Zo begin je als werkgever met remote onboarding van nieuwe collega’s

Op afstand onboarden is in één klap uitgegroeid tot onmisbaar HR-ingrediënt. De lockdown heeft ervoor gezorgd dat bedrijven hun processen wel moeten aanpassen. Wat zijn de belangrijkste stappen om iemand op afstand te laten kennismaken met de organisatie?

Wie afgelopen jaar zijn baan heeft behouden staat er niet zo bij stil, maar talloze nieuwe collega’s zijn van werkgever gewisseld en ‘op afstand’ gestart. Zonder vaak ook maar één collega in het echt te hebben gezien, hebben ze hun weg moeten vinden en de cultuur leren kennen. 

Onboarden in een digitale context

Die nieuwe realiteit vraagt van werkgevers om zich aan te passen. Ter voorkoming van een hoog verloop en lage retentie. En omdat ook na de pandemie op afstand werken vaker dan we ooit voor mogelijk hielden voorkomt. Al is het maar omdat bedrijven naar een diversere workforce streven en straks nog vaker buiten de eigen regio kijken. Om al die medewerkers op afstand te verwelkomen kunnen bedrijven er niet omheen te zoeken naar digitale alternatieven. 

In algemene zin levert digitaal onboarden het bedrijf allereerst een verhoogde efficiëntie. Papierwerk is grotendeels verleden tijd en is in veel gevallen direct vanuit huis te regelen. De snelheid van handelen gaat hierdoor omhoog. Daarnaast zijn de digitaal verkregen gegevens accuraat en door de gehele organisatie beschikbaar wat de effectiviteit ten goede komt.

Waar te beginnen?

De vraag is natuurlijk waar te beginnen. De eerste stap is om te kijken welke onderdelen van de huidige onboarding het gemakkelijkste zijn de digitaliseren – de zogenoemde quick wins.

1. In veel situaties betekent het dat bedrijven nieuwe medewerkers zich digitaal laten identificeren. Door hiervoor de juiste software te implementeren, hoeft HR geen kopietjes van paspoorten meer op te vragen en deze – onveilig – via e-mail te ontvangen. Daarmee opereert de onderneming veilig en heeft het de kans gevoelige informatie ook weer tijdig te verwijderen. In een eerder artikel kwamen allerlei methoden voorbij om (zonder fysiek contact) identiteitsverificatie toe te passen. Daarin bleek al dat de gewoonte om ergens een handtekening te zetten straks net zo gebruikelijk is als jezelf digitaal kenbaar maken.
2. Tijdens elk aannameproces wordt er gevraagd naar de bankrekening van de nieuwe collega. Een informatiebehoefte die bedrijven met hetzelfde gemak digitaliseren. Wie bijvoorbeeld de IBAN-Naam check inzet, controleert via een API het rekeningnummer en de bijbehorende rekeninghouder. Eventuele mismatches worden opgespoord en de administratie is meteen compleet. Een kopietje van een bankpas (onveilig) opsturen is er dan niet meer bij.
3. Met de ontwikkeling van allerlei tools voor een rechtsgeldige digitale handtekening, kunnen bedrijven ook de ondertekening van de arbeidsovereenkomst online aanbieden. Zeker nu iedereen fysiek contact zo veel mogelijk vermijdt, bieden deze technieken uitkomst. De administratieve rompslomp is meteen verleden tijd. Zoals het artikel ‘Met zeven vragen naar een rechtsgeldige digitale handtekening’ aantoont is zo’n handtekening rechtsgeldig en zijn er allerlei levels van ‘checks’ toe te voegen. De meest geavanceerde variant betrekt een ‘trusted digital identity’, bijvoorbeeld iDIN, DigiD of het Belgische itsme.

Kennismaken

Naast deze eenvoudig te implementeren verbeteringen kunnen werkgevers uiteraard een volgende stap zetten. Want iemand kan wel een handtekening hebben gezet onder de overeenkomst, dat maakt diegene nog geen onderdeel. Net als in een fysieke context gaat het erom voor engagement – betrokkenheid – te zorgen bij het bedrijf en de gedeelde missie. 

Dat medewerkers op externe locaties zijn, hoeft niet automatisch een gevoel van afstand op te leveren. De informele kennismakingsgesprekken bij de koffieautomaat vinden niet plaats, dus zal elke leidinggevende zich moeten inzetten voor een alternatief. Jenny Shiers, bij Salesforce onder andere verantwoordelijk voor de medewerkerstevredenheid, noemde dit al het streven naar een virtuele cultuur van mensgerichtheid. Suggesties om die cultuur een snelstart te geven:

• Organiseer digitale één-op-ééngesprekken tussen zeer ervaren en nieuwe collega’s. Zodat ook de jongste aanwinsten op een persoonlijke manier kennismaken met de bedrijfswaarden.
• Maak je als organisatie hard voor virtuele samenkomsten tussen alle nieuwe medewerkers. Daarmee ontstaan sneller verbindingen en een onderling gevoel van betrokkenheid.
• Monitor regelmatig het gevoel en de ervaring van medewerkers – en bij voorkeur onder de groep die recent is gestart. Als werkgever is het nog zoeken naar de juiste manier van remote onboarding. Een terugkerend onderzoek legt de belangrijkste pijnpunten bloot.
• Introduceer nieuwkomers bij interne netwerkverenigingen zodat men op een inclusieve wijze de organisatie ervaart.

Onboarding verdient aandacht

Bij veel bedrijven komt de nieuwe werkwijze in een snelkookpan tot stand. Onder invloed van de pandemie worden deze processen versneld gedigitaliseerd. Het brengt de nodige risico’s met zich mee. Consultants van McKinsey wezen er al op dat een digitale transformatie in tijden van crisis extra aandacht vraagt. 

Het feit dat iedereen op afstand zijn werk verricht kan bijvoorbeeld het risico op een datalek vergroten. De afhankelijkheid van digitale oplossingen voor interactie met medewerkers vergroot bovendien de noodzaak voor schaalbaarheid. Is er een backup voor handen wanneer onderdelen (tijdelijk) niet werken? Maar bovenal draait het om ‘usability’. Alleen wanneer de behoeften en gebruiksvriendelijkheid centraal staan, zal de digitalisering van de onboarding slagen. En zullen medewerkers op zo’n manier kennismaken dat ze de organisatie voor langere tijd hun werkgever willen noemen.

Over de auteur: Ali Babakhan is business development manager bij Rabobank Nederland.