

Data-storytelling 

Om de gewenste data-democratisering te bereiken, is de overgang naar een data-cultuur makkelijker te maken door middel van storytelling. Dit is gebaseerd op het eeuwenoude principe dat mensen elkaar verhalen vertellen om informatie over te brengen. 

Data storytelling is het visualiseren van data in verhalen, waarin verschillende datapunten als het ware de karakters in het verhaal vormen. Dit wordt weergegeven in een met menselijk perspectief verrijkt dashboard: er wordt rekening gehouden met context en het ‘publiek’: de eindgebruiker van die data. Een data storytelling dashboard bevat daarom niet álle data, maar alleen de voor de gebruiker relevante data. 

Door data om te zetten in verhalen worden het begrip en het gebruik ervan versterkt. Er is geen data-expertise nodig. Iedere collega, van welke afdeling dan ook, kan verhalen begrijpen. 

Een succesvol data-project

Als iedereen in de organisatie toegang heeft tot informatie, deze begrijpt en deze kan delen, wordt data onderdeel van het bedrijf. Om vervolgens succesvol aan de slag te gaan met data, is er een aantal ‘regels’. 

1. Het uitgangspunt is dat er een gemeenschappelijke visie is die wordt erkend en gerespecteerd door iedereen. Een succesvol data-project is een nuttig project, een project dat een echt doel dient met een meetbare return on investment. Het is van belang dat een specifiek probleem of behoefte gedefinieerd wordt, waarvoor tijdens het project wordt geprobeerd een oplossing te vinden. Het aanwijzen van het doel van een project geeft een belangrijk kader waar je op terug kunt vallen wanneer er bepaalde beslissingen moeten worden genomen.
2. Er zijn vier betrokken actoren: de sponsor als motivator, de eindgebruiker(s) om het doel scherp te houden, de dataspecialist die het project van de juiste data voorziet en de projectmanager die de voortgang bewaakt. Elk van deze mensen is dus verantwoordelijk voor een specifiek onderdeel van het project, samen maken ze keuzes uit de verschillende opties die in de loop van een project naar voren komen.
3. De benodigde data moeten gemakkelijk toegankelijk, helder en goed geformatteerd zijn om effectief te kunnen worden gebruikt in een project.
4. Uitstekende communicatie zodat iedereen op dezelfde golflengte zit.
5. Een duidelijke methodologie zodat iedereen op eenzelfde manier handelt. Deze methodologie van het project moet bij iedereen bekend zijn, worden geaccepteerd en nageleefd. Dit zorgt ervoor dat een project niet meer tijd in beslag neemt dan noodzakelijk. Als deze methodologie gebaseerd is op een agile methode zijn regelmatige follow-ups belangrijk en wordt er gewerkt in sprints/iteraties. 

Data storytelling zorgt voor inzicht 

Data storytelling doet wat business intelligence tot nu toe verzaakte: op een begrijpelijke manier data verstrekken waar alle bedrijfsonderdelen daadwerkelijk iets mee kunnen in de dagelijkse praktijk. Daarmee ligt data storytelling aan de basis van het realiseren van een data-cultuur, waarbij een bedrijf datagedreven functioneert en iedere medewerker datagedreven beslissingen kan maken. 

Over de auteur: Yann Toutant is Country Manager Benelux bij Toucan Toco