Hoe gedegen softwareonderzoek je veel leed kan besparen

Iedere organisatie komt eens op het punt dat bestaande software voor je administratie, planning etc. niet langer voldoet aan de huidige situatie en visie. De keuzes die hieruit volgen kunnen verstrekkende gevolgen hebben voor de efficiëntie, groei en concurrentiepositie in de (nabije) toekomst. Er zijn een aantal factoren die een belangrijke rol spelen in dit beslissingsproces en ervoor zorgen dat software het verschil maakt voor jouw organisatie.

Software vormt voor steeds meer organisaties de ruggengraat waarop zij functioneren. Naarmate een organisatie groeit en processen zich verder ontwikkelen, veranderen ook de wensen en eisen voor bepaalde softwareoplossingen en -functionaliteiten.

Uit Capterra’s 2025 Tech Trends Survey komt naar voren dat 73 procent van de bedrijven van plan is om de komende jaren meer te investeren in software. De behoefte aan nieuwe software ontstaat vaak wanneer bestaande systemen en processen tegen hun grenzen aanlopen. Dit kan verschillende oorzaken hebben:

• Verouderde systemen die niet meer voldoen aan moderne eisen
• Toenemende beveiligingsrisico’s
• Inefficiënte processen die digitalisering vereisen
• Handmatige taken die geautomatiseerd kunnen worden

Bedrijven merken bijvoorbeeld dat ze bedrijfsgegevens handmatig moeten overtypen tussen verschillende systemen, of dat hun huidige CRM-systeem niet meer voldoet aan de groeiende behoeften van de organisatie. In dit soort situaties gaan zij op zoek naar nieuwe software.

Gevolgen slechte investering

Toch blijkt deze zoektocht nog niet zo eenvoudig te zijn. Bijna de helft (48 procent) van de respondenten in het onderzoek van Capterra geeft aan spijt te hebben van een of meer softwareaankopen die zij in de afgelopen achttien maanden hebben gedaan. 

Van deze groep geeft 63 procent aan dat de financiële gevolgen van deze slechte investering aanzienlijk kunnen zijn. Te denken valt aan implementatieproblemen, verminderde productiviteit en zwakke plekken in de beveiliging. Sommige respondenten geven aan dat zij zelfs door de verkeerde software een achterstand hebben opgelopen op de concurrentie.

Vaak zijn deze problemen te voorkomen door vooraf gedegen onderzoek te doen.

Behoeften in kaart brengen

De eerste stap om te achterhalen in hoeverre de software die je nu nog gebruikt aansluit bij de behoeften en gewenste doelstellingen van de organisatie, is door een inventarisatie analyse te doen. Haal informatie op door:

• Interviews met stakeholders op verschillende niveaus te houden
• Diepgaande procesanalyses uit te voeren
• Een toekomstvisie op te stellen
• Een risicoanalyse voor verschillende scenario’s te doen

Kleinere organisaties kunnen deze inventarisatie in de meeste gevallen intern uitzetten, maar bij grotere partijen is een gedegen IT-strategie en externe begeleiding vaak noodzakelijk om echt tot de kern van de problemen te komen en de juiste conclusies te trekken.

Inventarisatie software

Uit deze inventarisatie komt vaak naar voren dat er behoefte is aan het aanbrengen van veranderingen in de huidige software stack. In dat geval wordt er meestal de keuze gemaakt tussen maatwerk- en standaardsoftware, wat afhangt van verschillende factoren:

• Unieke Processen: Zijn bedrijfsprocessen zo specifiek dat standaardoplossingen tekortschieten?
• Strategisch Voordeel: Biedt maatwerk een concurrentievoordeel in jouw markt?
• Flexibiliteit: Heb je behoefte aan software die snel aangepast kan worden aan veranderende eisen?
• Integratie: Moet de nieuwe software naadloos aansluiten op bestaande systemen?

De groeistrategie van een organisatie speelt een cruciale rol in deze softwarekeuze. Snelle schaalbaarheid pleit vaak voor standaardoplossingen, terwijl unieke businessmodellen of internationale expansie juist maatwerk kunnen vereisen. 

Het is daarom belangrijk om niet alleen naar de huidige situatie te kijken, maar ook 3-5 jaar vooruit te plannen. De Total Cost of Ownership (TCO) is een belangrijke factor in deze besluitvorming. Daarbij kijk je niet alleen naar de initiële investering, maar ook naar langetermijnkosten zoals licenties, onderhoud en eventuele toekomstige aanpassingen. Vergeet ook zeker niet de kostenbesparingen mee te nemen die de software je oplevert, zoals de tijd die het kost om gegevens over te tikken en andere efficiëntieslagen.

De keuze tussen maatwerk en standaardsoftware

Standaardsoftware kan voor sommige organisaties de beste oplossing blijk te zijn. Het is een relatief goedkope kant-en-klare oplossing, die snel geïmplementeerd kan worden binnen de organisatie. Wel is het risico dat als de softwareontwikkelaar stopt, je als organisatie klem zit en je een pijnlijk migratieproject moet doen.

Maatwerk kan in het begin duurder zijn, maar biedt op lange termijn vaak meer flexibiliteit en controle. Zo zijn er meestal geen licentiekosten, waardoor het op langere termijn goedkoper kan zijn dan standaardsoftware.

Middleware kan een interessante tussenoplossing bieden, omdat het de integratiekosten verlaagt en de gewenste flexibiliteit biedt. Het stelt organisaties in staat om het beste van beide werelden te combineren: de stabiliteit van standaardsoftware met de flexibiliteit van maatwerk.

Een Weloverwogen Keuze

Er is geen universeel juiste keuze tussen maatwerk- en standaardsoftware of middleware. De keuze hangt af van de specifieke situatie, behoeften en toekomstvisie van jouw organisatie. 

Houd er wel rekening mee dat ongeacht jouw keuze de implementatie van nieuwe software altijd uitdagingen met zich meebrengt:

• Aanpassing van bestaande werkprocessen
• Weerstand tegen verandering bij medewerkers
• Een steile leercurve voor nieuwe systemen

Onthoud dat software geen doel op zich is, maar een middel om jouw bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Door een grondige analyse uit te voeren, de groeistrategie in kaart te brengen en de kosten als ook besparingen zorgvuldig te berekenen, kun je een weloverwogen beslissing nemen die jouw organisatie ondersteunt in zijn groei en ontwikkeling.