Hoe organiseer je een effectieve online workshop?

De lessons learned van een jaar lang vol online workshops: wat werkt wel? En wat werkt niet? Acht tips en tools voor een effectieve workshop op afstand. 

Het is alweer een jaar geleden dat bedrijven wereldwijd, in reactie op de COVID-19-pandemie, hun personeel naar een thuiswerkplek stuurden. Ook voor onze teams was dit het geval. Onze developers haalden hun schouders op, werken vanuit huis had weinig impact op hun werk. Het productdesign team daarentegen, was heel wat meer ontregeld. Als digitaal innovatiebureau bestaat veel van ons werk uit het faciliteren van workshops, meedenken met klanten en interviewen van eindgebruikers van klanten. 

De vraag was hoe wij als digitaal innovatiebureau effectief zouden kunnen blijven. Na een korte periode van onduidelijkheid, realiseerden ons echter dat we ons eigenlijk helemaal niet in zo’n nieuwe situatie begaven; veel van deze projecten en workshops werden namelijk al op afstand gedaan. De truc is het internaliseren: workshops op afstand zijn nu eenmaal anders dan live workshops, dus moet je het op een andere manier benaderen.

Voor iedereen die zich plots in de positie bevindt om een workshop op afstand te faciliteren, hebben we onze lessen samengevat. 

1: Ga er niet van uit dat een goede online workshop zomaar uit de lucht komt vallen. 

Laten we eerlijk zijn, elke workshopbegeleider verwacht af en toe dat een workshop een routine oefening is en zal ietwat onvoorbereid zijn. Of men heeft gewoon geen tijd om zich voor te bereiden. In het geval van een workshop die op afstand wordt gehouden is de kans veel groter dat dit een frustrerende tijdverspilling wordt. Waarom? 

Mensen zijn over het algemeen minder spontaan op afstand, en daarbij neemt ook de proactiviteit snel af. Het hebben van een duidelijke structuur helpt om de motivatie op peil te houden en informeert de deelnemers over wat er op elk punt van de sessie van hen wordt verwacht. Vanzelfsprekend zorgt een zorgvuldige voorbereiding ook voor een duidelijke structuur. 

Het vasthouden aan een helder gecommuniceerde structuur is de beste manier om te voorkomen dat mensen elkaar storen en tegelijkertijd praten. Niets is dodelijker voor een call dan verbale chaos. Aan de andere kant wil je niet dat mensen zich te veel inhouden en hun ideeën voor zichzelf houden. Een solide structuur helpt enorm om dit in evenwicht te houden.

Het inzetten van hulpmiddelen (een canvas, dia’s met taakbeschrijvingen, afbeeldingen, enz.) helpt met het visueel uitleggen en overbruggen van de verschillende communicatielijnen die we gewend zijn in een fysieke workshop. Dit vereist echter planning en voorbereiding (zie volgend punt). 

Dergelijke tools moeten vooraf worden opgezet . Dus richt de interactieve canvas alvast in, bereid gedeelde bestanden voor, stel het te delen mobiele scherm in, enz. Zorg ervoor dat de deelnemers geen tijd verspillen aan het kijken naar een presentator die worstelt met z’n apparatuur. 

2: Besteed aandacht aan het effectief inrichten van de virtuele ruimte van je workshop. 

Op afstand is het moeilijker om een concept voor iedereen duidelijk te maken. Het overbrengen van ideeën en het uitleggen van taken is simpelweg moeilijker online. Je internet verbinding, camera’s, microfoons en luidsprekers kunnen nog wel zo goed zijn, maar zelfs een state of the art Polycom opstelling kan de verloren metacommunicatie van een fysieke workshop niet vervangen. Om alsnog dezelfde duidelijkheid te waarborgen, zijn er tools om deze interactie na te bootsen. 

