Welke vorm van e-procurement past bij jouw bedrijf?

Als je het hebt over e-procurement zijn er meerdere mogelijkheden. Welke opties zijn er en wat is de beste match? Als ondernemer wil je zeker weten dat de inkoop zo efficiënt en goedkoop mogelijk gaat, het liefst zonder administratieve rompslomp.

Inkopen wordt steeds complexer, niet alleen voor grote bedrijven, maar ook voor kleine ondernemers. Je bent op zoek naar een efficiëntere manier van inkopen, maar ook naar continuïteit in je aanbod naar klanten. Ook wil je dat interne processen soepel blijven lopen, en inkoop speelt daar een cruciale rol in. Zowel fabrieksprocessen als bedrijfsprocessen komen stil te liggen bij tekorten.

Om die continuïteit te bewaren, kom je er niet altijd uit met één leverancier. Maar het combineren van meerdere leveranciers kan er weer voor zorgen dat het overzicht bewaren complexer wordt.

Daarvoor is e-procurement de oplossing. Met digitale inkoop automatiseer je de goedkeuringsprocessen voor leveranciers. Combineer dat met het opzetten van kostenplaatsenstructuren en budgetten voor de inkoop, het configureren van je inkooprichtlijnen en één plek voor alle communicatie, en je weet als bedrijf precies waar je aan toe bent. Maar welke opties zijn er voor e-procurement? En hoe kies je de juiste integratie voor jouw organisatie?

E-procurement is nieuw terrein

Om te bepalen welk type e-procurement het beste bij jouw bedrijf past, begin je met de vraag hoe je een digitaal inkoopsysteem integreert in je bestaande systemen. Veel ondernemers maken al gebruik van een Enterprise Resource Planning-systeem (ERP), voor de financiën of de inkoop. Het goede nieuws is dat zo’n ERP vaak gekoppeld kan worden aan de omgeving van je leveranciers.

Gebruik je geen ERP? Dan kun je kiezen voor een browsergebaseerd systeem. Dan heb je geen bestaand systeemlandschap nodig, wat instappen een stuk makkelijker maakt. Het zou goed kunnen dat het overstappen naar een nieuw systeem voor digitale inkoop een hoge drempel voor je is. Deze tussenstap maakt het eenvoudiger. Voordat je een ERP aanschaft moet je als ondernemer namelijk goed voor ogen hebben waar je het systeem voor gaat gebruiken.

Een ERP biedt je onderneming veel meer dan alleen inkoop, maar laten we toch even op die inkoop inzoomen. Het is voor je bedrijf een kans om je inkoopproces te definiëren. Welke werknemers mogen bestellen, welke bedragen mogen ze uitgeven en bij welke leveranciers mag dat? En wie keurt deze bestellingen goed? Die goedkeuring is eigenlijk altijd nodig. Als dit eenmaal duidelijk is, ga je kijken naar de leveranciers die je wilt koppelen aan je systeem. Deze systemen beheren vaak ook al je leveringsadressen en factuuradressen, waarmee je meer overzicht creëert. Dat is dé eerste stap om e-procurement eenvoudiger te maken.

Integratie in een eigen systeem

Heb je als ondernemer de knoop al eerder doorgehakt en gebruik je een ERP? Dan ben je misschien op zoek naar meer integratiemogelijkheden. Er zijn verschillende opties om een inkoopsysteem te integreren met een ERP, maar wat zijn de voordelen?

Door beide systemen te koppelen, kun je orders sneller en kosteneffectief verwerken, omdat je direct inzicht hebt in je uitgaven. Zo houd je de controle, ook wanneer verschillende orders naast elkaar lopen. De integratie maakt het ook mogelijk om via je eigen bestelsysteem direct te bestellen in webshops. Dat is bijvoorbeeld ook hoe onze Open Catalog Interface (OCI) werkt.

Overzicht houden, dat kan toch ook zonder systeem? In theorie natuurlijk wel, maar dat betekent dat je alles zelf moet bijhouden. Voor je medewerkers, inkopers en leveranciers. Maar hoe groter dat bestand worden, hoe meer tijd je verliest. Met een OCI-integratie zie je precies welke inkoper welk product, waar koopt én voor welke prijs. Zo verlies je jezelf niet in allerlei spreadsheets.

Je kunt OCI koppelen aan portals zoals AFAS, TBLOX en ARIBA. Wat betekent dat praktisch? Je begint met shoppen voor je bedrijf, en draagt als je klaar bent het complete winkelwagentje over naar het portal dat je gebruikt. Het importeren van data zoals productdetails, prijzen, levertijden gebeurt automatisch. Wat je zelf nog even moet doen, is het invullen van je voorkeuren, de afleverdata en factuurdata. En dan is je inkoop gelukt.

Bepaal je startpunt en verbeter vanaf daar

Op het gebied van e-procurement is er heel veel mogelijk om je inkoop efficiënter te maken. Het maakt dan ook niet uit waar je als bedrijf staat. Je moet alleen eerst goed je doelen formuleren. Wat wil je als bedrijf, waarom heb je dat nodig en hoe ga je er komen? Met antwoord op die vragen, is kiezen tussen de verschillende vormen van e-procurement geen uitdaging meer.

Over de auteur: Rick Huisken is Director marketplace international bij Conrad.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op sociale media: LinkedIn, Twitter en Facebook.