Scale-up? Je financiële afdeling kan je actief helpen met opschalen

Een financiële afdeling is er niet alleen voor het bijhouden en afhandelen van de noodzakelijke geldstromen. Vooral bij scale-ups kunnen de CFO en de financiële afdeling actief bijdragen aan de groei van het bedrijf. Dat kan door financiële gegevens en andere data inzichtelijk te maken.

De financiële afdeling speelt een cruciale rol binnen scale-ups. Die bewaakt niet alleen de financiële prestaties van de organisatie, maar kan ook helpen bij het nemen van strategische beslissingen zoals het ophalen van nieuw kapitaal of een mogelijke verkoop. Hoe zorg je ervoor dat je financiële team daar klaar voor is en daadwerkelijk bijdraagt aan het opschalen van je organisatie?

De belangrijkste taak van de financiële afdeling is natuurlijk dat de boekhouding op orde is en financiële taken op een hoog niveau worden uitgevoerd. Maar de financiële afdeling kan ook bijdragen aan de bedrijfsstrategie. Zij zien namelijk als eerste de financiële prestaties van de organisatie en kunnen inzichtelijk maken of een bedrijf alleen groeit of dat er echt aan schaalvergroting wordt gewerkt.

De financiële afdeling speelt dan ook een belangrijke rol binnen scale-ups en hun toekomst. Om optimaal voorbereid te zijn is het belangrijk om een aantal uitdagingen aan te pakken en het financiële team daarin te ondersteunen.

Bouw een ‘data room’

Uit Europees onderzoek van Soldo blijkt dat 35% van de ondernemers moeite heeft om vers kapitaal op te halen voor hun scale-up, doordat zij vaak onvoldoende in staat zijn om de financiële geschiedenis van het bedrijf en voorspellingen van toekomstige inkomsten en uitgaven in kaart te brengen. Je financiële afdeling zit dus op een berg aan waardevolle data van de organisatie die kan helpen met dit probleem, maar deze gegevens worden niet altijd even effectief ingezet.

Een van de eerste stappen is om alle beschikbare (financiële) data te centraliseren. Denk aan contracten met afnemers, arbeidsovereenkomsten en andere belangrijke informatie die gerelateerd is aan de financiële prestaties van de organisatie en samenkomen op dezelfde plek. Het is daarbij belangrijk dat het financiële team kennis heeft over hoe data het beste verzameld kunnen worden en hoe daarmee wordt omgegaan naarmate de organisatie zich verder ontwikkelt. Het kan bijvoorbeeld op een bepaald moment beter zijn om naast het financiële team ook een datateam neer te zetten, dat sterk is in het op orde brengen van de data.

Stel KPI’s vast

De volgende stap is om op basis van de data de juiste KPI’s te meten. In veel gevallen zijn de belangrijkste KPI’s voor scale-ups het aantal aanmeldingen van nieuwe gebruikers en het aantal bestellingen, samen met terugkerende klanten en herhaalbestellingen.

Daarnaast is de cash burn rate een andere belangrijke KPI voor scale-ups. Een van de grootste risico’s voor scale-ups is namelijk dat ze onvoldoende zicht hebben op de beschikbare financiële middelen en de snelheid waarmee kapitaal wordt ‘opgebruikt’. Op deze manier kan een scale-up op cruciale momenten zonder voldoende liquide middelen komen te zitten. Ook is de cash burn rate een belangrijke graadmeter voor investeerders.

Zorg er daarom voor dat je deze gegevens onder controle krijgt, bijvoorbeeld door via dashboards real-time inzicht te geven in de uitgaven. Ook kan je financiële afdeling door met digitale betaalpassen te werken aanpasbare budgetten en regels voor bepaalde uitgaven creëren, om zo de uitgaven beter onder controle te krijgen. Op deze manier geef je investeerders het vertrouwen dat je de zaken op orde hebt.

Omarm automatisering van je financiële data

Het opschalen van je organisatie betekent niet altijd dat je nieuwe mensen moet aannemen en afdelingen dient op te zetten, omdat er meer werk verzet moet worden. Zeker in deze krappe arbeidsmarkt is het moeilijk om gekwalificeerd personeel te vinden en daarnaast zorgt een toename van het aantal werknemers ervoor dat je vaste kosten stijgen.

Er valt bij financiële afdelingen van scale-ups vaak veel tijd te winnen op het gebied van rapportages, planning en budgettering. Zaken die inmiddels prima zijn te automatiseren. Om de financiële afdeling mee te laten groeien met de organisatie is automatisering dan ook noodzakelijk om niet bij de concurrentie achterop te raken.

Volgens onderzoeksbureau Gartner heeft 80% van de CFO’s enige vorm van automatisering geïmplementeerd of is dat van plan, met als doel om de efficiëntie van de medewerkers te vergroten, kosten te besparen of de nauwkeurigheid te verbeteren. Door routinematige taken te automatiseren maak je het werk voor de financiële afdeling eenvoudiger en verklein je de kans op menselijke fouten. Een bijkomend voordeel van automatisering is dat je financiële afdeling meer tijd heeft om zich op waardevollere taken te richten, zoals het meedenken over de strategie.

Vooruitzien is regeren

Door financiële informatie inzichtelijk te maken via onder meer real-time dashboards, kun je als scale-up veel nauwkeuriger de omzetgroei en winst voorspellen en een gedegen twee- of driejarenplan maken. Is de organisatie bijvoorbeeld klaar om verkocht te worden of naar de beurs te gaan? Door de financiële cijfers inzichtelijk te maken win je ook het vertrouwen van investeerders.

Data zijn altijd een belangrijke investering voor scale-ups, dus zorg ervoor dat je financiële data effectief gebruikt. Uiteindelijk zijn de financiële cijfers voor iedere organisatie namelijk een van de belangrijkste datapunten waarop investeringsbeslissingen worden genomen om verder te groeien en schaalvergroting te realiseren.

Ga daarbij na welke informatie je zelf zou willen zien als je wilt investeren in een bedrijf of het wilt overnemen. Leg deze vragen vervolgens voor bij je financiële afdeling en vraag in hoeverre zij dit voor je eigen scale-up inzichtelijk kunnen maken. Op deze manier betrek je je financiële team nog meer bij de organisatie en wordt je CFO ook een strategisch adviseur, wat bijdraagt aan de verdere opschaling van je bedrijf.

Meer weten? Ontdek in onze whitepaper hoe je je financiële afdeling effectief opschaalt, naast andere praktische tips voor je scale-up.

Over de auteur: Roy Skop is Sales manager Europe bij Soldo.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws binnen je vakgebied? Volg Emerce dan ook op sociale media: LinkedIn, Twitter en Facebook.