Beeld je in dat al je sessies onderdeel zijn van een online bordspel – de spelers moeten de regels begrijpen, maar het speelbord geeft hen een totaalbeeld van wat er staat te gebeuren, wat de stand van zaken is en wat er is afgesproken. Wees creatief: rasters, vormen en tekeningen kunnen de toon zetten voor het gedachteproces, functie groeperingen en co-creatie sessies.

Het is natuurlijk handig om bestaande canvassen in te zetten, maar ben niet bang om een eigen canvas te creëren, eentje die specifiek bij je workshop past. Vergeet niet dat dit enkel hulpmiddelen zijn om een structuur en gemeenschappelijk inzicht te faciliteren. 

3: Stel regels op voor de deelnemers. 

Aangezien dagvullende workshops op afstand niet ideaal zijn (hierover later meer), zul je ervoor moeten zorgen dat je de beschikbare tijd goed gebruikt: wees strikt met tijdschema’s en zorg ervoor dat je deelnemers zich geconcentreerd met de taken bezighouden. Introduceer waar nodig periodes om te kletsen en ontspannen, maar zorg ervoor dat de werksessies gefocust zijn.

Als je vooraf aan de workshop zorgt dat iedereen het met de regels eens is, dan zullen de deelnemers je als een medespeler zien die net als zij uit is op het behalen van resultaten, en niet als een autoritaire bevelhebber die het plezier verpest. 

Het is een aanrader om de afgesproken regels een zichtbare plek in de visualisatie tool te geven. Gelukkig zijn mensen in onze ervaring tijdens een call meer gefocust en minder geneigd om gesprekken op een zijspoor te zetten – dit mes snijdt echter aan twee kanten, zoals je in het volgende punt zult zien. 

Een ander gevaar voor de focus is de constante stroom van e-mails en berichten, een afleiding voor de deelnemers. We kennen allemaal het moment waarop iemand halverwege een zin abrupt stopt, vermoedelijk starend naar een spannende titel van een e-mail. Om dit te voorkomen, stel de regel in dat elke deelnemer zijn telefoons en wearables in de “niet storen” modus zet en alle messaging apps sluit. Maak er een regel van en bespreek dit aan het begin van de workshop – verwacht niet dat dit bij iedereen automatisch gebeurt, dus wees er zo duidelijk mogelijk in. Nou kan het natuurlijk zo zijn dat andere werkzaamheden of terugkoppelingen dringend zijn, las dan korte pauzes in (bv. na elke 45 minuten) om een ad hoc situatie te vermijden. 

4: Monitor en manage de participatie. 

Hoewel het managen van de actie en participatie van deelnemers in essentie altijd een plicht is van de workshopleider, is dit op afstand uitdagender en vereist het meer gerichte aandacht. In wezen is een geïsoleerde omgeving minder stimulerend voor deelnemers – een call tipt niet aan de rijke zintuiglijke ervaring van de fysieke realiteit. Het gesprek kan namelijk enkel op één lijn liggen – bijkomstige (non-verbale) gesprekken met andere deelnemers zijn tijdens een call onmogelijk. 

Al deze kleine dingen stimuleren ons brein en maken een offline workshop een sociale ervaring. Zodra je de lichaamstaal van de deelnemers niet kunt zien is het lastiger te herkennen of iemands betrokkenheid afneemt of dat deelnemers moe beginnen te worden. 

Om de participatie beter te managen, is het een aanrader om elke 30 minuten feedback van de groep te verzamelen en indien nodig extra pauzes of energizers te introduceren. Besteed ook specifiek aandacht aan de individuele betrokkenheid en aarzel niet om individuen die de aandacht verliezen actief uit te nodigen door middel van het vragen naar hun input / mening.

5: Maak meer gebruik van individuele opdrachten. 

Een van de belangrijkste uitdagingen van workshops op afstand is de input verkrijgen van meer introverte of minder betrokken deelnemers. Ook offline is het een uitdaging om dit goed te doen, maar tijdens een call des te moeilijker. Ook al voelt het soms natuurlijk aan dat sommige mensen simpelweg enkel luisteren, en hun naam in de deelnemerslijst het enige is wat hun aanwezigheid impliceert. Een geweldige manier om ervoor te zorgen dat hun mening, creativiteit en expertise aan het uiteindelijke resultaat bijdraagt, is het toevoegen van zelfstandige sessies aan de workshop. 

Er zijn veel manieren om dit te doen, maar de basis is altijd hetzelfde: je geeft de groep een taak en iedereen werkt voor een bepaalde tijd afzonderlijk aan zijn eigen oplossing. Deze taken moeten heel duidelijk en ondubbelzinnig zijn, zodat iedereen zorgeloos aan de opdracht kan beginnen. 

Een online canvas is de perfecte tool om dergelijke sessies mee te faciliteren – één gemeenschappelijke plek, waar deelnemers hun ideeën kunnen verzamelen op virtuele post-its.

Zodra de tijd om is, presenteert iedereen zijn oplossing en kunnen deze als groep besproken worden. Er zijn veel workshop technieken die dit patroon volgen (kijk maar eens op SessionLab) – het zijn geweldige hulpmiddelen om ervoor te zorgen dat ieders stem wordt gehoord. Het kan zo zijn dat ze zelfs standaard elementen van je offline workshops worden.

6: Tijdsduur: Mensen worden sneller moe. 

De meeste mensen worden sneller moe tijdens een call dan tijdens een live vergadering. Als je de kwaliteit en kwantiteit van de output wilt maximaliseren, dan ben je waarschijnlijk beter af met meerdere sessies gedurende meerdere dagen, in plaats van één dagvullende workshop. Het zorgt er ook voor dat je workshops leuk blijven en geen vervelend lange dagtaak worden waar je collega’s tegenop zien. 

Ook al staat een sessie onder tijdsdruk, dan raden we alsnog maximaal 5-6 uur aan voor de duur van een sessie, bij voorkeur opgedeeld in ten minste drie blokken met wat langere pauzes. Als het om workshops gaat, is méér niet beter, want voor het boeken van resultaten heb je de focus en participatie van je deelnemers nodig. 

7: Maak co-creatie en visualisatie mogelijk met het gebruik van de juiste tools. 

Gelukkig is er geen tekort aan geweldige tools die helpen bij het leveren van een online workshop. Pro tip: voordat je een tool kiest, test het op je werk computer; sommige IT-restricties verhinderen de bruikbaarheid van een programma – vergeet daarbij niet de toestellen en systemen van je deelnemers (zeker als jullie niet bij dezelfde organisatie werkzaam zijn). 

Onze favorieten, die we dagelijks gebruiken, staan hieronder: 

• Een Online Canvas: ook op afstand is het ontzettend belangrijk dat de groep visueel en zonder verbale chaos over ideeën kan sparren. Een oplossing en vervanging van de post-its, flipovers en gekleurde markers vind je in tools zoals Miro en MURAL, of met een paar extra stappen, Figma en Lucidchart. Om eerlijk te zijn, volstaat elk virtueel canvas waar meerdere deelnemers realtime vormen en tekst kunnen toevoegen. De functie om commentaar te geven maakt het gemakkelijker om het canvas na de workshop te gebruiken voor verdere samenwerking.

 

