Zo bespaar je geld op je transportfacturen 

Onjuiste adressen, verkeerde formaten, haperende sorteermachines. Transport van goederen is complex en dat heeft gevolgen voor de tijd én de kosten van levering. Om facturatiechaos te voorkomen: drie aandachtspunten. 

Bij transport is er sprake van een menselijke keten die bestaat uit veel verschillende factoren en daardoor gaat er nog weleens iets mis. Als retailer wil je natuurlijk geen extra tijd of kosten kwijt zijn aan dit soort onnodige fouten. Tegelijkertijd is het ook een hoop werk om dit allemaal zelf te controleren. Wie facturatiechaos wil voorkomen, doet er daarom goed aan om extra aandacht te schenken aan de volgende drie zaken.

1: (On)terechte facturatie

Wanneer je een zending aan een vervoerder meegeeft, betekent dit niet direct dat je zending correct wordt gefactureerd. Zoals hierboven beschreven, kunnen allerlei zaken misgaan in het verzendproces. Hierdoor kan de vervoerder toeslagen aan jou doorberekenen. Ook kan het voorkomen dat het verrekensystemen fouten maakt. Wanneer de chauffeur bijvoorbeeld twee keer dezelfde zending scant, heeft dit als gevolg dat je de zending ook twee keer moet betalen. Natuurlijk wil je alleen betalen voor zendingen die ook daadwerkelijk bezorgd zijn bij de klant. Het is daarom erg belangrijk dat je dit controleert. Het handmatig controleren van de bezorging is echter een tijdrovende klus. Zeker als je een paar honderd zendingen per dag hebt, waardoor je maandelijks 10.000 zendingen moet nalopen. Een koppeling tussen je verzend- en facturatie-informatie vereenvoudigt dit proces. Op het moment dat een zending in rekening wordt gebracht die niet verzonden is, wordt dan direct een credit aangevraagd. Zo kun jij erop vertrouwen dat je alleen betaalt voor zendingen die daadwerkelijk bij de klant zijn aangekomen.

2: Tarieven en toeslagen

Wanneer je pakketten verzendt, heb je te maken met een breed scala aan tarieven én toeslagen – zeker wanneer je werkt met verschillende vervoerders. Niet alleen het formaat, maar ook het gewicht, de snelheid van verzenden en de verzendbestemming hebben invloed op de geldende tarieven en toeslagen. Hierdoor zie je soms over het hoofd wanneer een verkeerd tarief of verkeerde toeslag in rekening gebracht is. Dat is natuurlijk zonde. Ook hierbij kan automatisering helpen. Door dit proces te automatiseren, wordt iedere zending automatisch gecheckt op afwijkende tarieven en eventuele onjuiste toeslagen. Zo ben je er zeker van dat je nooit meer te veel betaalt en dat je de juiste prijzen doorberekent aan de consument.  

3: Slechte service en claims

Naast onterechte facturaties of verkeerd berekende tarieven, komt het ook wel eens voor dat leveringen niet volgens afspraak verlopen. Denk aan een te late levering of zendingen die niet naar een servicepunt worden gestuurd als de ontvanger niet thuis is, maar direct retour gaan. Deze fouten resulteren in onterechte kosten of soms zelfs boetes, waar jij als retailer natuurlijk niet op zit te wachten. Het is een tijdrovend proces om zelf het verloop van alle zendingen in de gaten te houden, claims in te dienen bij onjuistheden en te controleren of je claims vervolgens ook uitgekeerd worden. Heb je veel schade? Dan kost het indienen van schadeclaims je heel wat werkuren per week. Ook hier biedt de koppeling tussen het verzend- en facturatieproces uitkomst. Het uitbesteden van dit soort zaken aan een derde partij neemt je daarmee werk uit handen en levert zo tijd op die jij kunt steken in een efficiëntere bedrijfsvoering.

Automatiseren

Het logistieke proces is veelzijdig en complex. Om te weten of binnenkomende facturen kloppen, dien je het gehele logistieke proces in de gaten te houden. Vervolgens moeten facturen op basis van deze informatie gecontroleerd worden. Dit zijn erg tijdrovende taken. Grip houden op alle binnenkomende facturen kan hierdoor een behoorlijke uitdaging zijn. Zorg er daarom voor dat je weet op welke onderdelen je moet letten en automatiseer of besteed dit proces uit waar nodig. Een partij die informatie van het verzendproces kan inzetten in het facturatieproces, voorkomt onnodig hoge kosten en bespaart je kostbare tijd. 

Over de auteur: Jeroen Gehlen is co-founder van Wuunder