De algemene verordening gegevensbescherming: wat verandert er écht?

Een nieuwe privacywet voor heel Europa, dat is wat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ons brengt. Vanaf 25 mei 2018 moet elke organisatie voldoen aan deze strenge nieuwe wet. Dus je hebt nog minder dan een jaar om voorbereidingen te treffen. Wat gaat er nu allemaal veranderen?

1. Je activiteiten vallen veel sneller onder de privacywet

Het centrale begrip ‘persoonsgegevens’ verandert namelijk: naast bestanden met namen, adressen en dergelijke vallen nu ook gegevens gekoppeld aan IP-adressen, MAC-adressen, cookies en dergelijke onder de wet. Ook als je niet weet hoe de persoon achter een cookie heet, moet je dat gegeven behandelen als privacygevoelig.

2. Uw privacyverklaring moet nóg transparanter

Je moet in eenvoudige taal precies en volledig uitleggen wat je doet met persoonlijke gegevens. Ook moet je mensen wijzen op hun rechten, zoals dat men gegevens mag aanpassen, het dossier mag inzien of zelfs laten vernietigen. Bouw je interesseprofielen op, dan moeten die op verzoek kunnen worden verwijderd. Bovendien moet je ze wijzen op de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

3. Alle datalekken moeten intern worden gedocumenteerd

Volgens de huidige privacywet hoef je alleen datalekken bij te houden wanneer je ze ook moet melden aan de toezichthouder. De AVG stelt het verplicht om alle datalekken intern te documenteren, óók datalekken die niet te hoeven worden gemeld. En verwerk je privacygevoelige data voor jouw opdrachtgevers? Dan ben je straks wettelijk verplicht alle datalekken daarbij aan hen te melden, zodat zij dit weer aan de toezichthouder kunnen melden. Lees meer in onze factsheet over het registreren van datalekken.

4. Je moet alle verwerkingen van persoonlijke gegevens documenteren, ook de triviale zoals je personeelsadministratie of de nieuwsbrief

In dit register moet onder andere staan welke persoonsgegevens er verwerkt worden, voor welke doeleinden, en hoe deze gegevens beveiligd worden. Meer informatie vind je in onze factsheet over het verwerkingsregister.

5. Je moet met al je leveranciers en afnemers een zogeheten verwerkersovereenkomst sluiten

Hierin maak je specifieke afspraken over de omgang met persoonlijke gegevens. Een belangrijk aandachtspunt daarbij is dat wanneer je diensten uitbesteedt waarbij persoonsgegevens van een klant zijn betrokken, je hiervoor toestemming nodig hebt van die klant.

6. De boetes worden gigantisch

De maximale boete per overtreding van de huidige privacywet is nu 900.000 euro. Dit verandert met de komst van de AVG naar 20 miljoen euro of vier procent van de wereldwijde jaaromzet. Bovendien komt er komt een Europees Comité dat toeziet op de juiste toepassing van de AVG.

7. Mogelijk heb je een privacy officer nodig

Een privacy officer, oftewel functionaris voor gegevensbescherming (FG), is een onafhankelijke persoon binnen de organisatie die adviseert en rapporteert over naleving van de AVG. Deze is verplicht wanneer je op grote schaal gevoelige persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens verwerkt, of als je structureel mensen observeert (fysiek of digitaal). Een FG kan iemand zijn die intern aangesteld wordt, maar mag ook iemand zijn die extern aangesteld wordt.

8. Zitten er risico’s aan een verwerking, dan moet u een complete Privacy Impact Assessment (PIA) uitvoeren

Dit is een uitgebreid onderzoek om privacy- risico’s in kaart te brengen en deze zo veel mogelijk weg te nemen. Pas nádat de PIA is uitgevoerd en de resultaten geïmplementeerd, mag je die risicovolle verwerking uitvoeren. Meer informatie vindt je in onze factsheet over de PIA.

9. Je moet zo min mogelijk privacygevoelige informatie verzamelen en deze zo snel mogelijk weer weggooien

Vanuit de gedachte van risicobeheersing vereist de AVG dat je het minimale aan persoonsgegevens onder je beheer hebt. Je moet dus actief informatie weggooien wanneer deze niet meer relevant is – en je moet beleid hebben dat uitwerkt wanneer iets wel of niet relevant is, en hoe het weggooien dan veilig wordt gerealiseerd.

10. Je software en diensten moeten van de grond af rekening houden met privacy

Dit wordt ook wel ‘Privacy by design’ en ‘Privacy by default’ genoemd. Kort gezegd moet bij elke stap in de ontwikkeling de privacyaspecten worden benoemd en meegenomen in de uitwerking. Daarnaast moeten standaardinstellingen van een nieuwe dienst zo privacyvriendelijk mogelijk zijn.

11. Jouw beveiliging moet op orde zijn – en blijven

Beveiliging van persoonlijke gegevens is cruciaal vandaag de dag. Zonder encryptie, tweefactorauthenticatie en het kunnen scheiden en veilig wissen van persoonlijke informatie neem je een zeer groot risico. Verder zullen uw ICT-systemen regelmatig moeten worden onderzocht op nieuwe risico’s.

12. Je dient intern privacybeleid te publiceren waarin staat wie welke rol heeft bij de omgang met personeelsgegevens

Het is belangrijk dat medewerkers hiervan op de hoogte zijn. Zij moeten dus worden getraind, en dit moet regelmatig worden herhaald.

13. Je moet kunnen omgaan met verzoeken van personen, zoals een verzoek om inzage of correctie in hun gegevens

Wanneer je verouderde gegevens hebt van een persoon moeten deze worden gewist op verzoek. Een verzoek van een betrokkene over zijn persoonsgegevens moet normaal binnen een maand inhoudelijk afgehandeld zijn. Is jouw helpdesk hier al op ingericht?

14. Heb je online diensten waarin mensen persoonlijke informatie opslaan?

Heb je online diensten waarin mensen persoonlijke informatie opslaan? Dan moeten zij in staat zijn al hun informatie te kunnen exporteren in een standaardformaat, zodat zij die naar een andere organisatie kunnen overdragen. Denk aan downloaden van foto’s, socialmediaberichten of forumbijdragen.

15. Werk je met buitenlandse partijen, controleer dan of zij binnen of buiten de EU persoonlijke informatie voor je opslaan

Dat laatste is alleen toegestaan als er wordt voldaan aan strikte regelgeving, bijvoorbeeld als het land in kwestie door de Europese Commissie gecertificeerd is. De VS is dat: het zogeheten Privacy Shield biedt de nodige waarborgen voor gebruik van Amerikaanse partijen. Maar let op: jouw klanten kunnen van jou eisen dat data helemaal niet de EU verlaat.

16. Maak je interesseprofielen of risicoanalyses van uw klanten, bezoekers et cetera?

Maak je interesseprofielen of risicoanalyses van jouw klanten, bezoekers et cetera? Dan moet je hen op verzoek kunnen uitleggen hoe dat gebeurt en wat je daarmee doet. Dit speelt al bij het gebruik van cookies voor advertentiedoeleinden.

17. Maak jouw organisatie gebruik van vingerafdrukken of biometrie, bijvoorbeeld voor toegangsbeveiligingen?

Dit ligt gevoelig onder de AVG, omdat dergelijke biometrische gegevens een streng beschermingsregime genieten.

Wil je het allemaal nog eens rustig nalezen? Download de factsheet ‘De Algemene Verordening Gegevensbescherming wat verandert er écht?’.