Dit zijn de voordelen van OKR’s in crisistijd

Hoe houd ik grip op mijn organisatie als iedereen thuiswerkt? Hoe blijven we in de richting van onze strategische doelen werken nu de markt zo onvoorspelbaar is? En hoe zorgen we dat de samenhang in de organisatie niet verminderd?

Deze vragen zijn top-of-mind bij leidinggevenden in de mediaorganisaties met wie wij de afgelopen maanden spraken. Een methode die in onze ervaring goed werkt om grip te houden op resultaat in een onzekere omgeving is OKR’s (Objectives & Key Results). OKR’s bieden structuur, focus en eigenaarschap om samen naar een doel te werken. De top tech-bedrijven van de wereld zoals Amazon, Google en Microsoft werken ermee. Zelf gebruiken wij sinds 2013 OKR’s om mediaorganisaties te helpen hun strategie beter uit te voeren. In dit artikel vertellen wij op basis van onze ervaring hoe OKR’s grip geven op je organisatie.

Wat zijn OKR’s?

De Objective stelt in één zin een doelstelling vast voor een bepaalde tijdsperiode, meestal een kwartaal. Je kunt het zien als een tijdelijke missie waar je in die periode op focust. De Key Results meten of de Objective aan het einde van de periode zijn behaald. Er wordt meestal gekozen voor 2-5 Key Results. 

Een voorbeeld: 

Objective: 

Klaar voor softlaunch 

Key Results: 

1. Product scoort 40% in sadness survey 
2. 25% week-op-week retentie 
3. 5% van onze bezoekers maakt een account aan 
4. We hebben 5 partners aan ons verbonden.

De OKR’s worden gevormd in een gezamenlijke sessie aan het begin van het kwartaal. Teams weten vervolgens een kwartaal lang waar ze voor gaan en kunnen zelf invulling geven aan de activiteiten die ze doen om de Key Results te behalen. Door op deze manier de organisatie verantwoordelijk te maken voor de doelen ontstaan er vier belangrijke voordelen.

Voordeel 1: samen naar een doel werken

Kan iedereen in je organisatie aangeven wat de strategie is? Weet ook iedereen hoe hij/zij daaraan kan bijdragen? Organisaties die OKR’s gebruiken zien dat mensen gericht naar een gemeenschappelijk doel toe te werken. Door elk kwartaal iedereen te betrekken bij het stellen van doelen, wordt het een gedeelde missie. Onze ervaring is dat dit een enorme energie losmaakt in de organisatie omdat iedereen weet hoe hij/zij het beste kan bijdragen.

Voordeel 2: meer executiekracht

De tijdsspanne van een kwartaal zorgt ervoor dat doelen urgenter en concreter zijn dan jaarlijke KPI’s. Waar KPI’s harde targets zijn, zijn OKR’s rekdoelen die niet gekoppeld zijn aan beoordelingen. Dat zorgt voor een veilige omgeving waar men kan experimenteren en kan leren van falen. Zo kun je de lat hoger leggen en als organisatie structureel stappen maken in de richting van je strategische doelen.

Voordeel 3: focus en eigenaarschap

Veel mediaorganisaties zijn makersorganisaties waar veel creativiteit op de werkvloer is. We merken dat OKR’s zorgen voor gefocuste creativiteit waar ruimte is voor eigen invulling door makers. De overkoepelende Objectives van de organisatie worden elk kwartaal stap voor stap opgesplitst. We dagen teams daardoor steeds weer uit met de vraag: ‘hoe kunnen jullie de komende drie maanden bijdragen aan de strategische doelen?’ 

Iedereen is zelf betrokken bij het stellen van de doelen, wat het gevoel van eigenaarschap een boost geeft. In een van de organisaties waar we OKR’s helpen implementeren stellen we de Objectives op teamniveau vast en Key Results op persoon. Zo voelt iedereen zich persoonlijk aansprakelijk. 

Voordeel 4: transparantie en grip

OKR’s geven grip in een onzekere en onvoorspelbare omgeving, zoals organisaties die een nieuwe strategie gaan uitvoeren of teams die een nieuw product in de markt zetten. OKR’s helpen bij een concrete invulling van de strategie. Dit voorkomt dat je organisatie geregeerd wordt door de waan van de dag en op elke verandering in de markt inspringt. 

OKR’s zijn openbaar binnen de organisatie. Het gebruiken van een online OKR-tool zorgt ervoor dat OKR’s ook als mensen thuiswerken altijd zichtbaar zijn voor iedereen. Deze transparantie zorgt ervoor dat je elkaar gemakkelijker kunt aanspreken. OKR’s bieden een structureel aanknopingspunt voor gesprekken over voortgang. 

Voorwaarde: integreren in het werkproces

Een valkuil van OKR’s is: set it and forget it. Om ervoor te zorgen dat OKR’s tot structurele gedragsverandering leidt, helpen wij organisaties om OKR’s te integreren in het werkproces. In het begin zorgen wij zelf voor regelmatige reminders in de organisatie en dient onze OKR-expert als ‘hulplijn’. Daarnaast zorgen we samen dat OKR’s onderdeel worden van bestaande processen en overleggen. Je kunt bijvoorbeeld het wekelijkse redactieoverleg beginnen met het updaten van de objectives zodat het altijd top of mind blijft.