Maak in acht stappen de businesscase voor Master Data Management (MDM)

Als je eenmaal besloten hebt om een Master Data Management (MDM) te implementeren en een MDM-project te starten, moet je voordat je begint de businesscase maken. Dit helpt je bij het overtuigen van je management en collega’s.

Het maken van een businesscase is een uitdagend en leerzaam proces. Het ontwikkelen van een businesscase dwingt je om alle invalshoeken te bekijken die vroeg of laat het succespercentage van je MDM-project beïnvloeden. Deze whitepaper helpt je bij het bouwen en schrijven van de businesscase voor MDM. Je leert hoe Gartner’s framework voor het ontwikkelen van een businesscase past bij MDM en hoe je een gedetailleerde businesscase schrijft die alle relevante factoren dekt.

Gartner’s bewezen model voor de ontwikkeling van businesscases

Een sterke businesscase is niet honderden pagina’s lang, het gaat erom dat je businesscase alle invalshoeken bestrijkt die van invloed kunnen zijn. Denk aan de haalbaarheid en winstgevendheid van het project. Een effectieve MDM-businesscase communiceert het probleem (slechte datakwaliteit)en plaatst dit in het perspectief van bedrijfswaarde. Deze whitepaper gebruikt Gartners’s businesscase model als leidraad, dit model bestaat uit acht stappen:

1. Identificeer de bedrijfsvisie, strategie en stakeholders: De eerste stap in het ontwikkelen van je businesscase is het identificeren van de belangrijkste pijnpunten en hoe je deze weg kunt nemen. Het is belangrijk om deze stap uit werken met interne stakeholders, denk aan IT, marketing en je financiële afdeling. Lees in de whitepaper hoe je de focus op de juiste aandachtsgebieden legt en wat het belang van stakeholdermanagement is.
2. Selecteer de KPI’s die je MDM-strategie ondersteunen: In de tweede stap vertaal je de ‘pains en gains’ naar meetbare KPI’s. Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat uw MDM-project niet wordt gezien als een IT-project, maar als een bedrijfsproject dat de business stimuleert en verbetert. Een succesvolle MDM-business case vertaalt data naar waarde. Lees hoe je deze waarde aantoont door gebruik te maken van het business model canvas van Strategyzer.
3. Stel een basislijnen voor de geselecteerde KPI’s: De derde stap is heel eenvoudig. Bepaal de huidige prestaties met behulp van de vooraf bepaalde statistieken. Zorg ervoor dat je data wordt ondersteund door gedetailleerde berekening, projecttijdlijn en de gebruikte veronderstellingen. Lees in de whitepaper hoe je deze derde fase goed uitwerkt.
4. Beschrijf de mogelijkheden van de MDM-oplossing: Nu komt de fit tussen je huidige situatie zoals vastgesteld met een of meerdere mogelijke MDM-oplossingen. Je moet de potentiële toepassingen en hun implicaties beschrijven vanuit het perspectief van het bedrijfsproces. Gebruik hiervoor de opgestelde KPI’s uit de tweede fase. De whitepaper beschrijft een aantal handvatten om deze derde fase goed uit te werken.
5. Interne afstemming over gewenste verbeteringen: De vijfde stap vraagt om afstemming. Ga de discussie aan met je stakeholders. Je moet bepalen welke verbeteringen mogelijk zijn en kunnen worden gemeten aan de hand van de gekozen KPI’s. De redenen voor eventuele verbeteringen moeten door het management worden gespecificeerd en bevestigd. Lees in de whitepaper hoe je deze interne afstemming het beste kunt aanpakken.
6. Vertaal je performance metrics naar financiële resultaten: De zesde stap wordt meestal geleid door iemand van de financiële afdeling. In deze stap wordt de financiële verantwoording opgesteld. Je moet aantonen welke pijnen en winsten de nieuwe MDM-oplossing gaar opleveren. In deze stap bepaal je hoe je gegevens gemonetariseerd kunnen worden en meetbare financiële voordelen kunnen genereren.
7. Stel de ‘Total cost of ownership’ vast: Om het investeringsrendement in te schatten, moet je de totale kosten van je MDM-oplossing kennen. Het Total Cost of Ownership (TCO) model is opgesplitst in drie verschillende categorieën: setupkosten, operationele kosten en vertragingskosten. Lees in de whitepaper hoe je dit doet.
8. Bereken de ROI en drie financiële maatregelen: In de laatste stap bereken je de return on investement (ROI) van je nieuwe MDM-oplossing. De whitepaper beschrijft hoe je de ROI berekent met de netto contante waarde, intern rendement en terugverdientijd. Lees in de whitepaper hoe je deze berekeningen maakt.

Dé tien belangrijkste onderdelen van een sterke businesscase

Nu je businesscase is uitgewerkt volgens Gartner’s framework is het tijd om deze op een gestructureerde wijze te presenteren. Je businesscase moet een logische structuur hebben die belanghebbenden en besluitvormers door alle kritieke elementen van je MDM-strategie leidt. De whitepaper beschrijft de tien belangrijkste onderdelen van een sterke businesscase:

• Overzicht van het project
• De behoefte van de organisatie
• De projectscope en te verwachten resultaten
• Impact op de business en operatie
• Kosten-baten analyse
• Kritische prestatie indicatoren (KPI)
• Risico assesment en analyse
• Implementatiestrategie
• Conclusies en aanbevelingen
• Bijlagen

Aan de slag met je businesscase voor MDM

Door het Gartner-raamwerk te volgen en alle noodzakelijke elementen in je businesscase op te nemen, heb je alles gedaan wat nodig is om het tot een succes te maken. Het is nu aan het management om je MDM-voorstel te waarderen en de haalbaarheid en impact ervan op de organisatie te beoordelen. Meer achtergrond of context nodig? Lees de artikelen hieronder.