-

Hoe co-design je vanuit huis?

En opeens stond alles stil. Halverwege maart kwam het fysiek samenwerken abrupt tot stilstand. Dat betekende niet alleen dat heel ons bureau vanuit huis aan het werk ging, maar ook dat samen ontwerpen aan onze digitale producten niet meer fysiek kon plaatsvinden.

En dat terwijl co-design voor ons cruciaal is om te komen tot succesvolle digitale producten. Met diverse teams, met opdrachtgevers en met de gebruikers zelf. In korte tijd hebben we daarom onszelf het co-designen op afstand aangeleerd. We faciliteerden tientallen designsessies vanuit de slaapkamer, de zolder en de keuken. Dit zijn onze belangrijkste learnings.

Niet de zoveelste video call…

Veel mensen zitten de hele dag in video calls en zijn daar – terecht – soms helemaal klaar mee. Het kost je meer energie om de hele dag te videobellen. Bovendien mis je de ‘echte’ menselijke connectie. De grote vraag voor ons was dan ook: kunnen we die ‘magie’ die ontstaat tijdens co-design sessies ook via videoverbinding laten ontstaan? Het antwoord is ja en nee. Ja, omdat co-design sessies zeker niet je zoveelste video call zijn. Er is meer ruimte voor experimenteren, je kunt het scherm af en toe loslaten en het creatieve proces komt weldegelijk goed op gang. We lichten zo toe hoe we dat doen. 

Nee, omdat het natuurlijk maar deels een vervanging is van een fysieke co-design sessie. De context van de sessie (menselijke aanwezigheid, de ruimte, etcetera) is medebepalend voor de output. Zo gaf de context van een co-design sessie die we samen met Garage2020 organiseerden in ‘de koppeling’ (een behandelcentrum JeugdZorgPlus) lading aan het creatieve proces bij alle deelnemers. Dat is in een video call lastig te realiseren. 

Je staat op mute

Misschien wel de meest gehoorde uitspraak de afgelopen tijd: ‘Je staat op mute’. De basis van een goede digitale ontwerpsessie is een prettige videoconferencing dienst. Na een korte ontdekkingsfase waarin we verschillende tools hebben uitgeprobeerd kwamen wij uit op Google Meet. Bijkomend voordeel van deze toepassing is dat je ook kunt inbellen via de telefoon. Overigens wil dit niet zeggen dat al onze klanten daar ook mee (mogen) werken; naast Google Meet werken we daarom ook met Microsoft Teams en Webex. Voor onze projecten in de jeugdzorg gebruiken we ZieJeWel, de videodienst die Garage2020 speciaal voor de jeugdzorg heeft ontwikkeld. Het gebruik van Zoom proberen we vanwege de privacy issues zoveel mogelijk te beperken. 

Hoe goed de tool ook is, de verbinding is net zo belangrijk. Heeft iedereen in het team beschikking over een goede internetverbinding, kan iedereen deelnemen met video? Voor een remote design sessie is dat onmisbaar. Het begint met elkaar zien. Een andere belangrijke learning voor ons was om ongemakken te omarmen. Dus dat er kinderen door het beeld rennen of iemand de ‘unmute’ knop niet kan vinden. Dat maakt de afstandelijke video call juist weer heel erg menselijk. Op die manier leer je het team en de opdrachtgevers beter kennen. We hebben kennis gemaakt met heel wat katten, Chiwawa’s, een Deense Dog (die net een volleybal kapot beet). Maar ook heel veel creatieve settings gezien waarin mensen werkten, van sessies op de trap (omdat daar het beste internet is) tot professionele geluidsstudio’s tot washokken.

Kliederen op digitale muren

De kern van onze fysieke co-design sessies is dat we met het hele team in een actieve, ontwerp modus komen. Om dat digitaal ook te bereiken maken we gebruik van online brainstorm tools. Sommige waren bij ons team al bekend en werden gebruikt, maar we hebben de beginperiode ook gebruikt voor experiment, waarbij we uiteindelijk uitkwamen bij Jamboard, Miro, InVision Freehand en Mural. 

Freehand van Invision geeft veel vrijheid en is zeer geschikt voor het ontwikkelen van moodboards, maar ook voor het maken van hele simpele schetsjes. Ook kun je bijvoorbeeld deelnemers stellingen laten beantwoorden door een stip op een lijn te zetten.

Als je vooral post-its wilt plakken, dan is Jamboard een fijne simpele tool. Miro en Mural kunnen dat ook en hebben meer mogelijkheden, zoals afbeeldingen invoegen en werken met grids. Daarnaast hebben ze templates zoals een Business Model Canvas dat je direct met het team kunt invullen. Ook hiervoor geldt: wees flexibel met je tools. Niet alle klanten mogen alle tools gebruiken of krijgen vanuit IT toegang. 

Voor de sessie met een groep gebruikers uit de jeugdzorg hebben we Mural gebruikt. Het doel was om zo dicht mogelijk bij een ‘echte’ sessie in de buurt te komen waarbij deelnemers hun post-its met verschillende kleuren, voorzien van commentaar, konden plaatsen bij verschillende schetsen. Dat beviel goed, vooral omdat je live mee kon kijken met wat deelnemers deden. Mural biedt bovendien de mogelijkheid om als facilitator bepaalde elementen te ‘locken’ waarmee je meer grip kunt houden op de sessie. 

