‘Product Information Management overklast oplossingen databeheer’

Nu organisaties te maken krijgen met consumenten, leveranciers en partners die productinformatie via diverse kanalen tot zich nemen, maar ook weer aanleveren ontstaat een nieuwe uitdaging: hoe zijn al die informatie, data en attributen vanuit talloze bronnen te stroomlijnen?

Het antwoord is te vinden in het proces van Product Information Management (PIM) dat daarmee bestaande oplossingen voor databeheer – zoals Master Data Management (MDM) – voorbijstreeft.

Integratie van systemen is uitdaging

Want gecentraliseerd combineren van alle content die producten omschrijft is één ding, de grote hoeveelheid informatie die retour komt verwerken in datzelfde proces een tweede. Distributeurs, maar ook eindgebruikers leveren weer afbeeldingen, video’s, productbeoordelingen en data aan die moeten worden verwerkt. De informatie moet niet alleen consistent via diverse kanalen verspreid worden, maar ook snel en gecentraliseerd beschikbaar zijn voor marketingactiviteiten en analyses.

Bedrijven pogen die productinformatie dus effectief door de gehele waardeketen te verspreiden. Maar dat blijkt makkelijker gezegd dan gedaan, concludeert Mark Smith, onderzoeker bij Ventana Research. Meer dan een kwart van de bedrijven die in een benchmark zijn onderzocht heeft te maken met meer dan tien bronnen die informatie aanleveren. De helft van de respondenten zegt serieuze moeite te moeten doen om die input te standaardiseren, slechts een kwart vertrouwt erop dat de productinformatie overal accuraat is.

Veel van dat werk kan inmiddels geautomatiseerd worden met software voor Product Information Management, schrijft Smith in Information Management. Zo’n systeem synchroniseert bijvoorbeeld alle attributen, definities, omschrijvingen en verkopen maar ook informatie die is benodigd voor de fulfillment. Kanalen bedoeld voor klanten, leveranciers, handelspartners en medewerkers zijn dan in inhoud aan elkaar gekoppeld.

In de zoektocht naar een oplossing voor orde in de chaos verwart menig bedrijf PIM met software voor Master Data Management – iets dat al langer bestaat in de markt. Dergelijke software garandeert uniformiteit van data binnen de organisatie. Veel oplossingen voor PIM hebben MDM zelf ingebouwd of laten zich aan die software ‘knopen’, zegt Smith.

Uniformiteit als startpunt voor ‘customer experience’

PIM streeft MDM daarmee voorbij: het laat zich koppelen aan alle belangrijke bedrijfsonderdelen of schakels in de ‘customer experience’. Fabrikanten staan in directe verbinding met distributeurs, retailers of online verkopers. Interne afdelingen kunnen hun processen optimaliseren. Die verkleinen het risico dat het gebruik van onjuiste informatie leidt tot onjuiste bedrijfscijfers of een ‘breekpunt’ van die experience. Uiteindelijk neemt ook de kwaliteit van de besluitvorming toe, zegt Smith. Analyses over een complete set aan data laten zien waar productinformatie ontbreekt of uit feedback blijkt dat producten niet voldoen.

Software voor Enterprise Resource Planning (ERP) en Product Life-cycle Management (PLM) zijn tekortgeschoten, vertelt de onderzoeker. Productinformatie binnen de organisatie is nog steeds niet automatisch gelijk aan de rest van de ‘supply chain’. Pakketten voor verkoop of content management bieden niet de juiste diepte. Die moeten vooral als aanvulling worden gebruikt en zijn in staat gegevens vanuit PIM-software dynamisch te tonen en samen met andere software voor personalisering van het web te zorgen.

Bij dit alles maakt Smith een serieuze kanttekening: hoewel veel bedrijven zoeken naar Software as a Service (SaaS) vanuit de cloud, zijn veel leveranciers hier nog niet op voorbereid.

Toch concludeert hij dat PIM-technologie significant voordeel biedt. Meer dan 40 procent van de ondervraagde bedrijven zegt er fouten in productdata mee te verminderen. Bedrijven zien zich bovendien beter in staat op basis van die informatie tot betere cross en up-sell te komen.