De toekomst van werk – ben jij klaar voor back to the future?

Er wordt veel gesproken over de gevolgen van het coronavirus op onze maatschappij en over het effect ervan op de toekomst. Over de psychologische effecten en over een toekomstbestendige maatschappij. Het is allemaal nog vrij onvoorspelbaar, maar het lijkt aannemelijk dat deze crisis een ingrijpende invloed zal hebben op onze manier van werken. 

Er werken nu meer mensen vanuit huis dan ooit tevoren. Als het zogenaamde thuiswerkexperiment goed verloopt, dan is de verwachting dat veel werknemers ook na de crisis geregeld op afstand willen blijven werken. Na deze crisis zullen werkgevers moeten besluiten of ze werken op afstand wel of niet doorvoeren in hun organisatie en hoe ze dat in hun bedrijfscultuur kunnen integreren. Een goed moment dus om voor te bereiden op de toekomst en ook vooral te onderzoeken wat werknemers van thuiswerken vinden en wat daar de belangrijkste uitdagingen zijn. 

Wordt thuiswerken de nieuwe standaard?

Tijdens de afgelopen intelligente lockdown werken er meer mensen thuis dan ooit tevoren. Door de oproep van de overheid om zo veel mogelijk vanuit huis te werken is het aantal thuiswerkers onder het mkb nu maar liefst 54%. Dat blijkt uit een onderzoek onder het midden- en kleinbedrijf van ons land. 62% van de ondervraagden vindt thuiswerken prettig tot heel prettig. 67% van de thuiswerkers had nooit eerder vanuit huis gewerkt. 

41% van de deelnemers vindt bovendien dat hun organisatie in de toekomst optimaal zou kunnen functioneren met permanent thuiswerkend personeel. Deze cijfers zijn een duidelijke aanwijzing dat thuiswerken een succes is en op grotere schaal mogelijk is. Het aantal werkende Nederlanders dat nu vanuit huis werkt ligt rond de 39% en dan gaat het hier alleen over werknemers die slechts enkele dagen per maand of incidenteel thuiswerken. Nu zoveel werknemers een positieve ervaring hebben opgedaan met thuiswerken, zal de vraag naar de mogelijkheid om thuis te werken na de coronacrisis waarschijnlijk toenemen. 

Generatie Z 

De instroming van Generatie Z in de arbeidsmarkt zal deze tendens nog meer versterken, voorspelt Gartner. De verwachting is een toename van de vraag naar remote werk van 30% in 2030. Generatie Z (de generatie die geboren is tussen 1995 en 2010) is namelijk de generatie van de echte digital natives. Zij werken hun hele leven al digitaal samen. Digitaal contact is voor hen de norm boven persoonlijk contact. De verwachting is dan ook dat de voorkeur van Generatie Z voor werken op afstand ervoor zal zorgen dat thuiswerken steeds meer een standaard arbeidsvoorwaarde wordt en niet langer een werknemersvoordeel. 

De rol van technologie

De mogelijkheden om digitaal samen te werken worden ook steeds uitgebreider. Door de opkomst van nieuwe technologieën zoals virtual reality (VR) en augmented reality (AR) zal er beter werkoverleg op afstand mogelijk zijn, waarbij werknemers en zelfs machines in een 3D-ruimte kunnen samenwerken. Hierdoor kunnen ook steeds meer verschillende beroepsgroepen op afstand samenwerken en wordt het voor organisaties gemakkelijker remote teams op te zetten en te beheren.

Vraag naar meer flexibiliteit groeit

Wat maakt thuiswerken zo’n succes? Veel thuiswerkers vinden dat ze thuis productiever zijn dan op kantoor (26%) en dat ze zich thuis beter kunnen concentreren (29%). Geen reistijd en meer flexibiliteit zijn de belangrijkste voordelen van thuiswerken, blijkt uit het onderzoek van Capterra. Meer dan een derde van de ondervraagden geeft aan dat aanpasbare werktijden rondom het privéleven een enorme winst zijn. Nog eens 29% noemt meer flexibiliteit van de werkgever als een groot voordeel. Bovendien biedt thuiswerken werknemers de mogelijkheid om voor jonge kinderen of bejaarde ouders te zorgen. Ons land telt rond de 3,8 miljoen mantelzorgers (die langdurig hulp geven). Een op de vier werknemers combineert betaald werk met mantelzorg. Ook vanwege dit soort redenen neemt de druk op organisaties toe meer flexibiliteit te bieden. Werknemers hebben deze flexibiliteit nodig om hun werk en privéleven te kunnen combineren. 

Uitdagingen voor de implementatie van werken op afstand

Thuiswerken kent ook uitdagingen. Dat hebben we nu in real time kunnen ervaren. De drie belangrijkste uitdagingen van werken op afstand zijn:

1. Communicatie 
2. Technologie
3. Informatiebeveiliging

Werkgevers moeten tijdens het opstellen van hun thuiswerkbeleid met deze uitdagingen rekening houden. De huidige thuiswerksituatie is een uitstekende testronde waar waardevolle lessen uitgehaald kunnen worden:

1. Maak richtlijnen voor digitale communicatie  

Het lastigste voor thuiswerkers is de communicatie met collega’s (41%), met klanten (24%) of met hun directe lijnmanagers (17%). Er kunnen twijfels zijn over hoe, hoe vaak en op welke manier er contact met elkaar moet worden opgenomen. Sommige werknemers zijn huiverig chattools te gebruiken, anderen gebruiken deze juist overmatig. (27% heeft last van te veel digital messaging). Sommige werknemers nemen minder snel uit zichzelf contact op met collega’s waardoor ze zich eenzaam beginnen te voelen (36%).

