Workplace by Facebook: de nieuwe funtionaliteiten

Dinsdag 18 April was F8. Facebook doet daar al haar grote aankondigingen. Workplace, het samenwerkingsplatform van Facebook voor bedrijven, had dit jaar voor het eerst een serieuze plek op het event. Dat betekent dat het serieus wordt genomen binnen Facebook. Het Workplace team gebruikte F8 om een aantal belangrijke aankondigingen rond nieuwe functionaliteiten te doen die ook direct live gingen. Ik zet ze hieronder op een rij.

Als je weet dat Facebook dingen pas serieus neemt vanaf 100 miljoen gebruikers durf ik te concluderen dat het heel hard gaat met Workplace dat pas zes maanden op de markt is.

De nieuwe functionaliteiten zijn:

1. Integratie met alle belangrijke bestandssystemen (Onedrive, Google, Dropbox, Box, Quip, Salesforce).
2. Live video integreert met professionele video-apparatuur.
3. De toevoeging van bots waardoor organisatieprocessen op Workplace gedraaid kunnen worden.
4. Integratie met de belangrijkste beveiligings- en complianceplatforms.

Integratie met bestandssystemen

Het Workplaceteam kondigde aan dat er integraties waren gemaakt met Microsoft Onedrive, G-Suite en Google Drive, Dropbox, Box, Salesforce en Quip. Kort gezegd betekenen deze integraties dat bestanden niet meer ge-üpload worden naar Workplace. De bestanden blijven op de server staan waar ze stonden en zijn met een simpele click direct benaderbaar.

Bij Onedrive en Box creëert Workplace bovendien een serie van afbeeldingen (image carousel) zodat je snel het document kunt bekijken. Van iedere pagina wordt een preview gemaakt, met een comment box onderaan, zodat collega’s de inhoud kunnen verrijken of ‘liken’. Doe je dit, dan krijgt degene die het bericht gepost heeft een notificatie die direct naar jouw commentaar verwijst om het meteen te kunnen lezen en verwerken. Deze werkwijze vereenvoudigt het proces van review en feedback op een slimme, gebruiksvriendelijke en enorm tijdbesparende manier.

De ‘documententab’ in Workplacegroepen is ook aanzienlijk verbeterd. Bij de aanpassingen is duidelijk gedacht vanuit het perspectief van de gebruiker. Als je de tab nu opent, krijg je een lijst te zien van de meest recente documenten, onafhankelijk van de bron ervan. Zo vind je gemakkelijk de bestanden terug waar je (samen) aan werkt.

Het schijnt dat Sharepoint ook te koppelen is, maar dat heb ik nog niet kunnen testen op het moment van dit schrijven.

Bots zorgen voor meer productiviteit

Veel bedrijven waar wij mee samenwerken denken in eerste instantie dat Workplace vooral de plek is voor nieuws en de ‘sociale’ kant van het bedrijf. Bedrijfsprocessen versnellen of vereenvoudigen is dus niet het eerste wat bij mensen opkomt.

Met bots gaat dat veranderen. Eenvoudig gezegd, bots gaan helpen om organisatieprocessen te automatiseren en ze via Workplace te laten lopen. Door de techniek slim toe te passen kunnen processen eenvoudiger en efficiënter worden ingericht.

In Facebook Messenger bestaan bots al langer. Ze worden door veel organisaties gebruikt voor klantenservice. Je kunt een bot bijvoorbeeld vragen “Ik wil naar Parijs van 1 tot en met 5 mei, welke vluchten zijn er beschikbaar?” De bot antwoordt dan met verschillende opties en boeken en betalen kan eenvoudig via de Messenger app.

Ook deze functionaliteit wordt beschikbaar in Workplace en zal oneindig veel mogelijkheden bieden.

Het grote voordeel is dat je in Workplace een bot ook buiten de chat kunt activeren, door in een groep tegen ‘hem’ te praten met een @mention in het gesprek.

Het initiatief voor een gesprek kan van twee kanten komen, zowel van de medewerker als van de bot.

Voorbeelden van situaties waarin medewerkers zich tot een bot kunnen richten:

1. Vertel de ‘wachtwoord reset bot’ dat je je wachtwoord bent vergeten en het herstelproces start automatisch op.
2. Vertel de ‘facilitaire bot’ dat je een bezoeker verwacht volgende week. De bot meldt de bezoeker aan en vraagt of je een vergaderruimte of parkeerplaats nodig hebt. De nodige reserveringen zullen vervolgens automatisch worden geboekt.
3. Plaats een bestelling in het ordersysteem. De bot stelt je verduidelijkingsvragen tot alle informatie correct is ingevuld in het ordersysteem.
4. Stuur een bericht naar de printpapier-bot dat het papier op is. De bot zal het proces starten om nieuw papier te leveren.
5. Een team van IT-specialisten kan een groep op Workplace starten waar hun interne klanten vragen en problemen kunnen posten. Als er een vraag is gesteld kan iemand in het team de bot aanroepen. Hierdoor wordt de vraag gerouteerd naar een persoon in het oplosteam en wordt direct een ticket aangemaakt in het ticketingsysteem. Tenslotte plaatst de bot een reactie met de link naar het ticket en de naam van de persoon die het probleem aan het oplossen is.

