Een succesvol webinar organiseren in 12 stappen (Infographic)

Webinars: een must tijdens lockdowns, maar ook in ‘normale’ tijden een prima middel om je boodschap over te brengen. Alle do’s en en don’ts in een handig stappenplan.   

Laten we maar meteen met de deur in huis vallen. Webinars zijn een van de meest effectieve tools voor b2b marketing volgens recent onderzoek van het Content Marketing Institute. Enerzijds zorgen ze ervoor dat nieuwe leads binnenkomen en anderzijds zijn ze succesvol in het omzetten van leads naar conversies. 

Niet alleen voor marketingdoeleinden als top of the funnel lead generatie doen webinars het goed. Webinars hebben meerdere toepassingen, zoals het versterken van interne- en/of externe communicatie en het bereiken van trainingsdoeleinden. 

Kortom, een webinar zou eigenlijk een standaard onderdeel van de marketingmix moeten zijn. Echter, slechts 57% van de marketeers geeft in datzelfde onderzoek aan al gebruik te maken van webinars, een gemiste kans!. 

Waar op letten?

Een webinar organiseren hoeft gelukkig niet moeilijk te zijn, maar het is wel handig als je weet waar je op moet letten. Om je op weg te helpen en tijd te besparen, is onderstaande infographic ontwikkeld met daarin een overzicht van de belangrijkste stappen. Door de stappen te volgen uit het infographic worden je webinars een gegarandeerd succes.

 Een goed begin is meer dan de helft van het werk

De infographic laat zien dat de voorbereiding het allerbelangrijkste is en ook het meeste tijd in beslag neemt. Begin daarom ruim van tevoren. Aangeraden wordt om zes weken van tevoren al met de voorbereiding te beginnen. In principe is vier weken ook mogelijk al is dit aan de krappe kant omdat je minder tijd hebt voor bijvoorbeeld de promotie van het webinar – een essentieel onderdeel in de organisatie van een succesvol webinar. 

 Wat en Wie wil je precies bereiken?

Denk goed na wat en wie je precies wilt bereiken met een webinar. Wil je bijvoorbeeld leads genereren? Wil je intern een belangrijke management update communiceren aan het personeel? Wil je klanten of medewerkers trainen? Hoe specifieker de doelgroep des te beter je de content kan afstemmen op de specifieke behoefte van die groep. Gebruik eventueel buyer persona’s om de doelgroep echt af te bakenen.  

Doelen 

Stel vervolgens meetbare doelen op. Als je bijvoorbeeld leads wilt genereren, hoeveel leads wil je dan binnenhalen? Hoeveel kijkers wil je trekken? Ben je op zoek naar een bepaalde tevredenheidsscore of een bepaalde mate van betrokkenheid? Stel je doelen SMART op en gebruik deze als leidraad tijdens het hele traject. 

Stem tenslotte de content af op de doelgroep. Hoe relevanter en interessanter het onderwerp is voor je doelgroep hoe groter de kans is op aanmeldingen, hoe groter de betrokkenheid is tijdens het kijken én hoe groter de kans is op een hoge waarderingsscore. Ook voor de onderwerpskeuze geldt: hoe specifieker, hoe beter. Een goed onderwerp geeft antwoord op een specifiek probleem. Een onderwerp als ‘Introductie van onze nieuwe productlijn’ vertelt een potentiële kijker niet hoe dat onderwerp zijn of haar specifieke probleem zal oplossen. ‘Hoe kunt u betere resultaten behalen met Twitter advertising?’ is al een stuk concreter en verwacht mag worden dat in het webinar een oplossing geboden zal worden. 

Presenteren is een vak

 Het presenteren van een webinar is anders dan presenteren voor een groep mensen. Bij een ‘normale’ presentatie presenteer je voor een groep mensen en praat je tegen die groep. Je ziet de mensen en de gezichten en kan je makkelijk richten tot een bepaald persoon. Bij een webinar praat de spreker in feite tegen een camera. Zeker als je dat voor de eerste keer doet, kan het raar aanvoelen. Het lijkt alsof je tegen jezelf aan het praten bent. Oefen daarom van tevoren voor de camera te spreken zodat het op de dag zelf natuurlijk zal aanvoelen. 

 Vergeet niet recht in de camera te kijken. Kijkers kunnen namelijk jouw ogen volgen. Als je links of rechts in de hoek kijkt, waar misschien een auto-cue staat, dan zien kijkers dat. Blijf daarom recht in de camera kijken alsof je direct tegen de kijker aan het spreken bent. Kies daarom bij voorkeur voor een spreker die gewend is voor de camera te spreken.  

Maak gebruik van een webinar host

Een webinar host is een goede en welkome aanvulling bij een webinar. Een host zorgt bij de start van het webinar voor een krachtige introductie. Daarmee worden de deelnemers vanaf het begin gebonden aan het webinar. Vervolgens leidt de host het gesprek en stelt hij of zij de juiste vragen om zo het gesprek op gang te houden en de interactie met de deelnemers in goede banen te leiden. Op deze manier zorgt een host voor meer dynamiek in het webinar. 

Met een host hoeft de spreker tijdens de uitzending niet te multitasken en zich bezig te houden met het bekijken en behandelen van inkomende vragen en poll resultaten. Hij kan zich volledig richten op zijn presentatie wat de kwaliteit van het webinar ten goede komt. 

Vergeet niet te promoten

Uiteraard is de content van een webinar belangrijk. Maar als niemand op het webinar afkomt dan is alle moeite voor niks. Om zoveel mogelijk deelnemers voor het webinar te trekken, begin je op tijd met het promoten ervan. Plan het webinar op een tijdstip dat jouw doelgroep het beste uitkomt. Promoot het webinar zoveel mogelijk op kanalen waar je doelgroep ook te vinden is met een boodschap die hen aanspreekt. 

 Begin ruim van tevoren met het promoten van het webinar en promoot vooral in de laatste week voor het webinar. Het is namelijk niet ongewoon dat in de laatste week meer dan de helft van de inschrijvingen pas binnenkomen. Schrik daarom niet als aan het begin van de promotie het aantal aanmeldingen achterloopt op de verwachtingen. De meeste inschrijvingen volgen meestal pas in de week voor de uitzending. Ook op de dag ervoor en zelfs op de dag van het webinar kun je nog inschrijvingen verwachten. Het voordeel van een webinar is dat het een online event is. Mensen kunnen dus last-minute besluiten alsnog deel te nemen aan het webinar.   

Bereik de doelgroep live, maar ook achteraf

Een webinar is het geschenk dat blijft geven! Webinars kunnen on demand worden bekeken, waardoor het bereik en de impact van uw bericht tot lang na de live uitzending doorgaan. Goed ontworpen webinars zijn ook geoptimaliseerd voor SEO om de vindbaarbaarheid op Google te verbeteren. Een webinar zou je dus kunnen beschouwen als een eenmalige investering waar je lang van kunt profiteren.

Over de auteur: Antal Krootjes is marketing manager bij Company Webcast.