Meer bedrijven declareren via smartphone

Een zakenreis of hotelovernachting declareren bij de baas gebeurt steeds minder vaak met papieren bonnetjes. In plaats daarvan gebruiken medewerkers een app op hun telefoon. Dat gaat sneller, creëert overzicht en kan bovendien fraude tegengaan.

Werkt in 2015 nagenoeg 70 procent van de bedrijven met papieren bonnetjes om treinkaartjes en zakelijke diners te vergoeden, in 2018 gaat dit nog maar om 13 procent. In plaats daarvan gebruikt inmiddels meer dan de helft van de bedrijven een softwareapplicatie, volgens jaarlijks onderzoek van PayStream Advisors.

Markt voor declaratiesoftware groeit

Om geld naar vrienden over te maken of belangrijke documenten te scannen gebruik je tegenwoordig je telefoon, dus waarom niet ook om reiskosten bij je baas te declareren? Om deze reden zijn er de afgelopen jaren diverse declaratie-apps op de markt gebracht. Denk bijvoorbeeld aan apps van zorgverzekeraars om medische rekeningen te scannen met de camera op je smartphone.

De markt voor declaratiesoftware groeit snel: naar verwachting is zij in 2025 wereldwijd bijna 6 miljard euro waard, waar de marktwaarde in 2017 op zo’n 2 miljard euro stond. Ook binnen Exact heeft dit onderwerp veel aandacht. In januari werd marktleider SRXP overgenomen en diens functionaliteiten worden op korte termijn in onze systemen geïntegreerd.

Declareren op weg naar huis

Dat declaratie-apps in populariteit groeien, heeft waarschijnlijk te maken met de enorme tijdswinst. Onder de ruim 175 bedrijven die Aberdeen Group wereldwijd onderzocht, waren gebruikers van een mobiele app voor 65 procent minder kwijt aan proceskosten dan bedrijven die handmatig declareren. Met andere woorden, de kosten per declaratie zijn meer dan gehalveerd.

Medewerkers zijn geneigd sneller te declareren als het hen zo makkelijk mogelijk wordt gemaakt. In plaats van bonnetjes op te sparen en deze eens in het halfjaar te verwerken, kun je een rekening dezelfde dag nog indienen. Ook de verwerking gaat sneller, omdat deze apps direct kunnen linken aan je zakelijke creditcard en boekhoudsysteem. Zakelijke uitgaven worden daardoor in real-time inzichtelijk gemaakt.

Fraude door medewerkers voorkomen

Hetzelfde onderzoek door Aberdeen concludeerde dat medewerkers van bedrijven met declaratiesoftware zich vaker aan de regels houden. Oftewel, medewerkers zullen minder snel valse reiskosten declareren of dure hotelovernachtingen buiten kantoortijden laten vergoeden.

Een handvol kilometers bovenop de reiskostenvergoeding is normaal gesproken ook lastig te achterhalen. Vaak gaat het om variabele bedragen die worden vergoed, en zijn per medewerker verschillende regelingen van toepassing. Hoewel analyse en monitoring met declaratiesoftware de meest effectieve fraudebestrijder blijkt volgens de Association of Certified Fraud Examiners – schade wordt met 50 procent beperkt en de fraudeduur wordt meer dan gehalveerd – wordt dit door bedrijven het minst gebruikt.

Een medewerker die te dure etentjes declareert is er niet meer bij, omdat een app alleen correcte declaraties verwerkt. Zo kun je vooraf regels instellen waar een declaratie aan moet voldoen, zoals wie wat mag declareren en voor welk maximaal bedrag. Is hier niet aan voldaan, dan wordt de foute declaratie automatisch teruggestuurd naar de indiener. Gezien bedrijven naar schatting 5 procent van hun jaaromzet verliezen aan fraude door medewerkers, is overzicht en controle ten aanzien van je declaraties dus geen overbodige luxe.

Real-time onkostenbeheer voor het MKB

Fraude door medewerkers even daargelaten – een live overzicht van je onkosten is waardevol op zichzelf. Je kan makkelijk beoordelen waar de grote kostenposten zitten en of een budget overschreden wordt. Op basis van real-time informatie kun je je beleid hier strategisch op aanpassen.

Om het inzicht in je cashflow op deze manier te verbeteren, moet je declaratie-app wel gekoppeld zijn aan je boekhouding. Niet elke app biedt dit automatisch aan, waardoor je declaraties moet exporteren of apart zult moeten koppelen.

Declaratiesoftware was aanvankelijk alleen voor grote bedrijven weggelegd, maar door laagdrempelige cloudapplicaties wordt het steeds meer gebruikt door het midden- en kleinbedrijf. De investering van het MKB in declaratie-apps groeit naar schatting ruim 14 procent per jaar tussen 2017 en 2025, en is over zes jaar wereldwijd meer dan 1,3 miljard euro waard.