De vijf eigenschappen van een Design Sprint Facilitator

Het laatste deel van de serie over de eigenschappen van een design sprint team. Ik heb je al verteld over de decider en prototypers in een Design Sprint team. In dit laatste deel vertel ik je graag over de eigenschappen van een Design Sprint Facilitator.

We hebben er al vaker over geschreven: hoe voer je een Design Sprint uit, wat zijn onze tips voor een goede sprint, noem maar op. Maar wat maakt iemand nou een goede sprint facilitator?

Jij bent altijd voorbereid

In de ideale situatie hebben we bij Hike One een looptijd van twee weken om een Design Sprint voor te bereiden. In deze twee weken maak je als facilitator kennis met de klant: de decider maar misschien ook de belangrijke stakeholders. Peil bij de klant wat de ervaringen zijn met Design Sprints, is het nodig om een korte presentatie te geven aan stakeholders zodat er meer commitment vanuit de organisatie komt? Naast de kennismaking onderzoek je ook alvast wat het vraagstuk is dat je tijdens de sprint gaat behandelen. Is er misschien nog een onderliggend probleem?

Naast alle voorbereidingen voor het team en de uitdaging van de sprint, zorg jij er ook voor dat alle ruimtes geboekt zijn en dat alle materialen aanwezig zijn. Zo hoef je je geen zorgen te maken dat je een activiteit niet kunt uitvoeren omdat er bijvoorbeeld geen stiften aanwezig zijn. Pro tip: Bij Hike One hebben we Design Sprint koffers waar al het materiaal in zit. Zo zitten wij nooit zonder stickers, stiften, post-its en time timers.

Jij wijst de weg

Als facilitator weet jij alles van de activiteiten die je gedurende de week gaat doen. Zorg ervoor dat je aan het begin van de sprint de rolverdeling duidelijk maakt aan het team. Op die manier kun je mensen aanspreken als een activiteit is afgelopen, zonder dat het overkomt alsof je een politieagent bent. Het team kijkt naar je om de volgende activiteit te bepalen. Hierbij is ook de uitleg en de “waarom” achter de activiteiten belangrijk. Als je ervoor zorgt dat de deelnemers begrijpen waarom ze een activiteit uitvoeren en hoe de verschillende activiteiten op elkaar aansluiten, is het makkelijker voor ze om ermee te starten. Daarbij kan het ook helpen voorbeelden te laten zien. Dit zorgt ervoor dat mensen de lat niet te hoog leggen voor zichzelf.

Maar faciliteren is meer dan alleen het uitleggen van de activiteiten. Jij bent er om het team te begeleiden, dat doe je ook door (lastige) vragen te stellen en door het team steeds te herinneren aan de gekozen sprint-vragen en het sprint doel. Test keuzes en aannames van het team: “Waarom denk je dat?”, “Waarom is dat zo?”,

“Hoe werkt dat?”. Je maakt niet de keuzes in de sprint en je geeft ook geen advies, dat is aan het team en de decider. Maar door de moeilijke en “domme” vragen te stellen, test je de keuzes van het team. Als dit te maken heeft met tijd of complexiteit, dan kun jij het team helpen om de opdracht kleiner te maken. Zo zorg je dat jullie de antwoorden op de sprint-vragen formuleren/op tafel krijgen, maar het prototype niet te groot wordt. Op die manier komt het team vrijwel altijd tot een goed result aat .

Jij gebruikt de kwaliteiten van je teamleden

Omdat de begeleiding van het team veeleisend is, kan het handig zijn om teamleden om hulp te vragen. Niet alleen om je eigen energie level hoog te houden, maar ook om het team meer te betrekken. Vraag bijvoorbeeld bij het presenteren van de inspirerende voorbeelden (lightning demo’s) of een ander teamlid de ideeën kan opschrijven of uit kan tekenen.

Als iemand een paar kleine hulptaken van je over kan nemen, heb jij weer tijd om je op de grote dingen te focussen. Zo blijft de sprint soepel verlopen.

Jij voelt de energie

Omdat je tijdens de week zo een strak format volgt en ook veel van het team vraagt, is het belangrijk de energie in de gaten te houden. Naast de standaard pauzes en de lunch is het goed om tijdens de activiteiten ook goed naar het team te kijken. Je merkt het vanzelf als de aandacht verslapt. Als je heel veel naar elkaar moet luisteren, bijvoorbeeld tijdens de interviews op maandag, dan is het slim om tussendoor korte pauzes in te lassen. Zorg ervoor dat iedereen na elke activiteit even opstaat en rondloopt. Doe een energiser om even de gedachten te verzetten (we hebben er hier een heleboel).

Het is ook slim om iemand in het team aan te wijzen als energy master. Dit is dan degene die aangeeft dat het tijd is voor een break. Daarnaast kun je er ook voor kiezen om op maandag aan te geven dat jij rekening houd met de tijd en energie van mensen, maar dat ze het zelf ook mogen roepen als ze tussendoor even vijf minuten nodig hebben. Dit zorgt er niet alleen voor dat iedereen gefocussed blijft op de Design Sprint, maar het houdt ook de sfeer goed.

Jij bent klaar voor de volgende stap

De uitkomst van een Design Sprint is een antwoord op de sprint vragen, je weet of je met het lange termijn doel dat je op dag één hebt gekozen in de goede richting zit of niet. Daar kun je natuurlijk mee eindigen, maar dat is wel zonde van het experiment. Waarom zou je niet door gaan en een iteratie maken op de oplossing? Of een heel andere richting onderzoeken?

Als facilitator kun jij aan het einde van de laatste dag een goede recap geven. Koppel de antwoorden op de sprint-vragen terug (gezamenlijk met het team) en bespreek of je in de goede richting zit. Vervolgens kijk je met de groep wat de vervolgstappen zijn. Zit je in de goede richting en kun je het prototype gaan finetunen? Of is tijdens

de sprint niet de juiste oplossing naar voren gekomen en kun je beter nogmaals een Design Sprint doen? Als je hier alvast de vervolgstappen bespreekt is het ook duidelijk voor het team dat het prototype niet op de plank komt te liggen. Daarnaast zorgt het ervoor dat de decider aan de stakeholders ook de vervolgstappen kan uitleggen. Het is dan ook slim om een korte recap te maken van de sprint en dit te bespreken met de decider. Hij of zij kan de recap dan presenteren aan de stakeholders, de decider is immers de persoon die de Design Sprint en de oplossing moet verkopen.

Nu weet je hoe je de beste facilitator kan zijn tijdens een Design Sprint. Heb je nog aanvullingen op onze eigenschappen van een goede facilitator? Deel ze met ons. Veel plezier tijdens tijdens je volgende sprint! 

Over de auteur: Caya Kempe is interactie ontwerper bij Hike One, een design agency dat digitale producten ontwerpt. Hiervoor houdt ze zich bezig met het opzetten en uitvoeren van ontwerptrajecten om samen met de klant en eindgebruiker tot een goed product of service te komen. De Design Sprint is daarin een methode die vaak gebruikt wordt om ideeën te valideren.