Datamanagement en cultuurverandering: Taak voor de héle organisatie

Veranderingen doorvoeren in een organisatie is moeilijk, zeker als het gaat om een cultuurverandering. Dat geldt ook voor veranderingen rond datamanagement. Alleen een plan is niet genoeg: van de top tot de werkvloer, iedereen moet meedoen en duidelijke doelen hebben.

Als men het heeft over change, dan gaat het over alle veranderingen binnen een organisatie. Denk bijvoorbeeld aan veranderingen binnen IT- of business-processen, mensen of de data. Het menselijke aspect van de verandering heeft te maken met de cultuur binnen een organisatie: het denken en het handelen. Voor change is het mogelijk om richtlijnen op te stellen en de inhoud hiervan over te dragen aan de belanghebbende binnen het bedrijf. Echter, de verandering van cultuur betreft gedrag, en gedragsverandering heeft meer tijd nodig. Hoe groter het te overbruggen cultuurverschil is, hoe meer tijd en aandacht dit kost.

Welke verandering er ook doorgevoerd moet worden, het is essentieel dat er een proces of zelfs een procedure ontwikkeld wordt om de verandering succesvol te laten zijn. Het is van belang om de verandering goed te definiëren en dusdanig te implementeren in de organisatie dat zoveel mogelijk betrokkenen hier een bijdrage aan leveren en de verandering daardoor breed begrepen en gedragen wordt. Te vaak wordt er in silo’s gedacht. Die leiden ertoe dat er niet voldoende door de keten heen gekeken wordt, en de impact van een verandering op een andere afdeling soms gemist of onderschat wordt. Er moet integraal gedacht en gewerkt worden om succesvol veranderingen door te kunnen voeren.

Cultuurverandering bewerkstelligen

Cultuur is gedrag en gedrag wordt beïnvloed door kennis. Voor het veranderen van gedrag is er een bepaalde koers nodig, een richting. Dat vereist kennis, een andere manier van denken, een andere manier van omgang, én leiderschap. “Als mensen zich niet houden aan het gewenste gedrag, is leiderschap cruciaal”, zegt Teije de Haan, Associate bij Squadra. Hij stelt dat als niemand aangesproken wordt op ongewenst gedrag, het doel van een verandering feitelijk ondermijnd wordt. Het is belangrijk dat het algemene doel van een verandering duidelijk wordt uitgesproken en herhaaldelijk wordt beargumenteerd. Daarnaast is het van belang dat directie en managers zelf het gewenste gedrag uitdragen.

Het is dus cruciaal dat de vooraf gemaakte afspraken door zowel het management als de werkvloer omarmd en nageleefd worden. Vaak is er de neiging is binnen organisaties om een veranderproces weg te leggen bij een laag onder de directie. Deze laag is echter niet altijd in staat of bereid om hun oude werkwijze op te geven.

Oorzaak hiervan is vaak dat er tegengestelde doelen zijn en de opgestelde prestatiedoelen niet met elkaar in lijn liggen. Natuurlijk wil een bedrijf iedereen in de organisatie meenemen in het veranderproces, maar dat is soms complex. Het kan soms nodig zijn dat de verandering top-down, met de onzichtbare hand, toch doorgedrukt wordt.” Mark Cartigny, Associate bij Squadra, concludeert dat het niet mogelijk is om alles op de werkvloer neer te leggen: “de top moet ook gewoon hun eigen regels gaan naleven”.

Datastrategie en gedragsverandering: Maak het concreet

Als een organisatie een nieuwe datastrategie opstelt waarin gedragsverandering een belangrijke component is, dan is het belangrijk dat deze strategie zo concreet mogelijk gemaakt wordt. Dat is vaak een enorme uitdaging, en een belangrijk onderdeel van change-management. Vaak is het een goed idee om te beginnen met een proof of concept (PoC). Het doel van zo’n PoC is de business-voordelen te visualiseren, het belang van data nogmaals te onderstrepen en het begin van een nieuwe data strategie vorm te geven.

Verder is het doel van de PoC dat alle betrokkenen de cycli van een dergelijke verandering een aantal keren doorlopen om zo ervaringen op te doen en lessons-learned met elkaar te kunnen delen. Squadra MDM volgt daarbij vaak de filosofie: begin klein maar concreet, experimenteer met wat goed werkt binnen een organisatie,  leer van de gemaakte fouten, en maak dan pas de volgende stap.

Kennis en begrip vergroten

Om een veranderproces op het gebied van datamanagement door te voeren is het van belang om het begrip en de kennis rondom data te vergroten. Dit geldt ook voor het topmanagement binnen het bedrijf. Coaching van het senior management kan hierbij een oplossing bieden. Het besef moet landen dat er niet alleen aan omzet gedacht wordt, maar dat er goede data nodig zijn om deze omzet te kunnen genereren.

Om dit besef te laten inzinken is het mogelijk om datakwaliteitsrapportages te genereren zodat met een zekere frequentie het onderwerp “data” de revue passeert en uit- en toegelicht wordt met een praktische toelichting op de bedrijfseffecten. Op deze manier worden mensen zich bewust van het belang van kwalitatief goede data en het belang daarvan voor het resultaat van de onderneming.

Geen technisch trucje

Projecten op het gebied van cultuur- en veranderingsmanagement omvatten niet alleen het geven van een oplossing en die overdragen aan de organisatie, maar een complete begeleiding gedurende de reis naar het gedefinieerde einddoel. De Haan omschrijft het zo: “cultuur- en veranderingsmanagement zijn geen technische trucjes. Het is ook geen rocket science, maar het is de human factor die ervoor zorgt dat alle systemen van de juiste data worden voorzien, en blijven worden voorzien. De menselijke factor is essentieel of een veranderproject een kans van slagen heeft”.

In het kort

Alomvattend is het bij verandering cruciaal dat die verandering goed gedefinieerd is en dat al het personeel erbij wordt betrokken. Om dit te bereiken is het belangrijk dat er integraal gedacht en gewerkt wordt. Het doel van de verandering – daar waar je als bedrijf naartoe wilt – moet helder zijn voor iedereen en het daarbij horende gewenste gedrag moet door iedereen worden nageleefd.

Verder is het vanzelfsprekend van belang dat alle afspraken rondom de verandering worden nagekomen, en dat vooral de top hierin het goede voorbeeld geeft. Een veranderstrategie moet altijd zo concreet mogelijk gemaakt worden, en om de verandering zo soepel mogelijk te laten verlopen raden wij aan om klein te beginnen en dan op te schalen. De kennis rondom data kan tijdens een PoC worden uitgebreid, zeker als het onderwerp “data” frequent onder de aandacht gebracht wordt.

Over de auteur: Roger Wegh is Co-Founder & Partner bij Squadra Group.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.