Hoe meet je of je organisatie digitaal bijblijft?

Veel werknemers ervaren stress van al de vernieuwingen op de digitale werkplek. Bestuurders zien veelal de noodzaak om IT aan te schaffen en mee te gaan met de tijd, maar worstelen met beleid om collega’s succesvol de IT-producten te laten omarmen.

Budget, KPI’s en ROI-verwachtingen rondom software-adoptie zijn lastig concreet te maken en worden nu vaak op projectbasis ingezet. De twee metrics Digital Skills Uplift en Recurring Digital Skilling maken inzichtelijk hoe je tot een succesvolle digitaal werkende organisatie komt, en dat kunt behouden.

Groeipijn: wel willen verbeteren, maar het niet altijd kunnen

AI introduceren op de digitale werkplek staat op bijna ieders wensenlijstje. De aanschaf is simpel. De praktijk is ingewikkeld: zo zijn bij veel organisaties de data onvoldoende op orde doordat collega’s bestanden rommelig opslaan, waardoor AI bijvoorbeeld toegang krijgt tot ongewenste data, tot dubbele data of tot gevoelige data, en heerst er angst en onwetendheid rondom AI bij collega’s. Hierdoor blijkt het beloofde rendement van AI vaak verre van gerealiseerd te kunnen worden.

Men komt er steeds meer achter dat om AI succesvol te introduceren, het essentieel is om eerst de digitale basis op orde te brengen: veilig en zorgvuldig digitaal samenwerken en een basis digitaal kennis- en vaardigheidsniveau bij collega’s zijn hiervoor essentieel. Door dit soort innovaties groeit de noodzaak om meer grip te krijgen op het digitale niveau van collega’s. Maar waar te beginnen?

In de eerste plaats: de adoptiebasis op orde

Om adoptie tot een succes te brengen is er ten eerste een team met collega’s nodig. Dit team moet beschikken over de juiste expertise (communicatie, IT en collega’s uit de business). Goed gebruik van software is inmiddels cruciaal voor het behalen van succes voor de organisatie. Het digitale basisniveau moet dus aansluiten op de organisatiedoelstellingen: het team moet hiervoor een digitaal basisniveau opstellen per doelgroep. Organisatiedoelstellingen zoals werken conform wet- en regelgeving, efficiëntie verhogen, medewerkertevredenheid kunnen terugkomen op dit digitale basisniveau.

Digital Skills Uplift: collega’s op een basis- en op een ambitieniveau krijgen

De metric Digital Skills Uplift toont in zijn algemeenheid aan wat het verschil is tussen het huidige vaardighedenniveau van collega’s, het gedefinieerde basisniveau en het ambitieniveau. Hiervoor is het noodzakelijk om het huidige vaardighedenniveau van collega’s in kaart te brengen. Helaas zien we in de praktijk dat veel organisaties geen zicht hebben op het digitale vaardighedenniveau van hun medewerkers.

Dit is echter cruciaal voor de ontwikkeling van een investeringsplan waarin gekeken wordt welke middelen ingezet kunnen worden om collega’s op het juiste niveau te krijgen. Het is een investering die de moeite waard is: software krijgt continu updates, er ontstaan nieuwe veiligheidsrisico’s, en als je niet investeert vergroot de vaardighedenkloof zich vanzelf. Hoe hoger het basisniveau dus is, des te sneller omarmen medewerkers vernieuwingen en verbeteringen op de digitale werkplek en verminder je veiligheidsrisico’s.

Om collega’s op het basisniveau te laten komen is het belangrijk om de juiste middelen aan te laten sluiten op de juiste doelgroep: veel mensen leren gemakkelijk via e-learningvideo’s, terwijl om andere collega’s over de streep te trekken een live training verstandig is. Om grip te houden op de uitvoering zou je een dashboard kunnen opstellen waarin de Digital Skills Uplift als kernmeetwaarde gebruikt wordt. Dit dashboard moet inzichtelijk maken hoe je de vaardigheden en kenniskloof verkleint per doelgroep.

Afgezien van dit basisniveau kan er ook een ambitieniveau neergezet worden. Op sommige vlakken wil je als organisatie wellicht excelleren om je concurrentiepositie te vergroten.

Recurring Digital Skilling: welke continue investering is noodzakelijk om succesvol te blijven?

Software blijft zich continu ontwikkelen. Om hier het maximale rendement uit te halen dien je ook op een meer voortdurende basis in je medewerkers te blijven investeren. Het beleid dat je hebt opgesteld dient dus met regelmaat een update te krijgen: klopt het basisniveau en het ambitieniveau nog?

Afgezien van het ‘vaste beleid’ is een continue aanpak nodig. Onderdeel van deze aanpak is een analyse per doelgroep die aangeeft hoe regelmatig de digitale werkzaamheden van medewerkers veranderen. Op basis hiervan wordt duidelijk hoeveel aandacht een doelgroep nodig zal blijven hebben om optimaal te presteren en welke ROI hier tegenover staat. Met deze Recurring-Digital- Skilling-metric kan er dus een investering berekend worden om collega’s bij te laten blijven en kan er gericht gebudgetteerd en gemeten worden.

Op beleidsniveau zijn dit belangrijke uitgangspunten. In de uitvoering zijn vanzelfsprekend ook softe zaken als communicatie en sponsorship essentieel om adoptie te laten slagen. Veel medewerkers voelen zich nauwelijks betrokken bij IT-veranderingen en een grote groep medewerkers vindt IT niet gemakkelijk in het gebruik. Kortom, er is genoeg werk aan de winkel.

Over de auteur: Sjoerd Koolen is CEO en Co-founder van WorkplaceBuddy.