Gmail en Yahoo stellen aangescherpte eisen aan bulkverzenders

Om spam tegen te gaan stellen een aantal grote e-mailproviders nieuwe eisen. Wat zijn die en hoe voorkom je dat je mails in de spam belanden?

Gmail en Yahoo hebben per 1 februari 2024 de regels aangescherpt voor bulkverzenders van e-mailmarketing zo blijkt uit de blogpost van Google. Op deze manier willen ze het aantal spamberichten in de inbox verder verlagen. Hoe bereid je je hier als e-mailmarketeer het beste op voor? Hoe zorg je dat je e-mails (transactioneel en commercieel) de inbox van je ontvanger blijven bereiken? Daar gaan we in dit artikel op in.

De drie nieuwe regels

De Yahoo- en Gmail-update scherpt de regels aan waar je als verzender aan moet voldoen. Daarmee zorgen e-mailproviders voor minder spam in de inbox van ontvangers. Dit zijn de nieuwe regels:

1. De ontvanger moet zich met één klik kunnen uitschrijven.
2. Dmarc wordt verplicht.
3. Spamklachten mogen niet meer dan 0,3 procent zijn.

We snappen dat dit vragen oplevert en hebben daarom een aantal adviezen opgesteld die je kunt volgen.

Advies 1: controleer je e-mailvolume

De aangescherpte regels gelden voor organisaties die meer dan 5000 e-mails sturen naar Gmail- of Yahoo-adressen, transactionele e-mails meegeteld. Het is dus goed om te kijken of je onder of boven deze grens valt. Kleinere verzenders vallen nog wel onder de bestaande regelgeving. Hierbij is nog steeds de reputatie en aantal spamklachten een indicator om jou als verzender te blokkeren. Daarom raden we kleinere verzenders ook aan om de adviezen op te volgen, omdat het je reputatie als verzender verbetert.

Advies 2: beveiligde protocollen

E-mails dienen verzonden te worden met beveiligde protocollen. Dit zijn DKIM, SPF en DMARC. De eerste twee zijn, als het goed is, al ingesteld, maar het kan geen kwaad om dit te controleren bij je e-mailmarketingsoftware. DMARC is voor veel verzenders nieuw. Om dit protocol toe te voegen klop je bij de DNS-beheerder van je organisatie aan.

Advies 3: neem contact op met je e-mailmarketingsoftware

De one-click unsubscribe, waarmee ontvangers zich met één klik kunnen uitschrijven, dient door je verzendtool te worden geïmplementeerd. De DNS-beheerder kan je vertellen hoe je dit toevoegt aan je e-mails. In veel gevallen heb je hier namelijk zelf geen controle over. Deze uitschrijvingen dienen binnen twee dagen verwerkt te zijn.

Advies 4: zorg voor schone lijsten

Om ervoor te zorgen dat je zo min mogelijk spamklachten ontvangt, is het belangrijk om regelmatig je e-maillijsten op te schonen. Denk hierbij aan e-mailadressen die afketsen, foutieve e-mailadressen, inactieve adressen of erger, spam traps! Per 1 december 2023 is Google gestart met het gefaseerd verwijderen van inactieve Google-accounts. Dit zijn accounts die twee jaar of langer inactief zijn. Het is dus mogelijk dat in accounts zonder (strenge) inactiviteitsregels meer bounces bij Google-adressen kunnen plaatsvinden.

Advies 5: gebruik subdomeinen

Google monitort je reputatie en spamklachten per subdomein. Zorg er daarom altijd voor dat je je verschillende soorten communicatie splitst over verschillende subdomeinen (bijvoorbeeld: commercieel, transactioneel, facturen). Als er een ‘one-click unsubscribe’ geregisteerd wordt op je commerciële berichten zal Google je niet afrekenen op het feit dat je via een subdomein transactionele e-mails of facturen verzendt.

Daarnaast kunnen transactionele mails nog steeds verzonden worden. Mocht het onverhoopt toch gebeuren dat je met je commerciële domein geblokkeerd wordt, dan ervaar je hiervan geen problemen op cruciale communicatie naar je ontvangers.

Advies 6: meld je aan op postmastertools

Reputatie en spamklachten zijn dus belangrijke indicatoren om te monitoren zodat je niet geblokkeerd wordt. Blijf onder de spamdrempel van 0,3 procent. Deze informatie kun je ontvangen en monitoren door je met een Google-account aan te melden voor de postmaster-tool. Om hier resultaten te zien, dien je wel weer aan te kloppen bij de DNS-beheerder.

Advies 7: testen

Als laatste is het advies om je mails goed te testen. Stuur de e-mails naar een Gmail- en Yahoo-account of maak gebruik van een inbox placement-test. Mochten er beveiligingsprotocollen missen als DKIM en SPF, dan zie je in je inbox vaak een waarschuwing staan dat de ontvangen e-mail niet de juiste beveiliging bevat. Daarnaast kun je via verschillende tools online zien hoe ‘spammig’ je content is.

Met de bovenstaande adviezen heb je de hulpmiddelen die je nodig hebt om volledig volgens de nieuwe regels van Yahoo en Gmail te werk te gaan. Als je deze adviezen aanhoudt weet je zeker dat je aan de bovenstaande regels voldoet en loop je zo min mogelijk risico om door de service providers geblokkeerd te worden.

Over de auteurs: Andreas Pohan Simandjuntak en Carmen Ploeger zijn lid van de Commissie E-mail van DDMA.