Visualisatie-tools: ondersteuning voor hybride samenwerken

Hybride werken heeft tijdens corona een grote vlucht genomen, maar het is (nog) niet gelijkwaardig aan fysiek bij elkaar komen. Zowel medewerkers als managers missen aspecten van het fysiek samenkomen. Online tools die visuele informatie centraal stellen, kunnen een deel van dat gemis opvangen.

Hybride werken verandert voor veel organisaties de manier van samenwerken fundamenteel. Het is niet verrassend dat de impact op teamwork, productiviteit en creativiteit groot is. Video meetings zijn nuttig om werknemers verbonden en betrokken te houden, maar verschillende onderzoeken tonen aan dat ze op zichzelf niet voldoende zijn om persoonlijke interactie te vervangen. Het nieuwe normaal vereist een nieuwe benadering van samenwerken en oplossingen die hierbij helpen.

Lucid deed onderzoek naar de invloed van de wereldwijde verschuiving naar remote werken op de samenwerking in teams. Driekwart van de ondervraagde medewerkers geeft aan dat vooral de samenwerking een deuk heeft opgelopen. Ze missen de spontane momenten op kantoor die mensen verbindt en inspireert tot nieuwe ideeën en strategieën. Bovendien vinden werknemers dat vergaderingen minder gefocust op samenwerking zijn en dat het werk over het algemeen meer geïsoleerd is.

Managers maken zich vooral zorgen over productiviteit. Zo voelt 43 procent van alle C-level executives zich gedwongen om grote productlanceringen, campagnes en initiatieven uit te stellen vanwege de gevolgen van de pandemie. Samenwerking en productiviteit gaan hand in hand, en volgens het onderzoek heeft het gebruik van oplossingen rond visuele samenwerking een positief effect hebben op beide.

De kracht van visualisaties

Volgens onderzoek op research-netwerk SSRN leert 65 procent van alle mensen op een visuele manier. De voorkeur voor visuele informatie wordt ook bevestigd door ons sociale mediagebruik. Volgens Hootsuite gebruikt maandelijks een miljard mensen Instagram. En TwitterBusiness zegt dat tweets met afbeeldingen 55 procent meer kans hebben om te worden beantwoord dan tweets zonder afbeeldingen.

Hoewel het op sociale media gebruikelijk is om afbeeldingen te gebruiken, is communicatie binnen samenwerkingen meestal gesproken of geschreven, in ieder geval zelden visueel. Dat is jammer, want een gedeelde visuele taal kan communicatiebarrières doorbreken en tekortkomingen in taal, locatie en communicatiekanalen overbruggen. Visuele samenwerking spreekt onbenut potentieel aan. Volgens een recent rapport van 451 Research (pdf) kunnen oplossingen voor visuele samenwerking gebruikers helpen creatief te denken en brainstormen makkelijker maken. Ze stellen daarnaast dat het gebruikers helpt om nader tot elkaar te komen en samen problemen op te lossen, ongeacht hun locatie.

Begrip en betrokkenheid creëren met visualisaties

Het is gebleken dat binnen een grote groep mensen er beter gereageerd wordt op teksten die worden aangevuld met beeld. Dat komt vooral omdat beelden van nature eenvoud aanmoedigen, waardoor het gemakkelijker wordt om complexe ideeën op te splitsen in de essentiële elementen. Traditioneel gezien doen veel samenwerkende teams dit op fysieke whiteboards. Maar online visuele samenwerking-tools maken dit proces een stuk eenvoudiger door digitale tekeningen en notities te maken die eenvoudig kunnen worden opgeslagen en gedeeld met stakeholders. De mogelijkheid tot interactie biedt kansen. Teamleden kunnen bijvoorbeeld voor, tijdens en na een meeting hun eigen ideeën, notities, vragen of referenties toevoegen. Deze interactie maakt het, samen met visualisaties,  voor teamleden en leiders een stuk makkelijker om ideeën en actieplannen op te volgen. Dit creëert bovendien één enkel document dat alle teamleden kunnen raadplegen als er vragen zijn, zodat iedereen op één lijn blijft.

Het stimuleren van creativiteit is een uitdaging op zich. Wanneer je erin slaagt om ideeën op een begrijpelijke manier te structureren, breng je creatieve processen in een team naar een hoger niveau. Dat kan bijvoorbeeld met intelligente diagrammen. Door data in de context van huidige en toekomstige processen, plannen en strategieën te visualiseren maak je informatie makkelijk verteerbaar en praktisch toepasbaar. Een visuele weergave van stappen, relaties en afhankelijkheden geeft bovendien snel inzicht in de vraag of processen waterdicht zijn, of er nog stappen ontbreken of waar er potentiële kwetsbaarheden zijn.

Case study: CarGurus

Al vóór de pandemie was samenwerken een uitdaging binnen multifunctionele teams waarin sprake was van verschillende locaties, tijdzones, talen en/ of werkstijlen. De volledig virtuele samenwerking tijdens de lockdowns verhoogde de behoefte aan effectieve technologische oplossingen om teams te helpen creatief en productief te blijven. Het verhaal van hoe autohandelplatform CarGurus onze technologie gebruikte, illustreert hoe visuele samenwerking hun teams in deze periode vooruit hielp.

De chief enterprise architect van CarGurus heeft het volledige applicatieportfolio van zijn bedrijf herzien met behulp van een virtueel whiteboard en teams van thuiswerkers. Vóór de pandemie zouden zijn teams voor een dergelijk project verschillende fysieke vergaderingen hebben gepland met behulp van een fysiek whiteboard. Nu overleggen ze via een combinatie van videobellen en een online whiteboard, waar deelnemers in realtime input kunnen delen en bespreken.

De ideeën en plannen op het virtuele whiteboard zetten ze vervolgens snel en eenvoudig om in intelligente diagrammen met de benodigde stappen en tijdlijn van de uitrol. De uiteindelijke documentatie wordt direct gedeeld met de IT-managers die voor de implementatie zorgen. Het bedrijf ontdekte dat de centralisatie van input en het gebruik van een visueel online samenwerkingsplatform helpt om de besluitvorming te versnellen en om ideeën naadloos om te zetten in actieplannen.

Als we kijken naar hoe onze manier van werken vorm krijgt binnen het nieuwe normaal zien we dat veel organisaties zoeken naar nieuwe manieren om efficiënt samen te werken op verschillende locaties, zonder afbreuk te doen aan interacties. Oplossingen voor visuele samenwerking spelen daarin een belangrijke rol en stellen teams in staat om efficiënt te brainstormen, processen te optimaliseren en plannen uit te werken. Zo visualiseren en creëren teams samen de toekomst.

Over de auteur: Roderick de Greef is Vice president of Sales EMEA bij Lucid Software.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.