Ship-from-store: 12 voordelen & uitdagingen

Ship-from-store lijkt relevanter dan ooit. Door fysieke winkels om te vormen tot mini-distributiecentra (vooral in gebieden met een hoge bevolkingsdichtheid) zijn retailers in staat om hun aanwezigheid van fysieke winkels te gebruiken om sneller en duurzamer hun online orders af te handelen. 

Er is veel over geschreven, maar slechts een handvol retailers heeft daadwerkelijk de stap ondernomen om op deze manier hun online & offline verkoopkanalen te combineren. Maar tijden zijn veranderd en retailers lijken nu gedwongen snel te moeten veranderen vanwege het (gedeeltelijk) moeten sluiten van hun winkels als gevolg van COVID-19.

Maar ook zonder (gedeeltelijke) sluiting van winkels zien steeds meer retailers in dat hun offline aanwezigheid hen een unieke voorsprong geeft op pure players. Misschien wel het beste voorbeeld van deze trend is de opkomst van Click & Collect, waarbij sommige retailers meer online orders zien die in de winkel worden opgehaald dan naar huis-adressen worden verstuurd. 

Bedrijven zoals G-Star, Nordstrom en Praxis zetten ship-from-store al enkele jaren op verschillende manieren in. In dit artikel zullen we enkele van de voordelen van ship-from-store verkennen, evenals de uitdagingen die gepaard gaan met deze nieuwe benadering van de retail supply chain.

Voordelen

1. Snelheid: groene same-day levering met lokale vervoerders

Je kan prima uit de voeten met je normale (inter)nationale vervoerder als je vanuit je winkels gaat verzenden. Dan verstuur je alsof je verstuurt uit je centrale magazijn. Maar er is meer. Omdat winkels vaak dichter bij je klant zitten dan distributiecentra, heeft de voorraad in de winkel al het grootste deel van de weg naar de consument afgelegd. Dit creëert de unieke mogelijkheid om te verzenden met lokale vervoerders, waardoor het verzendproces sterk wordt versneld. Binnen stedelijke gebieden is levering binnen het uur inmiddels zeer goed mogelijk. Bovendien wordt door het gebruik van bijvoorbeeld fietskoeriers de milieu-impact van elke levering aanzienlijk verminderd (een andere mogelijkheid is het gebruik van een je eigen lokale wagenpark). Deze aanpak maakt same-day delivery verrassend kostenefficiënt, met verzendkosten die dicht bij die van normale zendingen liggen. 

2. Minder voorraadmutaties, minder uitverkoop

Het is heel gebruikelijk dat producten in de ene winkel goed verkopen, terwijl ze in de andere winkel vrijwel onaangeroerd blijven. Meestal zal deze ‘slapende’ voorraad worden verplaatst naar die winkels die het kunnen verkopen, of anders zal het in de uitverkoop gaan. Het feit dat de voorraad in alle winkels beschikbaar is voor online consumenten, vermindert de noodzaak om de voorraad te verplaatsen of af te waarderen. De slapende voorraad wordt eenvoudigweg gebruikt om online bestellingen uit te voeren. Net zo belangrijk: wanneer een artikel op de ene winkel locatie niet op voorraad is, betekent de ‘single- view-of-the-stock’ die nodig is voor ship-from-store dat klanten of medewerkers gemakkelijk online kunnen bestellen vanuit een andere locatie. Hierdoor hoef je geen “nee” te verkopen aan de consument. Ook betekent ship-from-store dat retailers minder voorraad apart hoeven te reserveren in een centraal magazijn voor online verkoop.

3. Geen onnodige douane-kosten

Voor brands & retailers die internationaal opereren kunnen douanekosten -en regelgeving  een uitdaging zijn. Voor het verzenden van orders buiten de grenzen van de EU zijn er douaneformulieren nodig, wat veel tijd kost om in te vullen. Belangrijker nog, uw klant wordt vaak geconfronteerd met onverwachte douanekosten en vertragingen. Dit verklaart waarom brands & retailers die geen lokale magazijnen hebben, steeds vaker overgaan tot ship-from-store, zodat niet op elke individuele order apart douane-kosten hoeven worden gerekend. 

4. Het creëren van een echte omnichannel-mentaliteit

Voor winkelmedewerkers was het even wennen. Misschien zelfs nu nog. Nu de verkoop van de winkelvloer wegstroomt, vinden velen het moeilijk om de online activiteiten van hun werkgever te omarmen. Door uw medewerkers online bestellingen te laten uitvoeren, neemt u mogelijk een aantal van deze gevoelens weg. Het verbindt hen direct met online consumenten en maakt de weg vrij voor een echte omnichannel-mentaliteit.

5. Online groei met bestaande fysieke infrastructuur

E-commerce staat nog steeds in de kinderschoenen. Voorspellingen voor 2020 (van vóór COVID-19) gaven aan dat e-commerce naar verwachting ongeveer een derde van alle retailverkopen zal vertegenwoordigen. Dat betekent dat u vroeg of laat ruimte tekort komt in uw bestaande magazijn(en). Door een deel van uw online volume in te vullen vanuit winkels neemt u, in ieder geval tijdelijk, de druk op uw normale magazijn weg.