Bedrijven zouden er daarom goed aan doen hun werknemers richtlijnen te sturen over communicatie en samenwerkingstools om deze problemen tegen te gaan. Maak duidelijk welke communicatietechnologie beschikbaar is voor medewerkers op afstand. Stel verplichte minimale contactmomenten in, bijvoorbeeld een verplicht wekelijks contact voor thuiswerkers met hun collega’s en managers. Geef instructies over wat via de chat en wat via de mail wordt besproken en wat prioriteit heeft.

2. Kies de juiste technologie 

Door de coronacrisis zijn bedrijven meteen in het diepe gegooid en hadden nauwelijks tijd zich voor te bereiden op de thuiswerksituatie. Daardoor beschikte 54% van het mkb in de eerste thuiswerk-weken niet over de benodigde programma’s en tools om (massaal) te kunnen telewerken. Er moest snel technologie aangeschaft worden om online te kunnen vergaderen en digitaal te kunnen communiceren. 

Uit het feit dat zoveel bedrijven nieuwe technologie hebben moeten aanschaffen blijkt dat het gebruik van digitale communicatiemiddelen en samenwerkingstools in het mkb nog niet zo gestandaardiseerd was. Dit gebrek aan digitale tools vormde wellicht een drempel om werken op afstand door te voeren. Die drempel ligt inmiddels achter ons en de eerste ervaringen met digitaal samenwerken zijn gedaan. Daardoor kunnen er nu conclusies worden getrokken en aanpassingen worden gemaakt om digitale samenwerking te verbeteren. Voor werknemers was de overgang naar digitaal in ieder geval geen probleem. 

Voor werkgevers is het wellicht nodig aanpassingen te maken in de keuze van hun huidige online samenwerkingstools. Veel mkb-bedrijven hebben geprobeerd de kosten laag te houden en hebben voor gratis software gekozen. Als thuiswerken definitief wordt ingevoerd en er permanent van de software gebruikt wordt gemaakt, dan kan gratis software problemen opleveren voor werknemers op afstand.  Gratis versies hebben namelijk vaak beperkte functionaliteiten, zoals een tijdslimiet op de duur van de videovergaderingen of een beperkt aantal gebruikers. Bedrijven moeten wel met deze beperkingen rekening houden en ook met hoe de software-aanbieder met gebruikersgegevens omgaat. Zo kwam Zoom de afgelopen weken in het nieuws vanwege het gemak waarmee opgenomen videogesprekken op internet te vinden zijn. Bij aanschaf van nieuwe software is het dus zeker verstandig om de privacyverklaring eerst goed door te nemen en te controleren of de software aan de AVG voldoet en veilig omgaat met je gegevens.

3. Geef voorlichting over IT-security 

Informatiebeveiliging is niet alleen een belangrijk aspect in de aanschaf van software, maar ook in het opstellen van een thuiswerkbeleid. Het onderzoek van Capterra wijst uit dat het mkb tot nu toe niet veel aandacht aan IT-security heeft besteed. Slechts achttien procent van de werknemers heeft IT-security voorschriften ontvangen sinds ze thuiswerken. De aandacht lag meer bij het geven van richtlijnen over het evenwicht tussen werk- en privéleven (26%) dan aan IT-beveiliging. Dat is verontrustend. De vraag is welke veiligheidsmaatregelen werknemers zelf hebben genomen terwijl ze thuiswerken. Uit het onderzoek blijkt dat minder dan de helft antivirussoftware heeft geïnstalleerd en minder dan een derde een firewall. Een derde logt wel in via een VPN (Virtual Private netwerk), waardoor een beveiligde verbinding wordt gegarandeerd en dertig procent houdt zich aan de voorschriften van hun digitale kluis voor wachtwoordbeheer. Slechts dertien procent heeft een IT-securitytraining gevolgd. 

De dreiging van een cyberattack is groter dan veel mensen denken. Zo is 21 procent van de thuiswerkers uit het onderzoek wel eens het slachtoffer geworden van een phishingmail waarbij wachtwoordgegevens zijn buitgemaakt. Bij zestien procent gebeurde dit tijdens de lockdown. 51 procent van de respondenten geeft aan dat ze wel eens hetzelfde wachtwoord gebruiken voor privé als zakelijke accounts. Dat betekent dat bedrijfsgegevens na een phishingaanval op werknemers ook meteen op het spel staan.

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het veiligstellen van hun bedrijfsgegevens en kunnen er niet van uitgaan dat werknemers gedegen kennis hebben over informatiebeveiliging. Ze zouden er dus goed aan doen om hun werknemers richtlijnen te sturen over IT-security om hun organisatie te beschermen tegen hackers. 

Kortom, door de coronacrisis staan bedrijven opeens in een situatie die misschien wel heel erg op de toekomst van werk lijkt, waarin het merendeel van hun werknemers op afstand werkt en hun businessaanbod steeds meer digitaal is. De ervaringen die bedrijven nu opdoen, vormen een goede basis voor een weloverwogen thuiswerkstrategie. Met recht hebben we het nu dus over een thuiswerkexperiment. Bedrijven kunnen nu waardevolle lessen leren om straks klaar te zijn voor de toekomst, of liever om klaar te zijn om terug te gaan naar de toekomst.

Over de auteur: Quirine Storm van Leeuwen werkt als content analist Nederland bij Capterra.