Video conference call: zeven tips voor productief, professioneel en ‘on brand’ videobellen
Het coronavirus dwingt ons om in rap tempo creatief om te gaan met online werken: het dagelijkse werk, conference calls, presentaties en events vinden zoveel mogelijk digitaal plaats. Even wennen. Want opeens bieden we onze collega’s, klanten en andere gesprekspartners letterlijk een kijkje ‘in onze keuken’ (of woon- of werkkamer natuurlijk). Hoe voer je video conference calls vanuit huis op een manier die je merk uitdraagt en ondersteunt?
Het is een vraag die de meesten van ons op een bepaald moment wel gaan tegenkomen. Of het nu gaat om een meeting met je team of, een overleg met belangrijke stakeholders of een online event. Allereerst is het belangrijk jezelf de vraag te stellen: welke factoren hebben een negatief effect op het merk dat ik vertegenwoordig en wat moet ik doen om het merk nog meer te laten stralen? In deze blog volgen zeven tips voor professioneel, effectief en ‘on-brand’ videobellen.
1. Strakke planning en goede voorbereiding
Net als fysiek vergaderen kan een online meeting soms alle kanten op gaan waardoor je tijd niet efficiënt en effectief wordt benut. We herkennen vast allemaal de ‘chaos’ van de afgelopen week waarin velen van ons van call naar call gingen. Aangezien je tijd – net als die van je collega’s en klanten – schaars is, kan het ergernissen oproepen wanneer er geen goede planning is. Een duidelijke agenda en goede voorbereiding zorgen ervoor dat je sneller je doelen behaalt en niet afdwaalt. Start je online meeting dan ook altijd met het delen van een duidelijke planning en merk op en stuur bij wanneer jullie afdwalen. Houd je videogesprekken daarnaast kort en krachtig. Je professionaliteit in je aanpak van videocalls straalt indirect ook goed af op je merk.
“Je professionaliteit in je aanpak van videocalls straalt indirect ook goed af op je merk.”
2. Minimaliseer ruis
Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar de hoeveelheid afleidingen die de kop op steken tijdens een videogesprek is een veelvoorkomend probleem. Variërend van kinderen of een hond die de kamer in komen lopen tot pop-up meldingen en multitaskende gespreksdeelnemers. Wanneer iedereen gezamenlijk de focus bij de meeting houdt en zich niet laat afleiden, verlopen gesprekken vlotter en productiever. Kies een ruimte in huis waar het rustig en opgeruimd is en waar je ongestoord kan videobellen. Maak eventueel afspraken met degenen met wie je het huis deelt.
Denk daarnaast niet dat je tijdens de call wel even een e-mail kan beantwoorden of website kan bezoeken. Je gesprekspartner ziet direct wanneer je met iets anders bezig bent en ik denk dat het niet nodig is te benadrukken hoe negatief dat afstraalt op je merk?
3. Let op het aantal deelnemers
Hoe meer mensen deelnemen, hoe meer verwarrende en afleidende zaken er kunnen zijn. Minder mensen betekent meer samenwerking en betrokkenheid bij de call. Wanneer je een bedrijfsbrede vergadering hebt, nodig dan iedereen uit om deel te nemen aan een livestream. Zo niet, nodig alleen de mensen uit van wie je daadwerkelijk input verwacht.
4. Gebruik de juiste tools om te videobellen
Er zijn veel verschillende tools voor handen die je conference call een stukje makkelijker kunnen maken. De meeste organisaties hadden voor deze crisissituatie al een tool ingericht, maar is deze tool nog geschikt nu videobellen opeens de standaard gang van zaken is geworden? Evalueer zo snel mogelijk of het tijd is voor de implementatie van een nieuwe tool. De kwaliteit die je aanbiedt aan je gespreksdeelnemers is van essentieel belang voor een professionele uitstraling én een effectieve meeting. Een aantal professionele tools waar wij goede ervaringen mee hebben zijn:
Via GetApp is het mogelijk om de verschillende tools met elkaar te vergelijken. Op deze manier kom je er achter wat voor je organisatie de beste keuze is. Naast deze tools raad ik het gebruik van een noise cancelling headphone aan. Hiermee kun je je optimaal focussen en maak je jezelf goed verstaanbaar.
5. Gebruik ‘on brand’ visuals en presentaties om deelnemers betrokken te houden
Met visuals en presentaties kun je je boodschap beter over brengen en collega’s, klanten of andere belangrijke stakeholders met interessante content betrokken houden bij de videocall met interessante content. Veel tools hebben de mogelijkheid om je scherm te delen. Bereid een meeting daarom goed voor en bedenk welke slides en visuele informatie je wilt delen. Zet deze beelden alvast klaar voor de call en sluit tabs die niet relevant zijn voor de meeting.
“Altijd belangrijk, maar nu we aangewezen zijn op digitaal contact nóg belangrijker: zorg dat de content die je deelt altijd ‘on brand’ is.”
Altijd belangrijk, maar nu we aangewezen zijn op digitaal contact nóg belangrijker: zorg dat de content die je deelt altijd ‘on brand’ is. Zo zorg je voor een professionele uitstraling van je organisatie en je merk. Het behouden van een coherente merkbeleving in verschillende typen documenten kan een grote uitdaging zijn voor merk- en marketingteams. Het is daarom cruciaal dat medewerkers beschikken over toegankelijke en makkelijk te gebruiken templates, waardoor ze eenvoudig uitingen kunnen creëren die voldoen aan de huisstijl richtlijnen. Heb je nog geen template management tool? Dan kan ik je Templafy aanbevelen: wat mij betreft de nummer één oplossing voor Microsoft template management.
6. Zorg voor een ‘on brand’ werkplek
Kijk eens goed naar je thuiswerkplek door de ogen van je gesprekspartners. Wat is er te zien op de achtergrond? Heb je een boekenkast achter je staan? Prima! Maar welke titels staan daarin? Je achtergrond vertelt je verhaal en laat iets zien van wie je bent en de organisatie die je representeert. Leidt dat verhaal af van de meeting waarin je zit of versterkt het juist de merkwaarden, missie en geloofwaardigheid van je organisatie? Dat geldt niet alleen voor je werkplek, maar ook voor je kledingkeuze. Kies bewust de kleding uit die in lijn is met de persoonlijkheid en positionering van je organisatie.
“Je achtergrond vertelt je verhaal en laat iets zien van wie je bent en de organisatie die je representeert.”
Wil je tijdens je video call, presentatie, webinar of online event echt een professionele indruk achterlaten? Maak dan gebruik van een ‘branded’ achtergrond. Dit kan virtueel (onder andere in Zoom) of met een fysieke banner. Op deze manier zorg je eenvoudig voor een ‘clean workspace’ en afscherming van je persoonlijke omgeving. Tegelijkertijd breng je de beleving van je merk optimaal over op je thuiswerkplek. Naast de professionele indruk die je achterlaat, zorg er je er ook voor dat je afleidingen minimaliseert en je merk op de voorgrond plaatst. Andere opties zijn het logo te laten printen om aan de muur te hangen, eventueel gecombineerd met foto’s die je merkwaarden versterken. En heb je er al eens aan gedacht de visuele identiteit terug laten komen in de kleding van medewerkers? Je kan speciale kleding laten ontwikkelen of gebruikmaken van key-cords, badges of andere branded accessoires. Dit kan een eenvoudigere en goedkopere oplossing zijn.
7. Log op tijd in en dubbelcheck je instellingen
Wil je je tijd goed benutten? Log dan op tijd in en wacht niet tot de rest van je collega’s of externe gesprekspartners zijn ingelogd. Door even je instellingen te dubbelchecken kom je er op tijd achter of je een goede verbinding hebt, je software goed werkt en je microfoon en camera goed zijn geconfigureerd. Dit voorkomt oponthoud en frustraties tijdens je meeting en zorgt er bovendien voor dat je professioneel en goed voorbereid voor de dag komt. Ook de positie en hoek van de camera en de belichting zijn belangrijk. Plaats je camera niet te dicht bij je en bij voorkeur op ooghoogte. Heb je een in hoogte verstelbaar bureau? Ga dan staan, een actieve houding geeft energie aan het beeld en ook dat laat indirect een positieve indruk achter op het gesprek én op je merk.
Over de auteur: Laurens Hoekstra is chief strategy officer en mede-oprichter van VIM Group.
Plaats een reactie
Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond