Zo faciliteer je een design sprint

Design sprints worden populairder. Met de komst van Design Sprint 2.0 gaat dat sneller dan ooit: het team – bestaande uit prototypers en een facilitator – komt vier dagen achtereen bij elkaar. De beslisser (‘decider’) en andere stakeholders en experts zijn uitgenodigd voor twee van die dagen.

Laatst heb ik een design sprint gefaciliteerd bij HEMA, waarin we op zoek zijn gegaan naar een manier om het zoeken van producten in de winkels te vergemakkelijken voor klanten. Ons team bestond uit een filiaalmanager van HEMA, de beslisser in dit geval, drie designers/prototypers, plus ikzelf als facilitator. Dit zijn de tips om ook een design sprint te faciliteren.

1. Lees hét sprint boek

Persoonlijk vind ik het fijn om goed voorbereid te zijn, en een eerste stap hierin is het lezen van Sprint, door Jake Knapp. Hoewel dit boek het vijfdaagse programma voor design sprints beschrijft, komen veel activiteiten overeen en bevat dit boek een hoop interessante voorbeelden. Wil je aan de slag met de vierdaagse sprint, kun je je daarna ook verdiepen in het materiaal dat onder andere AJ&Smart aanbieden op hun website. Extra tip: de avond voor elke sprint dag zorg ik dat ik nog eens het betreffende deel van het boek doorlees, zodat het vers in mijn geheugen zit. Net als sommigen van mijn collega’s meer een luisteraar dan een lezer? Dan is het boek luisteren in audioformaat ook een goeie tip.

De Time Timer is onmisbaar voor de facilitator

2. Leg de spelregels uit 

Misschien voor de hand liggend, maar als je zorgt dat iedereen de regels kent, scheelt dat kopzorgen later in de week. Dit zijn de regels die ik aan het team presenteer op de ochtend van dag 1:

– De facilitator is de baas over de agenda

Ik leg uit dat we deze week ontzettend veel stappen willen zetten, maar willen voorkomen dat we pizza moeten bestellen (ofwel: we willen op een normale tijd naar huis). Dit betekent dat ik soms streng moet zijn en discussies moet afkappen. Ik laat de Time Timer zien en leg uit dat ik voor elke activiteit een bepaalde tijd heb gereserveerd.

– De beslisser is degene die de moeilijke beslissingen maakt

Ik heb van tevoren met de klant afgestemd wie de rol van beslisser op zich neemt, en vraag aan de groep of ze instemmen met deze keuze. Ik leg uit wat een beslisser doet: Als team helpen we de beslisser om tot het beste resultaat te komen, maar uiteindelijk is dit de persoon die de knoop doorhakt.

– Geen telefoons of laptops in de sprintruimte

Ik heb het al aangekondigd in de uitnodiging: telefoons en laptops zijn niet welkom in de sprintruimte. Ik vraag aan het team of ze het goed vinden dat ik dat als facilitator handhaaf. Mijn advies is om een out-of-office in te stellen tijdens de Design Sprint. In de pauzes kun je zoveel mailen en bellen als nodig is, of gedurende de dag even naar buiten stappen als het nodig is.

– Post-its hack

Mijn favoriete ‘regel’: ik laat iedereen de juiste manier van post-it plakken zien, zodat onze notities niet aan het eind van de week naar beneden dwarrelen. Hoe je dat doet? Houd de stapel in je hand en trek de bovenste post-it naar beneden. Zo voorkom je dat het papier omkrult! Na alle strenge regels is deze luchtige tip een fijne afwisseling – en een handig bruggetje naar een paar andere post-it tips die ik graag meegeef aan het team:

• • Schrijf duidelijk, gebruik blokletters als je eigen handschrift lastig te ontcijferen is voor anderen
  • Gebruik een stift of fineliner zodat je idee leesbaar is van een afstandje
  • Gebruik geen jargon of afkortingen die niet iedereen kent
  • Noteer één idee per post-it. Als je dan moet clusteren of stemmen, kun je de post-it verplaatsen
  • Houd het kort. Beknopte beschrijvingen zijn eenvoudiger terug te lezen dan volzinnen – zeker wanneer je tientallen post-its moet bekijken

De post-it hack zorgt voor leesbare en plakkende post-its

3. Als facilitator ben je niet verantwoordelijk voor de uitkomst

Deze tip moet ik soms voor mezelf herhalen, misschien omdat ik een perfectionist ben: “Je bent niet verantwoordelijk voor de uitkomst van de design sprint; dat is het team”. Als facilitator stel je het team in staat om tot goede ideeën te komen. Dit betekent dat je niet meedoet met het schetsen of je stem uitbrengt, maar het team soms prikkelt met vragen of wijst op aannames. Je kunt een uitzondering maken tijdens de prototype-dag, wanneer een extra set aan handen meer dan welkom is, en je met het team meer meters kan maken.

4. Ontspan

Ook al rond je iedere dag vroeg af, een design sprint kan vermoeiend zijn en je soms de hele avond bezighouden. Plan geen activiteiten in de avonden en probeer je rust te nemen, zodat je de volgende ochtend weer fris bent. Sporten, ergens wat drinken of een wandeling maken helpen voor mij om wat afstand te nemen. Ik vind het prettig om dertig minuten te reserveren om het programma van de volgende dag door te nemen, maar ik zorg dat het bij dertig minuten blijft. En ja, hiervoor gebruik ik een Time Timer.

5. Heb er lol in

Het leukste aan design sprints zijn de reacties van het team na afloop: trots op al het werk dat is verzet in slechts vier dagen en geïnspireerd door wat we allemaal hebben geleerd over de doelgroep en de oplossing! Een design sprint geeft een enorme stoot aan energie aan een team. Daarnaast haalt het je uit de sleur van de dagelijks werk en zorgt het voor een frisse blik. Vergeet niet het einde van de sprint met elkaar te vieren door wat te gaan eten of drinken.