Self-Service BI-omgeving in de praktijk

Self-Service BI is populair. We willen mensen in een organisatie meer vrijheid geven om zelf beslissingen te nemen op basis van data.

In mijn vorige artikel schreef ik over de verschillende Governance modellen van elk de voor- en nadelen. Wanneer je kiest voor een Self-Service BI omgeving dan kan er weerstand in de organisatie ontstaan. Iets wat met regelmaat voorkomt. Hoe haal je de weerstand in de organisatie weg?

Toename van Self-Service (BI)

We raken steeds meer gewend aan Self-Service. In de supermarkt blijkt dat in 2019 een derde van de consumenten de voorkeur had om met de zelfscan af te rekenen, de vraag naar scanapparatuur nam daarnaast fors toe. Self-Service BI betekent beslissingen nemen op basis van data, zelf analyseren en (kleine) aanpassingen doen. Vaak zien we dat wanneer in een organisatie Self-Service (BI) wordt geïntroduceerd veel mensen in de weerstand gaan. Dat wordt gezien als ‘extra werk’ en tja daar houden we simpelweg vaak niet van. Daarnaast zijn BI specialisten daar toch beter in? Vaak zien we dit gebeuren bij het management of bepaalde afdelingen in de organisatie. Men denkt dat dit dan ten koste kan gaan van de persoonlijke targets of doelstellingen die zij hebben. Maar als we dan even inzoomen op Self-Service BI, welke voordelen zien we dan? 

Langere rij voor je rapportage 

De groei aan dataverzameling zorgt voor veel meer relevante inzichten. Waar we een aantal jaar geleden enkel eenvoudig konden rapporteren op bijvoorbeeld totale omzet per maand kunnen we nu ook steeds vaker inzichten krijgen per dag, per segment, per land en per klant. Super interessant natuurlijk en dat willen we allemaal.

Om weer even terug naar het voorbeeld van de supermarkt te gaan. Waar we in de supermarkten nu langere rijen zien voor de ‘gewone’ kassa om je boodschappen af te rekenen zul je vaak zien dat er een langere rij, een backlog, ontstaat wanneer jij je rapportage wilt hebben aangepast door BI specialisten zelf. Niet omdat het veel werk is om de rapportage te maken, maar simpelweg omdat iedereen beslissingen wilt nemen op basis van data. Meer data(mogelijkheden) betekent ook meer vraag. In een Self-Service omgeving kun je deze aanpassingen zelf maken. 

Motivatie en ‘self determination theory’

Maar waar ligt dan het probleem? In een Self-Service omgeving zul je iemand moeten motiveren om zelf deze analyses te gaan doen. Aan de motivatie werken zal het gemakkelijkste gaan wanneer je weet waar aandacht op moet worden gericht. Wanneer we naar de ‘self determination theory’ kijken wordt uitgegaan van drie elementen om iemand intrinsiek te motiveren: competentie, verbondenheid en autonomie. 

• Competentie: de wil om het resultaat te beheersen. Met andere woorden, je wilt weten dat je de vaardigheden hebt om een resultaat neer te kunnen zetten. Anders kun je de activiteit als minder leuk ervaren. In het geval van Self-Service BI gaat dit over data kunnen analyseren en/of bewerken om de juiste inzichten te realiseren. Je zult in je organisatie moeten zorgen voor een degelijk plan om mensen te trainen. Niet iedereen hoeft een data rock-star te worden. Pas daar dan ook je plan op aan. 
• Verbondenheid: De wil om ergens bij te horen. Je zal eerder geneigd zijn een activiteit uit te voeren als deze door één of meerdere mensen met wie jij je verbonden voelt (of wilt voelen) uitgevoerd worden. Wanneer je collega’s data analyseren en daarmee succesvolle resultaten behalen, bijvoorbeeld extra omzet realiseren of nieuwe klanten binnenhalen dan zul jij dit ook willen doen. Zorg dus altijd dat er een kleine groep (champions) in je organisatie aanwezig is die zorgen voor hoge betrokkenheid en best practices realiseren. Dit kun je vervolgens uitrollen naar een grotere groep of meerdere afdelingen.
• Autonomie: De wil om zelf te bepalen wat men doet. Je bent meer gemotiveerd om een actie uit te voeren wanneer jij dat zelf besloten hebt en dat niet door een ander is bepaald. Hoe kan je er dan voor zorgen dat deze autonomie voor Self-Service er wel komt? Dit kan op verschillende manieren worden gedaan. Mensen informeren over een keuze en de consequenties. Hierdoor kan je een beeld vormen om aan terug te denken wanneer men niet weet waarom dit wordt gedaan. Een andere optie is door men niet te belonen met tastbare dingen maar met complimenten en feedback. Door aandacht te besteden aan de positieve kanten kan de motivatie worden verhoogd. Ook spelen competentie en verbondenheid een grote rol in de autonomie. Iemand zal sneller de analyses maken en enthousiast worden als iemand anders dat ook doet en de skills aanwezig zijn om de analyses te maken. 

Pas wanneer wordt voldaan aan de drie elementen dan kunnen we spreken van echte motivatie. Heb je het idee dat je aan de slag wilt met Self-Service maar voel je weerstand? Kijk dan eens welke elementen er in je organisatie ontbreken. Is het een gebrek aan kennis, zijn er te weinig best practices aanwezig of mist er een groep in je organisatie die de rest enthousiasmeert? Ga daar als eerste mee aan de slag.