Hoe AI kan helpen bij due diligence

Het digitaliseren van informatiestromen zorgt voor snellere en efficiëntere bedrijfsovernames. Het maakt bovendien de weg vrij voor de volgende efficiëntieslag: de inzet van AI.

Bedrijfsovernames, fusies en herstructureringen worden in de regel ondersteund met datarooms. De toegang tot bedrijfskritische informatie kan hiermee nauwgezet worden afgestemd op de doelgroep en de fase in het proces. AI, en dan met name machine learning voor het verwerken van grote hoeveelheden data, is de volgende logische stap.

Wildgroei aan data

De digitalisatie van bedrijfsgegevens en bestanden versnelt het due diligence-proces van informatie delen en beoordelen. Maar er zit ook een keerzijde aan deze digitalisatie: de hoeveelheid data groeit exponentieel. Volgens onderzoek van IBM genereerde een gemiddelde online gebruiker in 2020 elke seconde 1,7 megabyte aan nieuwe data. Bedrijven zelf verzamelen steeds meer data, omdat ze geloven dat data en analytics cruciaal zijn voor hun digitale transformatie.

Er is nog geen onderzoek gedaan naar de groei in de hoeveelheid data bij een due diligence, maar vanuit onze praktijk zien we dat er bij het opzetten van een dataroom gemiddeld zo’n 8.000 pagina’s worden geüpload. Een eerste review kost daardoor al bijzonder veel tijd, waardoor een legal-team er lang niet altijd aan toekomt om alle relevante documenten door te nemen. Dat kan het verkoopproces frustreren, met alle mogelijke gevolgen van dien voor het besluitvormingsproces. Dus hoe kan AI hierbij helpen?

AI in het bedrijfsverkoopproces

Het onderliggende probleem is structuur. Ondanks de handige functionaliteiten die een dataroom biedt om bestanden te sorteren en groeperen, zal een legal-team op zoek moeten gaan naar patronen en zelf verbindingen leggen. Dat is precies waar machine learning in uitblinkt. Specifieke datatoepassingen van AI zijn bijvoorbeeld:

• Visualisatie van datasets;
• Het herkennen van het ‘onbekende onbekende’: de verborgen risico’s in datasets;
• Automatisch identificeren van type documenten, afwijkingen en clausules op basis van inhoud;
• Automatische compliance op documenten en clausules op basis van gestandaardiseerde modellen en eerdere learnings.

Ook de voortgang van een review door verschillende teamleden kan inzichtelijk worden gemaakt. De gespendeerde tijd en focus van een review per teamlid wordt zo helder voor de kopende partij, maar natuurlijk ook voor de verkopende partij.

De dataroom als webshop

Door het beschikbaar stellen van gerichte informatie in het verkoopproces, kun je de interactie met de informatie gaan meten en met AI vervolgens inzichtelijk maken. Denk hierbij aan veelgelezen bestanden, de tijd gespendeerd per bestand, datasets waar het aankoopteam onderling over communiceerde en ook de bestanden die compleet werden genegeerd. En wanneer een partij aanzienlijk meer tijd in de dataroom spendeert dan alle andere partijen, dan zegt dat iets over het interesseniveau.

Als verkoper krijg je waardevolle inzichten in de informatiebehoeften van alle geïnteresseerden. Die kun je vervolgens weer toepassen om het verkoopproces te verbeteren, zoals specifieke bestanden toegankelijker maken en andere bestanden juist minder prominent tonen. De dataroom lijkt daarmee op een webshop, waarbij je de etalage verandert al naar gelang de getoonde interesse.

Tijdens het voorbereiden kan AI ook helpen door bestanden direct te labelen en beschikbaar te maken voor verdere analyse. Vooral bij juridische documenten is dat handig: ondanks alle zorgvuldigheid kunnen er toch kleine foutjes in de vele documenten zijn geslopen, zoals dubbelen of versieverschillen. Dat kan tot verwarring leiden, met als gevolg tijdsverlies. Door AI vooraf de documenten te laten checken, zorg je voor een efficiëntere inrichting van je dataroom.

Steeds slimmer, maar niet intelligent

Het mooie van AI is natuurlijk dat je het zelflerend kunt maken. Een AI-model herkent bepaalde ongestructureerde informatie steeds sneller en kan het direct labelen. Het terugkeren van sommige constateringen en patronen zal bepaalde vermoedens efficiënt kunnen bevestigen. De inzet van AI maakt een bredere inzet van datarooms mogelijk, en brengt de informatievoorziening op een hoger niveau. Zo wordt de due diligence aanzienlijk versnelt en haalt AI de angel uit potentiële risico’s op vertragingen die kunnen ontstaan tijdens overnameprocessen.

Maar let op: AI zal het legal-team  voorlopig niet kunnen vervangen, alleen kunnen versterken. Slimheid is nog altijd heel iets anders dan intelligentie. Met de doorlopende groei in overnames en consolidaties heb je het instrument “dataroom” én de menselijke factor in besluitvorming nodig.

Over de auteur: Paolo Gambirasi is Business development director bij Admincontrol.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.