Zes tips voor het gebruik van excuusmails
Slechte excuses kunnen onverwachte gevolgen hebben. Wees zorgvuldig over hoe je je waarover gaat verontschuldigen. Nog belangrijker, herstructureer je werkproces zodat je voorkomt dat dit soort dingen fout gaan! Hieronder zes tips over het gebruik van excuusmails, of om juist te voorkomen dat je ze hoeft te gebruiken.
1. Probeer te stoppen met verzenden
Het kan dat een e-mail wordt verstuurd naar de verkeerde lijst. Meestal gebeurt dit wanneer de mailing wordt verstuurd naar de opt-out lijst of een verkeerde database. De meeste softwarepakketten hebben de optie om je mailing tijdens verzending te pauzeren of stoppen. Wanneer je verstuurt naar een base van bijvoorbeeld 100.000 adressen dan kan het zijn dat de software er vijftien minuten over doet voordat alle adressen gemaild zijn. Wanneer je er na vijf minuten achterkomt dat je een fout hebt gemaakt, pauzeer of stop dan direct die mailing. Dat voorkomt dat je naar alle 100.000 adressen een excuusmail moet versturen.
2. Laat je excuusmail geen irritatiebron worden.
E-mailapplicaties zijn minder gevoelig voor menselijke fouten, doordat ze gekoppeld zijn aan e-mailcampagnes en ze op vaste momenten worden verstuurd. Toch gebeurt het nog steeds dat de verkeerde aanbieding naar de verkeerde lijst wordt verstuurd. Het eerste wat in je opkomt, is om de juiste aanbieding alsnog te verzenden. Nu heb je twee mailings verstuurd naar de mailinglist. Het verzenden van een derde mailing om je excuses aan te bieden voor de eerste fout kan ontvangers irriteren en ISP’s aanzetten om de mailing te blokkeren. Als je ontvangers voor de aanbieding in aanmerking kwamen maar er geen interesse in hadden, is er niets aan de hand. Verzend vervolgens een dag later de correcte aanbieding. Sla de verontschuldiging over als je niets beters weet te zeggen dan “Oeps!”.
Hoe kun je excuusmails vermijden?
3. Kijk nog eens kritisch naar je workflow
De beste manier om verkeerde excuusmails te verkomen is door je verontschuldigingmailings niet naar de hele lijst te mailen. Iedereen maakt fouten, maar als je je excuses telkens moet blijven aanbieden is er iets niet goed in je workflow. Fouten als het versturen van het verkeerde bericht, of het versturen aan een verkeerde database kunnen gemakkelijk voorkomen worden. Controleer bijvoorbeeld voordat je de mailing verzendt of de telling van de distributielijst gelijk is aan je laatste verzonden mailings. Dit kan fouten benadrukken en je op tijd tegenhouden.
4. Misschien is een excuus mail helemaal niet nodig
Wanneer je een mailing verzendt met een link die niet werkt of een afbeelding die niet doorkomt, repareer dit dan achter de schermen in je e-mailapplicatie zonder er aandacht op te vestigen met een excuusmail.
Wanneer moet je je verontschuldigen?
5. Zorg dat je excuses bij de juiste personen terechtkomen
Wanneer je een aanbieding of ander bericht hebt gestuurd naar je volledige database, terwijl deze alleen bedoeld was voor bijvoorbeeld je betaalde abonnees kun je het beste je excuses aanbieden in de verbeterde e-mail. Stuur deze e-mail alleen naar de mensen die je mailing hebben geopend of geklikt hebben. Dan komen je verontschuldigingen tenminste bij de juiste personen terecht.
6. Alarmeer je klantenservice
Wanneer je de aanbieding niet na kunt komen, alarmeer dan je klantenservice zodat zij van tevoren weten dat er meer klachten kunnen komen. Zij kunnen de klachten dan op de juiste manier behandelen. Wanneer je je verontschuldigt wees altijd eerlijk en oprecht!
Plaats een reactie
Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond