De valkuilen van outsourcing: zo ontwijk je slechte ontwikkelaars

Skype, Slack, Mailerlite en de Opera-browser: een paar van de miljoenen succesvolle voorbeelden van producten die zijn ontwikkeld door teams op afstand. Er zijn echter misschien wel evenveel mislukte outsourcing-initiatieven. Projecten waarbij de kosten onverwachts hoger uitvielen, de kwaliteit onder de maat was of waarbij men te maken kreeg met juridische problemen, zoals het doorverkopen van data of het kopiëren van een concept.

Waarom zou je een project uitbesteden aan buitenlandse ontwikkelaars?

Er zijn goede redenen waarom je een IT-project zou kunnen outsourcen. Uit de Deloitte’s Global Outsourcing Survey blijkt dat de meeste respondenten hun taken uitbesteden om de kosten te verlagen (59%), de focus op hun kernactiviteit te vergroten (57%) en om capaciteitsproblemen op te lossen (47%).

In West-Europa is momenteel een groot tekort aan IT-talenten. Outsourcing opent daardoor enorme personeelsmogelijkheden, ongeacht de fysieke locatie van je bedrijf. Zo zou je vanuit een gehucht in de Achterhoek een miljoenenbedrijf kunnen runnen, met personeel op afstand.

India is momenteel één van de populairste outsourcingbestemmingen. Dit Aziatische land biedt enkele van de goedkoopste IT-services. India is echter ook berucht om kwalitatief slecht opgeleverde ontwikkelingen. Betekent dit dan dat je per definitie niet met een Indiase ontwikkelaar in zee moet gaan? Absoluut niet. Als je je maar goed laat informeren en weet met wie je te maken hebt.

Wie liever wat dichter bij huis zijn of haar projecten uitbesteedt, kan terecht in Oost-Europa. Polen, Oekraïne, Roemenië en Bulgarije zijn voorbeelden van landen waar prima kwaliteit geleverd wordt. Dankzij de hoge opleidingsniveaus en de lagere kosten van levensonderhoud kunnen de IT-bedrijven in deze landen uiterst bekwame en professionele ontwikkelaars aanbieden tegen een redelijke prijs, die veelal gemiddeld twee keer lager is dan in West-Europa.

Er kleven echter altijd risico’s aan het inhuren van ontwikkelaars op afstand. De meest voorkomende problemen zijn:

• Onverwachte hogere kosten
• Opleveringen die niet aan de verwachtingen voldoen
• Juridische problemen

Probleem #1: Onverwacht hogere kosten

Uitbesteden aan buitenlandse ontwikkelaars wordt vaak gezien als een manier om op de kosten te besparen. Dit kan ook zeker het geval zijn, mits er goede afspraken zijn gemaakt. Veel bedrijven zijn echter in een valkuil gestapt door geen goede afspraken te maken, wat kan leiden tot hogere kosten. Daar kunnen meerdere redenen voor zijn, zoals slechte prestaties van personeel, onrealistische verwachtingen en gebrek aan interne processen. Daarnaast komt het ook voor dat malafide bedrijven opzettelijk vertragingen veroorzaken om de klant meer geld afhandig te maken. Vaak heb je daarvoor wel een vermoeden, maar valt het lastig te bewijzen. En wanneer je dan geen goede afspraken hebt gemaakt, heb je geen poot om op te staan.

Hoe voorkom je dat de kosten onverwacht hoger uitvallen? Er zijn verschillende manieren om een dergelijk probleem te voorkomen. Eén daarvan is om een efficiënte project-trackingtool te gebruiken. Dit vergroot de transparantie en stelt je in staat om de activiteiten van het team bij te kunnen houden.

Agile projectmanagement biedt daarnaast een aantal methoden om de efficiëntie en transparantie van het team te vergroten. Dagelijks, dan wel wekelijkse voortgangsrapporten helpen je bij het volgen van het proces, zodat je als eerste op de hoogte bent van mogelijke problemen of vertragingen.

Probleem #2: Opleveringen die niet aan de verwachtingen voldoen

Een probleem waar je zeker niet op zit te wachten, is dat wanneer je product wordt opgeleverd, je teleurgesteld bent over het eindresultaat. Slechte kwaliteit is een probleem dat veel voorkomt. Oorzaken daarvan zijn vaak het gebrek aan expertise, maar ook het verkeerd interpreteren van een opdracht komt vaak voor. Zo kan het gebeuren dat je werkt met ontwikkelaars die goed zijn in hun vak, die toch werk leveren waar je niet tevreden mee bent.

Hoe voorkom je dat je niet tevreden bent met het eindresultaat? Een goede documentatie bij de hand hebben voordat je met de ontwikkeling begint, zal het risico aanzienlijk verminderen. Een goede planning en een gedetailleerde omschrijving van het gewenste product, in samenspraak met de ontwikkelaar opgesteld, zullen beide partijen een beter begrip van het project en de bovenliggende doelen geven.

Wat de kwaliteitsproblemen betreft, zal het hebben van een goed QA-proces aanzienlijk bijdragen aan de algehele kwaliteit van het product. Zorg ervoor dat het team dat je inhuurt tests uitvoert als onderdeel van het ontwikkelproces. Je kunt ook gedurende het proces zelf een aantal kwaliteitscontroles uitvoeren. Als laatste kun je er nog voor kiezen om een technisch onderlegde productowner aan te wijzen om de voortgang te bewaken.

Probleem #3: Juridische problemen

Juridische problemen is wel het laatste waar je op zit te wachten wanneer je bijvoorbeeld een app laat ontwikkelen. Stel je voor, dat het Indiase bedrijf dat je inhuurt, bedrijfsgevoelige informatie lekt? Of dat het Poolse bedrijf waar je mee werkt je concept kopieert? Je moet er niet aan denken wat dit kan betekenen voor je bedrijf.

Hoe voorkom je juridische problemen? Simpelweg vertrouwen op de goedheid van de mens kan je duur komen te staan. Het gebruik van solide contracten, of dit nu Non-Disclosure, Non-Compete of Service Agreements zijn, is daarom altijd aan te raden. Zo kun je juridische stappen zetten, mocht het bedrijf waarmee je in zee gaat zich niet aan de afspraken houden.

Gerenommeerde bedrijven kennen deze valkuilen en zullen dit ook altijd serieus nemen. Ze zijn perfect op de hoogte van de IE-rechten en het eigendom van de code. Een overtreding zou een smet betekenen op hun reputatie als een vertrouwde leverancier, wat kan leiden tot een ondergang van hun bedrijf. Aandringen op een contract zal bij goede bedrijven dan ook geen enkel probleem zijn.

Als je bovenstaande problemen leest dan zijn er behoorlijk serieuze valkuilen die je moet vermijden wanneer je een project gaat outsourcen. Wanneer je echter op de hoogte bent van deze valkuilen en deze voorafgaand aan het uitbesteden van een project zoveel mogelijk tackelt, dan wegen de voordelen vaak enorm op tegen de nadelen. Het verlagen van kosten, het oplossen van een capaciteitsprobleem en het zorgen voor focus op je kernactiviteiten zijn de belangrijkste voordelen. Een deskundige ontwikkelingspartner kiezen kan de eerste stap zijn in het maken van een succes van je outsourcingsproject.