Remote workshops, ben jij er klaar voor?

Workshops zijn op zijn tijd uiterst nuttig. Misschien nu nog wel meer! Deze tijd vraagt om het opdoen van nieuwe ideeën, maar dan op afstand. Ik faciliteer veel Design Sprints, strategische en creatieve sessies en doe dat nu meestal remote. De werkwijze blijf ik samen met collega-facilitators perfectioneren.

Het halve werk

Om te voorkomen dat tijdens je workshop de helft van de deelnemers hun ideeën door elkaar roept, de andere helft snurkt en er uiteindelijk niks op (virtueel) papier komt, hier wat handige tips en tricks. Zowel voor facilitators als voor deelnemers. Een groot deel van de winst valt te halen in de voorbereiding: dus zorg dat je je huiswerk hebt gedaan.

Alvast een eerste tip: een remote workshop werkt het beste met een goede online-collaborationtool. Aan het eind van dit artikel zet ik de twee meest gebruikte tools voor je naast elkaar.

Tien tips voor facilitators

1. Stuur alle informatie ruim van tevoren door, zoals agenda, benodigdheden en praktische tips voor deelnemers (zie de tien tips voor deelnemers hieronder).
2. Stuur een korte tutorial van de tool waarmee je online gaat samenwerken.
3. Check in welke browsers de tool wel of niet goed werkt en adviseer je deelnemers welke te gebruiken.
4. Oefen zelf alles in de tool. Je wil voorkomen dat je zelf klungelt tijdens een sessie. Je wordt onder andere handig door het klaarzetten van alle oefeningen op je virtuele whiteboard. Leer ook de slimme shortcuts.
5. Maak van tevoren even kennis met elke deelnemer. Doe daarbij gelijk een oefensessie met de tool. Met de hele groep of met deelnemers individueel, afhankelijk van de groepsgrootte. De deelnemer doet dit dan op de plek en met de settings vanuit waar hij of zij deelneemt in de daadwerkelijke workshop. Belangrijke basics om te laten zien zijn hoe je kunt:
   • navigeren in het board
   • geluid en camera uitzetten
   • scherm delen
   • in- en uitzoomen
   • zoeken
   • een sticky note, tekst, figuur, tekening, icoon of bestand toevoegen
   • een bewerking ongedaan maken.
6. Voorkom inkakkers! Pas de agenda flink aan ten opzichte van een “normale” workshop. Zorg voor voldoende pauzes. De aandachtsspanne is gewoon minder. Deel de sessie bijvoorbeeld op in blokken van anderhalf uur. Laat deelnemers tussendoor meer zelf uitwerken en upload dat in de gezamenlijke werkomgeving.
7. Zorg voor backup. Zowel een backup-facilitator als backup voor de tool. Bijvoorbeeld ook met een Whatsappgroep waarin je elkaar snel kunt bereiken als er iets mis gaat. 
8. Stuur de deelnemers een toffe workshopkit thuis. Met dingen die ze helpt creatief te zijn, zoals tekenvellen, stiften en post-its. Maar ook leuke goodies, zoals een do not disturb-deurhanger en brainfood, zoals nootjes.
9. Leg de oefeningen heel duidelijk uit. Het helpt om een korte uitleg van de oefening in het online-board te plaatsen, inclusief een voorbeeld op de plek waar de resultaten verzameld worden. In Miro en Mural kun je volgen waar je deelnemers zich bevinden op het board. Check dus of ze bij de juiste oefening zitten. En volg tijdens de oefening of iedereen de gewenste output levert.
10. Vat vaker dan “normaal” dingen samen en structureer de resultaten. Het is belangrijk dat iedereen mee blijft komen in het proces. Check in de pauzes nog even bij je stakeholders of zij ook vinden dat alles nog de goede kant op gaat.

Tien tips voor deelnemers

1. Zorg goed voor jezelf! Zet voldoende eten en drinken klaar voor tijdens de sessies. Houd het bij voedingsmiddelen die energie geven, maar die geen energiedip veroorzaken. Bijvoorbeeld thee en sapjes als dranken, en fruit en noten als tussendoortje.
2. Zorg voor een fijne werkplek, waar je goed zit, met goed internet en waar je genoeg ruimte om je heen hebt om even iets te tekenen of schrijven
3. Installeer jezelf in een afgesloten ruimte zonder kids of huisdieren. Laat anderen weten welke tijden je niet bereikbaar bent. Zet je telefoon en alle notificaties van je laptop uit. Heerlijk, die rust 😉
4. Niet alleen jij hebt energie nodig, je laptop ook! Zet hem dus aan de lader.
5. Als iemand iets presenteert zet je bij voorkeur je microfoon even uit. In de chatfunctie kun je alvast vragen stellen, die dan later worden beantwoord. Of je steekt even je hand op.
6. Gebruik earphones, daarmee ervaar je vaak het beste geluid.
7. Zet je webcam aan. Het is fijn als je elkaar ziet. Dit verhoogt het teamgevoel en de interactie. Houd er rekening mee dat je er dan ook fris bij zit.
8. Probeer van tevoren even de online tool(s) uit. Dit kan vaak ook met een gratis account als je nog geen inloggegevens hebt. 
9. Geef het direct aan als je iets niet begrijpt of ergens niet uitkomt. Mondeling of in de chat.
10. Praat niet door elkaar heen. Als je tussendoor iets wil zeggen, vraag daar dan even de ruimte voor.

Miro versus Mural

Dit zijn beide veelgebruikte online-collaborationtools. Daarmee heb je een oneindig groot whiteboard waarop je al je oefeningen kunt doen met je team. Beiden bevatten vergelijkbare functionaliteiten en veel goede templates die je kunt gebruiken. Ze bieden beiden ook veel integratiemogelijkheden, zoals met Google Drive en Jira. Voor het grootste gedeelte dus geen hele grote verschillen.

Voordelen en nadelen

Het grootste verschil is dat Miro met videoconferencing een extra functionaliteit biedt ten opzichte van Mural. Deze functionaliteit biedt naar mijn ervaring scherp beeld en geluid. Een nadeel is wel dat je maar ongeveer vier deelnemers tegelijk in beeld kunt hebben. En je kunt niet kiezen wie je wel of niet ziet. Een spreker wordt niet automatisch in beeld getoond zoals bij veel remote-meetingtools. Break-outs in subteams is hierin ook nog niet mogelijk. Miro geeft echter aan binnenkort een integratie met Zoom te bieden, waarin dit allemaal wel kan.

Hieronder een korte opsomming van wat je krijgt in het gratis abonnement ten opzichte van de laagste instap van een betaalde variant. Mijn advies: als je tijdelijk een remote-collaborationtool zoekt zou ik Mural gebruiken en Miro als je iets zoekt voor de langere termijn.

Doe er je voordeel mee en blijf innoveren!

Over de auteur: Marieke Morsch is digitaal strateeg en facilitator bij Connect Holland.