Voorbeelden van situaties waarin bots het initiatief kunnen nemen:

1. Veel grote organisaties meten de medewerkerstevredenheid met grootschalige enquêtes. Deze zijn vaak duur, doen slechts een momentopname en vragen veel tijd van de medewerker bij het invullen. We werken momenteel aan een ‘engagement bot’ om tevredenheidsgeoriënteerde vragen te stellen aan alle medewerkers. Dit verdeelt de grote onderzoeken in ‘hapklare brokken’, wat het veel gemakkelijker maakt om in te vullen.
   1. Één vraag tegelijk verlaagt de drempel om deel te nemen aanzienlijk
   2. De meting kan op continue basis plaatsvinden in plaats van jaarlijks
   3. Het bedrijf kan het effect meten van impactvolle gebeurtenissen in het bedrijf, op het moment dat deze actueel zijn.
   4. Als er problemen zijn in delen van de organisatie, kun je specifiek onderzoek doen naar mogelijke oplossingen of oorzaken.
2. Een op compliance gerichte bot kan een waarschuwing sturen naar medewerkers wanneer een document met bepaalde eigenschappen of inhoud geplaatst is. (Bijvoorbeeld als een medewerker klantdata post).
3. Een bot kan je informeren dat je bezoeker gearriveerd is.
4. Een bot kan je informeren dat de voorraad opraakt en kan je vragen welke actie je wilt ondernemen.

De mogelijkheden en kansen voor bots zijn eindeloos en de implementatie zal diepgaand effect hebben op hoe we op Workplace interacteren. De koppeling van bots aan Workplace onderstreept dat collaboration technologie een krachtige productieve technologie is en niet alleen een plek waar mensen ‘sociale dingen’ delen. Workplace is een productieve werkomgeving die mensen, kennis en processen verbindt waardoor organisaties slimmer en effectiever kunnen worden.

Live integration

Live Video opent deuren naar veel aansprekende use cases. In onze ogen kunnen andere platforms hier simpelweg niet mee kunnen concurreren. Videolearningkanalen, het vastleggen van performance support materiaal of live streaming van een toespraak van de CEO over de hele wereld zijn eenvoudig, effectief en zelfs toegankelijk op je mobiele device.

Op F8 maakte Facebook de Live API voor Workplace beschikbaar. Dat betekent dat live streaming niet meer alleen vanaf je mobieltje gaat, maar er professionele apparatuur gekoppeld kan gaan worden. Dit gaat de kwaliteit van live-streams enorm ten goede komen. Daarnaast geeft de integratie de nieuwe mogelijkheid om bijvoorbeeld videocalls te livestreamen. Door een samenwerking met video conferencing service Bluejeans worden deze mogelijkheden nu heel toegankelijk.

Workplace had al de potentie om het centrale communicatiekanaal van organisaties te zijn in organisaties. Deze nieuwe integraties zullen de interne communicatie bij bedrijven verder verbeteren en de transformatie nog verder versnellen. Van teamvergaderingen tot speeches van de CEO, de integratiemogelijkheden bieden mooie kansen om kwalitatief hoogwaardige en aansprekende content te verspreiden. We zijn nieuwsgierig hoe onze klanten de tools zullen omarmen en hoe ze deze zullen gebruiken voor nieuwe vormen van interne communicatie.

Security en Compliance

Een van de belangrijkste speerpunten van elke organisatie bij de keuze voor een nieuw ‘professioneel collaboration platform’ is zorgen dat de data veilig is. We weten dat Facebook zorgvuldig is in het beschermen van hun infrastructuur en data-opslag. Ook weten we dat bedrijven graag hun eigen data beschermen en zeker willen zijn van goede back-ups.

Tijdens F8 is aangekondigd dat organisaties en partners van Facebook ook zelf back-up en compliance tools kunnen bouwen. Dit laat zien dat het Workplaceteam serieus is als het gaat om de veiligheid van de data van huidige en toekomstige klanten te waarborgen. Het zal bovendien bepaalde organisaties helpen om te voldoen aan wettelijke regelgevingen.

Workplace heeft een partnership aangekondigd met CSDisco, Netskope, Smarsh en Skyhigh.

• CSDisco zal het mogelijk maken om gegevens op Workplace te zoeken, op te halen en te beveiligen voornamelijk voor juridische doeleinden.
• Netskope zal betere controle en monitoring mogelijk maken van gebruikersactiviteiten op Workplace.
• Smarsh geeft bedrijven meer mogelijkheden om opgeslagen of gearchiveerde informatie terug te vinden.
• Skyhigh geeft aan dat het vooral IT-teams zal helpen bij procedures rond DLP (Data Loss Prevention), het real-time beveiligen van bedrijfsgegevens en het controleren van gebruikersactiviteiten.

“We zijn nog maar net begonnen”

Toen Workplace gelanceerd werd, was het het meest overtuigende collaboration platform dat er was. Maar, het had ook zijn tekortkomingen als ‘enterprise platform’. De nieuwe releases lossen veel van de tekortkomingen op. Dit maakt van Workplace een solide speler als collaboration platform. De medewerkers van het Workplace team op F8 vertelde ons dat ze trots zijn op wat er nu staat, maar zijn ook stellig dat dit nog maar een procent is van wat Workplace kan gaan worden. Aan die belofte gaan we ze graag houden!

Een samenvatting van de belangrijkste aanpassingen:

1. Workplace wordt nog aantrekkelijker voor gebruikers door een verdere verbetering van ‘usability’ en functionaliteit die je helpen sneller en gemakkelijker je werk te doen.
2. Integratie met de belangrijkste plekken waar bestanden bewaard worden zal Workplace veel aantrekkelijker maken voor teams om het werk gedaan te krijgen. Daarnaast verbetert door de wijze waarop de integratie is uitgevoerd veiligheid en daarmee compliance bij veel organisaties.
3. Bots maken Workplace tot een echt productieplatform, dat ingebed kan worden in de dagelijkse activiteiten van medewerkers.
4. De Live video API maakt live streaming met professionele apparatuur mogelijk. Een koppeling met Bluejeans zorgt voor integratie met conference calling apparatuur.
5. De integratie met compliance en security platforms zorgt ervoor dat juristen, IT security en compliance positiever zullen zijn over het gebruik van Workplace in de organisatie.