• Een iPad Pro met stylus: sommige van bovenstaande tools (zoals Miro) hebben een iPad-app. Zou iemand van de deelnemers zijn of haar ideeën uit willen leggen aan de hand van een tekening, dan is dit veel comfortabeler op een touchscreen. 
• Cloud Document-editors: in plaats van het rondsturen van documenten, is het veel handiger om documenten te delen via een gedeelde applicatie, waarin het maken van opmerkingen en bewerkingen door meerdere deelnemers mogelijk is – beruchte spelers hierin zijn Google Docs/Sheets of Microsoft Office 365. Zelfs als deze tools niet standaard in de organisatie worden gebruikt, is het de moeite waard om ze in te zetten voor een workshop (Google Docs is gratis bij kleinschalig gebruik). En als deelnemers aantekeningen moeten maken, is het gebruik van een gemeenschappelijk online document een aanrader, of nog beter, een gemeenschappelijk werkboek in Evernote (ook gratis bij beperkt gebruik). 
• SessionLab: hoewel dit geen tool is voor het werken op afstand, zit deze applicatie tjokvol bruikbare workshop-technieken die kunnen worden ingezet om meer structuur in je werk aan te brengen.De handige interface maakt het zelfs mogelijk je hele workshop te plannen en samen te stellen naar voorkeur. 
• Tools voor videoconferenties: De juiste tool voor videoconferenties vinden is een hele kunst. Wij gebruiken meestal Google Hangouts/Meets, maar we blijven hierin flexibel, omdat deze programma’s in sommige opstellingen kunnen tegenvallen. Het is een aanrader om vertrouwd te raken met enkele belangrijke spelers in deze markt (Hangouts, Zoom, Skype, Teams enz.). Gebruik de tool die je voorkeur heeft om de deelnemers uit te nodigen (zodra je zeker bent dat deze tool bruikbaar is voor alle deelnemers) maar zorg ervoor dat je meerdere programma’s beschikbaar hebt als back-up. Als zonder enige specifieke reden de kwaliteit slecht is, probeer dan een andere toepassing. Ga niet koppig een workshop van 3 uur doorploegen waarin niemand elkaar begrijpt is, maar investeer daarvan 20 minuten in het vinden van de juiste oplossing voor iedereen. Daarnaast zijn de unieke functies van de specifieke tools het overwegen waard – zo kan Zoom een groot aantal deelnemers (tot 49 personen!) goed aan, daarentegen biedt Webex de facilitator geavanceerde controls. Maar alle toeters en bellen worden overtroffen door de gesprekskwaliteit. 
• Follow-up/voorbereidingstools: als de workshop werkzaamheden van de deelnemers vereist ter vervolg of voorbereiding, dan is het de moeite waard om een communicatieplatform voor de hele groep in te zetten. Bij gebrek aan een standaard tool binnen je bedrijf of als de groep uit mensen van verschillende organisaties bestaat, is Slack een perfecte oplossing (voor deze toepassing is de toolgratis), zelfs Viber of Whatsapp zijn hiervoor prima. En om de stroom aan informatie ook ná de workshop op te vangen, zijn de gedeelde notities van Google Docs, Google Slides en Evernote erg handig.

Kies de juiste applicaties op basis van de specifieke behoeften en technische kennis van de doelgroep. Vergeet niet om ervoor te zorgen dat men zich de tool eigen kan maken, zodat het naar believen ingezet kan worden. Maak hier de tijd voor vrij of stuur ruim voor de workshop een handleiding toe. Een nieuwe tool mag er dan wel spannend uitzien, maar denk twee keer na voordat je een extra tool introduceert. 

8: Stop ook na de workshop niet met co-creatie 

De workshop mag dan wel voorbij zijn, het werk gaat door. De tools die worden gebruikt tijdens de workshop kunnen indien juist gekozen ook toepasbaar blijven nadat de sessie voorbij is. Vergeet niet om de laatste 5-10 minuten van een workshop te besteden aan het bespreken van het verloop en de mogelijkheden voor doorontwikkeling van de workshop resultaten. 

Alles overwogen kunnen we spreken van een meevaller: overal is internet en er was voorafgaand aan deze stressvolle periode al prima software beschikbaar om het werken op afstand een optie te maken. Dit heeft ervoor gezorgd dat onze workshops gewoon zijn blijven doorgaan; en met wat extra voorbereiding, heeft de intensieve samenwerking met onze opdrachtgevers er niets onder geleden.

Over de auteur:  Hans Pieter de Vries Managing Director bij Supercharge.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.