Een goede voorbereiding is belangrijker dan ooit 

Het voordeel van een digitale co-design sessie is dat alles leesbaar is en al direct goed is gedocumenteerd. Het scheelt daarmee veel uitwerkingstijd die weer in het ontwerp kan worden gestopt. Maar hou wel rekening met een langere voorbereiding. Het is belangrijk dat je vooraf stilstaat bij de vragen die de sessie kan oproepen bij een opdrachtgever en welke informatie jij wilt van deelnemers. In een fysieke sessie kun je dit aanvoelen en erop anticiperen, nu probeer je dat van te voren allemaal al te voorzien. Dat dwingt je ook om heel goed na te denken over wat je als output wilt.

Datzelfde geldt overigens ook voor de opdrachtgever. Het is belangrijk dat iedereen zich voorbereid op de sessie, aangezien online sessies vaak korter zijn dan normaal (hou de energielevels maar eens zes uur hoog in een video call). Bij een co-design sessie met Achmea hebben we het hele team een vragenlijst gestuurd om iedereen vooraf mee te laten denken. Zo voorkom je dat tijdens een sessie iets niet aan bod komt. Een bijkomend voordeel is dat iemand die zijn visie misschien minder snel zou delen, dat vooraf kan doen en we het meenemen in de sessie. 

Bereid ook het gebruik van de samenwerkingstool goed voor en bepaal waarvoor je de tool wilt inzetten.. Mural is een vrij uitgebreide tool, denk daarom van te voren na over welke mogelijkheden je wilt gebruiken. Zo houd je het simpel voor de deelnemers en ook overzichtelijk voor jezelf tijdens de sessie.

De uitdagingen en valkuilen

Hoe ga je om met passieve deelnemers? Je merkt dat een video call toch vooral het gevoel van een vergadering oproept, iets wat je niet wilt in een co-designproces. Het is de kunst om – net als tijdens een fysieke meeting – een vibe te creëren waarin er gemaakt wordt.  De uitdaging zit hem erin mensen actief te krijgen, erbij te houden en ook echt informatie op te halen. Een manier waarop we dit veel doen is door heel gericht om input te vragen: “Oke Jan, wat is je blik hierop?”, “En Lisa wat is je reactie op dit idee?” Je moet soms dus als ontwerper nog iets harder je best doen om iedereen aan boord te houden.

Een andere valkuil is dat dingen in het midden blijven hangen, en er minder snel een beslissing genomen wordt. Een real-life sessie geeft meer het gevoel van samenspel, samen dingen ontwerpen en beslissen. Op afstand is het moeilijker aan te voelen of iets echt besloten is en je door kunt, dan in een fysieke sessie. 

Wat nemen we mee naar ‘het nieuwe normaal’?

Langzaam komt Nederland weer op gang, de eerste meetings worden voorzichtig en met voldoende afstand onderling weer gepland. Grote kans dat we binnenkort weer fysieke sessies zullen organiseren en faciliteren. We kijken ernaar uit. Maar in de anderhalvemetersamenleving kan het goed van pas komen om ook ontwerpsessies online  te houden. Het scheelt reistijd, en geeft je de mogelijkheid om met meer mensen aan de slag te kunnen. Fysieke sessies en online sessie kunnen elkaar daarbij goed aanvullen. 

Voor als je de komende tijd aan de slag gaat met een online co-design sessie, hier nog een een paar tips op een rij:  

  • Bepaal wie de leiding neemt en duidelijk aangeeft wat er wanneer van iedereen wordt verwacht. Zorg dat iedereen om de beurt de mogelijkheid krijgt om te spreken en input te leveren en toe te lichten wat ze hebben aangedragen. Per onderdeel in een sessie kan er een andere leider zijn.
  • Zorg voor voldoende interactie. Dit kan zijn: post-its plakken, stellingen beantwoorden, moodboards voorzien van feedback, designs voorzien van feedback, etc.
  • Bereid de sessie goed voor en zorg dat de links naar je tools duidelijk gecommuniceerd worden. Zodat iedereen weet waar ze moeten zijn.
  • Besteed een paar minuten aan het rustig uitleggen van de samenwerkingstool, voor de meeste mensen is het een eerste keer. Deelnemers kunnen zich onbegrepen voelen als ze een tool niet meteen begrijpen. Vermijd daarom termen als ‘het is eigenlijk heel simpel…’. Iedereen weet hoe post-its en pennen werken, maar een tool met een onbekende interface kan voor mensen toch intimiderend zijn.
  • Las ieder uur een korte pauze in en maak gebruik van energizers (bijvoorbeeld een paar quizvragen waarbij je gaat staan of zitten voor de camera bij antwoord A en B). Zo houd je iedereen fris, het is best intensief.
  • Zorg voor een inspirerend voorstelrondje. Anders dan bij een ‘gewone’ sessies is er minder ruimte om elkaar beter te leren kennen. Video meetings zijn vaak wat doelgerichter dan normale meetings. Bovendien spreek je elkaar nu niet in de pauzes. Vraag daarom bij het voorstellen of iedereen een vraag kan beantwoorden, bijvoorbeeld ‘wat heb je afgelopen weekend gedaan’.
  • Maak de sessie niet te lang. Je hebt al snel twee uur nodig, maar langer dan drie uur is niet aan te raden.

Oh en vergeet niet, sessies mogen ook gewoon leuk zijn en niemand neemt het je kwalijk als het wat rommelig verloopt. Het moment dat iemand de eerste keer spontaan opstaat en zegt ‘Ik ga even naar de WC’ weet je dat je goed zit en in de buurt komt van een normale sessie. 

Over de auteurs: Juul van den Hoogen is online strateeg, Chris Siegers is user experience designer, Ruben Stehouwer is user experience designer en Alain Dujardin is creative director van digitaal design bureau Greenberry.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.

Deel dit bericht

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond