Vier tips voor stakeholder involvement bij agile projecten

De product owner speelt een bepalende rol in het succes van agile productontwikkeling. Met name de manier waarop hij of zij stakeholders betrekt bij de ontwikkeling kan het product maken of breken. We delen graag een aantal praktijklessen vanuit een bureaucontext.

Tijdens een kennissessie met de product owners van de development teams van zes verschillende opdrachtgevers hebben we vorige maand in kaart gebracht hoe de dynamiek tussen de product owner, zijn of haar organisatie en ons als digitaal bureau werkt en beter kan. Dit zijn de vier belangrijkste bevindingen:

• Stakeholder management remt af

Begrip voor de visie achter het project en wat je aan het doen bent moet je op tijd kweken, zodat je achteraf minder moet managen en uitleggen. De term stakeholder management impliceert echter dat je gaandeweg het project belanghebbenden aan boord probeert te krijgen. Dat is eigenlijk al te laat. Stakeholder involvement is een betere benaming: het gaat erom iedereen op tijd te betrekken bij wat je aan het doen bent door informatie te geven en input te vragen.

• Eén aanspreekpunt is niet efficiënt

Als digitaal bureau houden we ons bezig met een klein onderdeeltje van de totale organisatie van de opdrachtgever. Dus hebben we stakeholders nodig met visie, die informatie kunnen verzamelen en antwoorden geven. Het is niet verstandig om uitsluitend de product owner als link te hebben tussen het ontwikkelteam en het bedrijf. Met name op detailniveau moeten we in gesprek kunnen gaan met stakeholders, want zij hebben de benodigde informatie paraat. Zo houd je de vaart in het project.

• Een slechte product owner hakt knopen door

De product owner draagt de productvisie, stuurt wat er met het product gebeurt en weegt daarbij de business value af. Maar één persoon kan niet alles zelf bedenken. Het is aan de stakeholders om ideeën te leveren en feedback te geven zodat de product owner in samenspraak met de rest van het bedrijf gefundeerde keuzes kan maken. De grote valkuil is dat de product owner alles op zich neemt. Het team gaat onder diens leiding aan de slag met het product waarna de gebruikers overvallen worden met het resultaat en niet het gevoel hebben dat hun input juist is verwerkt. Erger nog, mogelijk gaan ze het product niet eens gebruiken.

• Een goede product owner hakt knopen door

Nadat de product owner de stakeholders meegenomen heeft in de besluitvorming moet er wel daadwerkelijk een beslissing worden genomen. De product owner bepaalt van alle input en feedback de business value en geeft de prioriteiten aan. Dat betekent dat hij of zij een mandaat en het vertrouwen moet hebben gewonnen om knopen door te hakken. Een paar tips: beargumenteer altijd waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt, wees transparant. Ja geef je, nee verklaar je. Ga in overleg en laat zien dat je bewuste keuzes maakt, dan bouw je dat vertrouwen binnen de organisatie op.

Hoe zorg je voor stakeholder involvement?

Aan het begin van elk project brengen wij samen met de opdrachtgever de stakeholders in kaart. Voor wie doen we dit, wie moeten we erbij betrekken en op welk moment? Hierbij kijken we niet alleen naar de gebruikers maar naar alle betrokkenen bij een product. Wie is er bijvoorbeeld financieel verantwoordelijk, wie gaat er over de security-vereisten et cetera? Dit doen we niet alleen met de product owner maar met meer mensen binnen de organisatie. Alleen zo krijg je een goed beeld van de ‘stakeholder map’.

Gedurende de productontwikkeling organiseren we sessies met de gebruikersgroepen om erachter te komen wat de verwachtingen en verbeterpunten zijn maar ook om te communiceren wat de bedoeling is van het project. Op die manier komen we er vrij snel achter wie de meeste relevante vragen stelt en beantwoordt – dat zijn de mensen met de kennis die we nodig hebben om snel stappen te kunnen maken.

Blijf hierbij speciale aandacht houden voor de dagelijkse gebruikers. Zij hebben belangrijke praktische input die je mogelijk niet uit hun manager kunt halen. Ga daarom naar de eindgebruiker toe, kijk mee hoe de applicatie wordt gebruikt. Waarom doen ze wat ze doen, wat kan eenvoudiger, wat missen ze? Werk vanuit de servicedesignmethode – wees empathisch, stel vragen en leer daarvan. Dit is ook stakeholder involvement, al wordt het vaak niet zo ervaren.

Betrokkenheid creëren kan op veel manieren

Stakeholder involvement kent veel verschillende vormen. Een goed hulpmiddel is om het ontwikkelproces te visualiseren, bijvoorbeeld met PostIts op de muur. Zo kan iedereen in het bedrijf zien wat er gaande is, wie wat doet en of de gestelde doelen worden gehaald.

Wat voor ons ook goed werkt, is om tijdens de sprints de daarvoor relevante mensen uit te nodigen om een middag per week bij ons te werken, zodat ze direct beschikbaar zijn voor feedback, het testen van de applicatie en het beantwoorden van vragen. Dit is met name handig als er sprake is van een extern bureau die het product ontwikkelt. Wij staan als derde partij immers iets verder van de klant af. Wanneer alles in-house wordt gebouwd dan is het meestal gemakkelijker om alle stakeholders mee te nemen in het proces.

De belangrijkste vaardigheden van de product owner zijn dus om de juiste mensen bij elkaar te brengen, beslissingen af te wegen op basis van de input van stakeholders en helder en tijdig daarover te communiceren. Hij of zij werkt meer coachend en faciliterend dan sturend. Bij bedrijven waar agile werken nieuw is kan het even duren voordat de product owner dit goed in de vingers heeft. Maar uiteindelijk is het de moeite waard, want een product owner die stakeholder involvement goed beheerst kan heel veel betekenen voor de snelheid en kwaliteit van het project.

Dit artikel is in samenwerking met Robin Coolen geschreven.