Zo zet je offshore Agile teams effectief in

Developers op afstand. Van Oekraïne tot India, is dat iets voor je bedrijf? Een overzicht van zaken om rekening mee te houden bij de overweging om met developers in het buitenland te gaan werken.

Een developer aannemen in Nederland lijkt soms wel een onmogelijk taak. Er zijn maar een aantal opties:

1. Je hebt geluk, en je kunt iemand uit je eigen netwerk overtuigen over te stappen naar je bedrijf;
2. Je bent maanden en maanden aan het proberen die positie zelf in te vullen via een scala aan platformen, zoals LinkedIn, Indeed, etc.;
3. Je vind een programmeur, maar vraagt je toch stiekem af waarom die nu al een tijdje zonder werk zat. Zit er een addertje onder het gras?;
4. Je betaalt een recruitmentbureau de  17.5% – 25% van het jaarsalaris van een nieuwe programmeur, want dan vaak neerkomt op tenminste € 10.000,-, en zelfs dan duurt het vaak nog wel een maand of twee voordat je iemand hebt gevonden.

Of je gaat je grenzen verleggen. Waarom zou je je moeten houden aan landsgrenzen, als je in één van de meest internationale branches ter wereld zit: de IT? Maar misschien heb je wel wat enge verhalen gehoord over compleet gefaalde projecten met IT-teams in India. Hoe kun jij er voor zorgen dat het bij je eigen bedrijf wel goed gaat komen?

Offshore vs. Nearshore

Even voor de duidelijkheid van wat verklarende woorden: Offshore: in het buitenland. Nearshore: ook in het buitenland, maar dichterbij. Voor Nederland is dat meestal: binnen Europa.

Is je bedrijf er klaar voor?

Heb je één persoon in je bedrijf die steenkolen-Engels spreekt, en vind je het eigenlijk toch wel een beetje spannend om met die buitenlandse buurman te spreken? Zet het dan maar uit je hoofd. Hier een checklist waar je bedrijf aan moet kunnen voldoen:

Musts:

• Iedereen spreekt goed genoeg Engels om iets te kunnen uitleggen of presenteren;
• Het MT-team, en alle mensen die het meest met de developers op afstand te maken krijgen spreken vloeiend Engels;
• Je hebt iemand binnen je (lokale) bedrijf die de brug kan slaan, en begrijpt hoe hij of zij “developer-taal” kan spreken;
• Je hebt duidelijke verwachtingen die je bij je team op afstand neer kan leggen om te implementeren.

Shoulds:

• Je (interne) bedrijfstaal is Engels, of je bent bereid het naar over te gaan.

Waar ben je naar op zoek?

Met “Agile team”, of om precies te zijn: “Agile product development team” bedoel ik nadrukkelijk niet mensen die een contract krijgen om iets neer te zetten, en daarna klaar zijn (het zogenaamde project team). In dit artikel bespreken we het development team dat voor jou komt werken, en meehelpt aan je product, vergelijkbaar met wanneer je een developer in Nederland zou inhuren.

Eigenlijk zou het niet anders moeten zijn als wanneer je je kantoor in de Randstad hebt, en een development kantoor in Groningen zou openen, behalve dan het nu nog even een stukje verder weg is, en je zeker weet dat niemand Nederlands zal spreken.

Een blik oekies

Als zodanig moet je het ook behandelen: volwaardige collega’s in een andere locatie. Ik hoorde een keer met grote verbazing aan dat een bedrijf het opschalen van hun near-shoring team in de Oekraïne omschreef als “een blik oekies opentrekken”, en vervolgens nog niet begrepen waarom de samenwerking toch niet zo lekker liep. Net zoals bij Nederlandse collega’s hangt ook internationaal het succes van de samenwerking af van wederzijdse respect en waardering.