6. Verhoogde capaciteit om aan de online vraag van peak season te voldoen

Aangezien de meeste brands & retailers op dit moment elke dag “peak season” aantallen draaien, biedt ship-from-store de mogelijkheid om beter aan de vraag te voldoen in tijden als deze (of het normale peak season in een wereld na COVID-19). Aangezien maar liefst de helft van de jaarlijkse online verkoop in een venster van amper twee maanden plaatsvindt, draaien uw magazijnen vaak op maximale capaciteit. Het opzetten van winkels als lokaal magazijn geeft u de flexibiliteit om deze piekmomenten aan te kunnen zonder extra capaciteit in uw centrale magazijn te hoeven opschalen. 

Uitdagingen 

1. Het creëren van single-view-of-stock

De grootste uitdaging bij de implementatie van een ship-from-store strategie is het creëren van een single-view-of-stock. Met andere woorden: actuele voorraadinformatie op elke winkel locatie, op elk product. Het creëren van dit overzicht houdt in dat u al uw voorraad databases aan elkaar koppelt en dat u elke mutatie in realtime kunt volgen. Elke verkoop in de winkel moet bijvoorbeeld direct worden geregistreerd.

2. Het toewijzen van orders aan winkels

Om lokaal orders te verzenden vanuit winkels, bijvoorbeeld met behulp van fietskoeriers, is het belangrijk om af te spreken wie dit bepaald. In de ideale situatie laat je dit over aan de klant zelf. Op basis van zijn locatie en de beschikbaarheid van een product op een bepaalde locatie in de buurt zal een klant beslissen of hij al dan niet wil kopen. Het wordt ingewikkelder als je winkels gebruikt voor grotere regio’s of zelfs internationale verzendingen. In dat geval is een order management systeem nodig, dat orders toewijst aan winkels op basis van een complexe set van variabelen. Om fouten te voorkomen, moet een winkel vrij zijn om een bestelling te weigeren. Ook moet de tool bij het toewijzen van een bestelling die uit meerdere producten bestaat, proberen de bestelling aan te bieden aan een winkel met de volledige inhoud. Hoewel deze technologie zijn intrede doet in moderne WMS-systemen, worden veel retailers geconfronteerd met het maken van maatwerkoplossingen.

3. In-store infrastructuur

Voor een succesvolle in-store uitvoering is een bepaalde infrastructuur nodig. Zowel fysiek als digitaal. Ten eerste heeft elke winkel toegang nodig tot het order management systeem om te zien of er orders aan hen worden toegewezen. Eenmaal geaccepteerde medewerkers hebben een tool nodig om orders te picken. Een traditionele magazijn terminal kan worden gebruikt, maar ook ‘prosumer’-oplossingen zoals een tablet of smartphone kunnen worden overwogen. Eenmaal gepickt moeten de medewerkers verzend-labels kunnen afdrukken en zorgen voor pick-up. Dit vereist software voor het beheer van de levering die is aangesloten op een thermische labelprinter. Als alternatief kan ook een pakbon naar de winkels worden gestuurd die als picklijst kunnen worden gebruikt. Tot slot moet u ervoor zorgen dat u de winkels voorziet van degelijk verpakkingsmateriaal.

4. Training van winkelmedewerkers

Het verzamelen en verpakken van online bestellingen is anders dan het verkopen in de winkel. Hoewel het geen rocket science is, moet u uw medewerkers wel goed opleiden. Dit omvat een protocol voor het picken, het dubbel controleren van de inhoud van de orders en het correct verpakken van de orders voor verzending. Het loont om vooruit te plannen zodat teams bijvoorbeeld voor de Sinterklaas -en Kerstperiode volledig is ingewerkt.

5. Afspraken met vervoerders

Voor ship-from-store heeft u een vervoerder nodig om bestellingen op te halen. In de meeste gevallen moet u kunnen vertrouwen op uw vaste vervoerder(s) om dit te doen. Wees u ervan bewust dat pick-ups op meerdere locaties, in plaats van alleen uw gecentraliseerde magazijn, invloed kunnen hebben op de verzendkosten. Om deze reden zou men ook kunnen streven naar een gelokaliseerde aanpak, waarbij winkels online bestellingen voor de omliggende stad/regio uitvoeren. In elk geval wordt een multi-carrier aanpak geadviseerd, zodat u in staat bent om de beste (hyper)lokale vervoerders te gebruiken die beschikbaar zijn in elk van uw regio’s.

6. Compensatie van de juiste mensen

Dit klinkt nogal abstract, maar veel retailers worstelen met het compenseren van de juiste mensen en/of afdelingen voor een online verkoop. Vooral wanneer er sprake is van een franchisestructuur of wanneer online en offline retail afzonderlijke entiteiten binnen het bedrijf zijn. Denk dus, voordat u een strategie voor ship-from-store uitrolt, na over hoe uw individuele winkels profiteren van de uitvoering van online bestellingen. Misschien moet u zelfs de individuele bonussen die u aan uw verkoopmedewerkers geeft, opnieuw beoordelen. Bepaal ook of u wilt dat winkels ook delen in de kosten van het ‘ship-from-store’ concept en hoe zij hier aan bijdragen.

Uniek voordeel

Gedwongen door COVID-19 of niet, ship-from-store heeft grote voordelen voor brands & retailers. Door bestellingen rechtstreeks vanuit de winkel te verzenden, kunnen ze op grote schaal same-day delivery aanbieden waardoor ze een uniek voordeel hebben ten opzichte van concurrenten. Bovendien kunnen retailers hun winkels écht gebruiken als onderdeel van hun omnichannel strategie. En last but not least: ship-from-store misschien wel één van de gemakkelijkste manieren om e-commerce duurzamer te maken (maar daarover meer in een volgend artikel).

Over de auteur: Luke Theissling werkt als head of partnerships bij Paazl.