‘ Wat?’ is een van de duurste woorden in het bedrijfsleven

Onze werkplek thuis wordt net zo belangrijk als de werkplek op kantoor. In de nabije toekomst zal naar verwachting bijna de helft van de werknemers nog meer remote gaat werken dan nu. Een slechte videoverbinding of beroerde audio-kwaliteit wordt dan een kostenpost van belang.

Vanuit thuis of vanaf een andere locatie dan je ‘standaard’-werkplek werken: het kan prima en komt steeds meer voor. Waarschijnlijk blijft hybride werken, een combinatie van thuiswerken, videoconferenties en op kantoor werken, ook na de pandemie gangbaar. Maar deze nieuwe manier van werken brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Hoe kun je effectief samenwerken in remote teams, je projecten ook op afstand goed opleveren en als team nog steeds een verlengstuk voor je klant zijn? 

Slechte verbindingen kosten je geld en je reputatie

Een hybride werkomgeving betekent dat onze werkplek thuis net zo belangrijk wordt als onze werkplek op kantoor. En videoconferenties gaan in een normale werkweek een steeds belangrijkere rol innemen. We weten dat het gebruik van goede audio de productiviteit bevordert, ook als je thuis werkt. Met slechte audio-ervaringen bereik je het tegenovergestelde: je medewerkers worden minder tevreden en gemotiveerd. En dat is niet het enige risico dat je loopt door slechte verbindingen.

Verduidelijken kost tijd

Slechte audioverbindingen leiden tot frustratie, verwarring en verspilde tijd. En daardoor kosten ze ook geld. En dat gaat om serieuze bedragen. Wij zeggen wel eens dat ‘Wat?’ op dit moment een van de duurste woorden in het bedrijfsleven is. Uit een recent onderzoek dat wij uitvoerden in samenwerking met onderzoeksbureau IPSOS blijkt dat bijna 70 procent van de ondervraagden tijd kwijt is aan het verduidelijken van hun uitspraken door slechte audioverbindingen in een videoconferentie. We zijn gemiddeld bijna een half uur per week kwijt aan zinnetjes als ‘Kun je me nu horen?’ en ‘Sorry, je viel even weg, kun je dat herhalen?’ als we met suboptimale audio te maken hebben. Om maar niet te spreken over het opstellen van e-mailtjes om te checken of de hoofdpunten wel goed overgekomen zijn. Voor een bedrijf met meer dan 100 medewerkers, loopt dat in de kosten: uit het onderzoek blijkt dat het gaat om zo’n 50.000 euro op jaarbasis. Stel je voor wat dat betekent voor grotere callcenters!

En dat is niet het enige financiële risico dat je loopt: als je elkaar niet goed verstaat of informatie mist, loop je het risico elkaar ook niet helemaal te begrijpen. En dat leidt vaak tot onbegrip en frustraties. Negatieve ervaringen van klanten hebben een directe impact op je merkbeleving. Eén op de vijf gebruikers die we ondervroegen, heeft wel eens te maken gehad met ontevreden klanten door slechte geluidskwaliteit. 

Efficiëntie en tevredenheid van personeel

Voor werknemers ligt afleiding op de loer tijdens videogesprekken. Digitale vergaderingen zijn vermoeiender én een slechte geluidskwaliteit zorgt ervoor dat 95 procent van het personeel minder geconcentreerd werkt, blijkt uit het IPSOS-onderzoek. Afleiding speelt ook op de werkvloer – vooral in grote kantoortuinen – maar het wordt in een thuissituatie een nog grotere storende factor. Slechte verbindingen of veel omgevingsgeluiden leiden namelijk tot frustraties en irritatie en een toename van stressgevoel. Van de ondervraagden ervaart bijvoorbeeld 15 procent zelfs schaamte of een gebrek aan zelfvertrouwen door deze onderbrekingen. Het gaat dus niet alleen om bedrijfsresultaat, maar ook om het welbevinden van je personeel.

Investeren in audio-oplossingen betaalt zich terug

Door de nieuwste technologische ontwikkelingen maken we steeds meer gebruik van communicatiesoftware op uiteenlopende devices. Een kwalitatief goede headset met multiconnectivity helpt dan om efficiënt en prettig te werken. Zo wordt een boodschap goed overgebracht en de concentratie verbeterd. Ook zijn er oplossingen om te werken in apart ingerichte kamers (speaker phones) of juist om te werken in een ruimte waar afleidingen op de loer liggen, zoals een woonkamer (adaptive noise cancelling headsets). We verwachten dat ook werkgevers in de toekomst gaan investeren in een goede (thuis)werkplek en er zo voor zorgen dat de werknemer overal optimaal kan presteren. 

En er zijn meer voordelen van goed werkende video- en audioverbindingen. Denk aan het besparen van reistijd, het schrappen van dure zakenvluchten over de hele wereld en een boost voor duurzaam en milieubewuster werken. Vooruitdenkende organisaties dragen zo hun steentje bij aan klimaatverandering, terwijl ze hun werknemers toch in staat stellen wereldwijd met elkaar in contact te blijven. 

Benieuwd naar het volledige onderzoeksrapport over het optimaliseren van de ‘sound experience’ van je medewerkers? Download het hier. 

Over de auteur: Arnoud Dollé is Sales Director Benelux & Nordics bij EPOS Nederland