Als je primaire reden om op afstand te gaan werken kostenbesparing is, raad ik je af om hieraan te beginnen. De kosten pakken waarschijnlijk niet hoger uit dan in Nederland, maar ook niet heel veel lager. Met name in near-shoring zijn de tarieven onderaan de streep vrij vergelijkbaar.

Welke hulp heb je nodig?

Over het algemeen is het niet interessant om een filiaal van je bedrijf in het buitenland op te zetten, enkel om daar een product development team aan te trekken. Als je dit artikel leest, zit je waarschijnlijk in de vroegere fases van het internationaliseren, en kun je daarom beter een geschikte partner zoeken die als een soort van outsourcing bureau tussen jou en je team op afstand kan bemiddelen. Zo’n partij neemt dan zaken op zich als:

• Het aannemen van de teamleden en een stukje HR;
• Het faciliteren, zoals bijvoorbeeld kantoor en hardware;
• Eventuele recruitment;
• Het in acht nemen van de regelgeving in het buitenland.

Ondanks dat je gaat samenwerken met een partij in het buitenland, is het om meerdere redenen aan te raden om met een partij in zee te gaan die ook in Nederland vertegenwoordigd is. Op die manier kun je een samenwerkingscontract opstellen onder de bescherming van het Nederlands recht, en weet je zeker dat de tussenpartij van de regels en rechten in beide landen op de hoogte is.

In welke landen moet ik zoeken?

Er zijn een aantal belangrijke dingen waar je rekening mee moet houden als je een land uitzoekt voor je team op afstand.

Beschikbaarheid van mensen: Je primaire reden om naar het buitenland uit te wijken is hoogstwaarschijnlijk omdat je in Nederland niet (snel genoeg) de juiste mensen kunt vinden. Je kunt dus wel naar Amerika uitwijken, maar daar zijn programmeurs ook lastig te vinden. Kijk dus altijd even naar de beloofde doorlooptijd als er gezocht moet worden naar nieuw talent.

Het niveau van Engels: “Redelijk goed Engels” is over het algemeen niet goed genoeg. Kan een gemiddelde programmeur daar tijdens een presentatie iets uitleggen in het Engels, en je vragen beantwoorden? 

Het tijdsverschil: Als je team in Azië zit met zo’n zeven uur tijdsverschil kun je daar op een aantal manieren mee omgaan:

1. Het team werkt op Nederlandse tijden, wat een werkdag van 16:00 – 00:00 inhoudt;
2. Het team werkt op normale tijden, wat inhoudt dat alle meetings 10:00 Nederlandse tijd gehouden moeten worden;
3. Je gaat er tussenin zitten: 12:00 – 20:00 in Azië betekent dat je van 9:00 – 13:00 tegelijkertijd aan het werk bent.

Vaak zie je dat er voor optie 1 gekozen wordt, maar dit houdt wel in dat het team op afstand sub-optimale werkomstandigheden heeft. Persoonlijk zou ik daarom voor optie 3 gaan, of gewoon dit hele probleem uit de weg gaan, en voor een locatie kiezen waar maximaal één uur tijdsverschil is.

De cultuurverschillen: Eén van de belangrijkste redenen waarom dit soort samenwerkingen vaak niet optimaal zijn, is omdat er niet genoeg rekening gehouden wordt met de cultuurverschillen. Nederland heeft één van de meest uitgesproken werkculturen in de wereld. Andere landen hebben meestal een veel hiërarchischer werkcultuur, waardoor het vaak veel moeite kost voor mensen om aan te geven als iets fout is gegaan, of om oplossingsgericht te denken (in plaats van jezelf in te dekken), en om je mening en inzichten te delen. In meerdere of mindere mate krijg je hier altijd mee te maken als je met een team op afstand gaat werken. Iemand in Nederland die de cultuur begrijpt, en bereid is om de brug te slaan, en eraan te werken om dat vertrouwen op te bouwen is dus een absolute must. 

De afstand: Het team zit dan wel op afstand, maar persoonlijk contact zo nu en dan is evengoed een absolute must. Dit betekent dat ergens tussen de één tot vier keer per jaar heen en weer gevlogen moet worden. Door je eigen team, door het team op afstand of wellicht allebei.

Welke tussenpartij: De keuze van de tussenpartij is erg belangrijk, maar ook sterk verbonden aan de cultuur van je bedrijf. Persoonlijk ervaar ik de samenwerking met de kleinere tussenpartijen altijd als erg fijn, omdat deze partijen veel persoonlijke aandacht kunnen geven aan het succesvol maken van je team op afstand. Een nadeel kan zijn dat, als je sterk op moet schalen, deze partijen vaak minder tot geen mensen “op de bank” hebben zitten.

Selectie tussenpartij

Enkele belangrijke zaken om rekening mee te houden bij het selecteren van je tussenpartij:

Nederlands moederbedrijf: Het contract dat je afsluit is bij voorkeur met het Nederlandse moederbedrijf, zodat je samenwerkingscontract is opgesteld met de focus op Nederlandse bedrijven. Op die manier heb je meer garantie dat het Nederlandse-recht van toepassing is op de samenwerking, en ben je over het algemeen goed ingedekt als het gaat om over je IP (intellectual property).

Profielen: Uiteraard even controleren of het tussenbedrijf al mensen in dienst heeft met de tech-stack die jij nodig hebt, en of deze goed aan te vullen zijn. Ook kan het fijn zijn als het bedrijf andere profielen kan aanbieden, zoals testers, designers, devops-engineers, en wat je maar nodig denkt te hebben.

Transparante salariëring: Je wilt grip en transparantie hebben op hoeveel van je geld bij de tussenpartij en hoeveel bij je uiteindelijke teamleden terecht komt. Als het allemaal één grote pot is, kan het zijn dat, ondanks dat je genoeg betaalt, je programmeurs uiteindelijk onder gemiddeld betaald worden.

Uursalaris vs. maandsalaris: Wordt er uurtje-factuurtje gerekend, of krijg je het maandsalaris van de developer op de rekening. Beiden hebben voordelen. Bij een uursalaris hoef je over het algemeen geen ziekte- of vakantiedagen te betalen, maar kan de ene maand duurder uitvallen dan de andere, terwijl je bij een maandsalaris een vast (vaak iets lager) bedrag per maand betaalt, terwijl je ook doorbetaalt voor vakanties en ziektedagen.

Contractvoorwaarden: Controleer en vergelijk altijd de meest belangrijke contractvoorwaarden, zoals algemene tarieven, opzegtermijnen, gemiddelde recruitment-tijd, IP-voorwaarden, etc.

Ondersteuning: Wat nog best veel verschilt tussen de ene partij of de andere is in hoeverre ze je aan de hand nemen bij het leiden van je team. Sommige bedrijven bieden standaard project management aan, terwijl andere bedrijven überhaupt de samenwerking niet aan willen gaan als je niet kunt aantonen dat je iemand in je team hebt die de leiding over het team op afstand efficiënt op kan pakken. Ook onboarding is hier een belangrijk onderdeel van.

Internationaliseren

Samenvattend nog even de voor- en nadelen van een development-team over de grens:

De voordelen

• Goede professionals, die redelijk snel te vinden zijn;
• Contractvoorwaarden zijn vaak veel soepeler om op- of af te schalen;
• Minder overhead. De tussenpartij zorgt voor belasting en resources, van kantoorpand tot hardware.

De nadelen

• Je bedrijf moet internationaliseren (kan ook een voordeel zijn);
• Het is een must om een hele goede schakel in Nederland te hebben tussen de business en je development team;
• Het team op afstand is vaak wel senior op het gebied van techniek, maar zal moeite hebben om ook mee te denken met een focus op de business.

Over de auteur: Gerard Bossenbroek is CTO en Head of Product bij Jellow.