-

Evalueren op basis van declarabiliteit is schadelijk voor je bureau

Creatieve – en consultancy-bureaus zien hun declarabiliteit te vaak als dé manier om hun rendement te berekenen en te optimaliseren. Maar alleen evalueren op basis van declarabiliteit kan de gezondheid van je onderneming soms zelfs zware schade toebrengen. Drie argumenten ter onderbouwing van deze stelling.

Over declarabiliteit is al veel gezegd en geschreven. Maar wat het echt betekent, blijft voor velen een raadsel. Wikipedia –  dé bron bij een snelle zoektocht – biedt geen soelaas door de vage omschrijving: ‘The state or condition of being billable’. Vrij vertaald: de staat of toestand van factureerbaarheid. Een meer gangbare en nuttige definitie van declarabiliteit is: Het percentage gefactureerde uren versus de totale uren’. 

Misverstanden over declarabiliteit

Gepresteerde uren bijhouden – met een onderscheid in factureerbare en niet-factureerbare uren – is volledig ingeburgerd. Je krijgt immers een antwoord op de vraag: Heeft iemand voldoende uren gewerkt? Maar medewerkers alleen maar beoordelen op basis van declarabiliteit is geen slimme zet. Want op het eerste gezicht lijkt het alsof medewerkers met de hoogste declarabiliteit je organisatie het meeste opleveren. En werknemers met een laag percentage factureerbare uren ‘verspillen tijd’. Maar die redenering klopt vaak niet, en daar zijn drie argumenten voor. 

1: Het is appels met peren vergelijken

Ondernemingen berekenen declarabiliteit niet allemaal op dezelfde manier, maar in het algemeen op basis van één van deze varianten: 

Op basis van het aantal geregistreerde uren. Voorbeeld: een medewerker werkt 40 uur, waarvan 32 declarabel. De declarabiliteit bedraagt 80 procent.

Op basis van bruto capaciteit. Voorbeeld: De werknemer is één dag ziek. De resterende dagen werkt hij 32 uur, waarvan er 28 declarabel zijn. De declarabiliteit is 70 procent (28 factureerbare uren / 40 uren).

Op basis van nettocapaciteit, waarbij je vakantie en ziekte niet meerekent.Voorbeeld: De werknemer is één dag ziek, waardoor de totale beschikbare uren op 32 uren neerkomt (40 – 8) De resterende vier dagen registreert hij 28 declarabele uren. De declarabiliteit bedraagt dan 87,5 procent (28 declarabele uren / 32 uren). 

Als er geen eenduidige rekenmethode is, kan je de declarabiliteit van verschillende filialen en organisaties niet benchmarken. En dat is nu precies de meest gestelde vraag die wij bij Teamleader krijgen.

2: Declarabiliteit kan een verkeerd beeld geven

Stel: je onderneming verkoopt een project van tien dagen werk. Medewerker A werkt tien dagen op het project, waardoor zijn declarabiliteit 100 procent bedraagt. Hij krijgt de werkzaamheden binnen deze tijdspanne echter niet af, waardoor medewerker B moet bijspringen. Deze werkt twee dagen op het project. Zijn declarabiliteit voor dit project bedraagt 0 procent, want de tien factureerbare dagen zijn al toegewezen aan medewerker A. En dat terwijl hij het project tot een goed einde bracht. 

Ook het omgekeerde is mogelijk. Stel: een medewerker klaart de klus in acht in plaats van tien dagen. Zijn declarabiliteit bedraagt 100 procent. Maar wat te doen met die twee resterende dagen? Worden die aan niemand toegewezen? Wordt nergens geregistreerd dat er dankzij de medewerker twee dagen extra marge is? Declarabiliteit lost deze vragen niet op. 

Declarabele uren worden dus niet altijd correct toegekend. Medewerkers die in de bres springen, kunnen op papier een lage declarabiliteit hebben. Omgekeerd krijgen medewerkers niet altijd de meerwaarde toegewezen die zij hebben gegenereerd. Dit kan leiden tot verkeerde evaluaties van medewerkers, projecten en klanten.

3: Declarabiliteit vertelt niets over je opbrengsten

Stel dat je een project van tien dagen werk offreert voor een bedrag van 6.000 euro. Een medewerker werkt hier tien dagen aan en maakt alleen declarabele uren. Dat is nogal onwaarschijnlijk, maar wel een ideaal scenario. Deze medewerker behoort echter tot het senior management en kost je organisatie 600 euro per dag. Het gevolg: de declarabiliteit is 100 procent, maar de marge voor je onderneming is 0 procent.

Je kunt er óók voor kiezen een junior, die dagelijks 300 euro kost, twaalf dagen op dit project te laten werken. Je houdt dan een mooie marge over (2.400 euro), maar de declarabiliteit is lager (83 procent). 

Kortom, declarabiliteit brengt je marges en opbrengsten niet in kaart. Het vertelt alleen hoeveel declarabele uren zijn gemaakt. Informatie en inzichten over declarabiliteit zijn vaak tegenstrijdig. Bovendien blijft een aantal blinde vlekken over: declarabiliteit kan een verkeerd en vertekend beeld geven van de prestaties van medewerkers en zegt niets over de marges en opbrengsten van je bedrijf. Je blindstaren op declarabiliteit kan de gezondheid van je onderneming dus flinke schade toebrengen.

Meer weten over dit onderwerp? Download hier het e-book over Billability met daarin onder andere twee KPI’s die je wél inzicht geven in de efficiëntie van je agency: ‘gemiddelde opbrengst per uur’ en ‘performance’

Over de auteur: Jeroen de Wit is CEO bij Teamleader

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op social: LinkedIn, Twitter en Facebook.

Deel dit bericht

2 Reacties

Chris Flink - Nolost

Interessant artikel en bekende vraag inderdaad. Organisaties zoeken naar manieren om productiviteit (of het gebrek daaraan) van medewerkers in kaart te brengen. Begrijpelijk, maar je moet voorzichtig zijn in de keuze van de kengetallen en zoals in het artikel ook aangeeft is sturen op 1 kengetal meestal niet voldoende.
Daarnaast moet je als organisatie mensgericht blijven en altijd sturen op motivatie en betrokkenheid, dat levert op lange termijn altijd meer op dan op de korte termijn sturen op declarabele uren.

Frans Jan Boon - Add to Friends

Ook al kijk ik als freelance/interim data & web analist en BI specialist ook met een schuin oog naar mijn declarabiliteit, ik herken dit vooral uit de periode dat ik voor een groter bureau werkte.

Natuurlijk zijn declarabele uren belangrijk. Enkel en alleen evalueren op basis van declarabiliteit gaat echter voorbij aan het gegeven dat medewerkers ook de voorwaarden scheppen voor die declarabiliteit door activiteiten als acquisitie, relatiebeheer, studie, coaching van junior/medior medewerkers, het optimaliseren van bureau- en bedrijfsprocessen etc. Kortom, alle activiteiten die ervoor zorgen dat je als bureau declarabel en winstgevend bent en blijft.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond