Logistiek & fulfilment: zelf doen of uitbesteden?

Steeds meer webwinkels besteden hun logistieke processen uit aan een fulfilmentpartij. Op deze manier hebben ondernemers geen omkijken meer naar het verzenden van hun producten. Natuurlijk kost uitbesteden geld, dat kan heel goed een besparing op ándere kosten opleveren.

Hoe groot is die logistieke markt voor webwinkels eigenlijk?
Voor de Thuiswinkel Markt Monitor 2013 is door Blauw Research onderzoek gedaan naar de actuele grootte van de webwinkelmarkt. Opvallend daarin is dat het aantal bestelde online producten sterker toeneemt dan het aantal bestelde diensten (+11 procent versus +6 procent). Binnen de categorie producten zijn de categorieën speelgoed (+24 procent) en computer hardware (+17 procent) de snelst stijgende. In totaal werden er in Nederland 46 miljoen online bestellingen gedaan in de eerste 6 maanden van 2013.

Niet iedere webwinkelier besteedt de logistiek uit. Uit het rapport ‘Fulfilment van Online Verkoop’ door ING van oktober 2013 blijkt de volgende scheiding:

• Startende webwinkeliers (Pure Players) met lage omzet besteden niet uit omdat dit (nog) niet opweegt tegen de kosten.
• Middelgrote Pure (Online) Players en Retailers kiezen voor het uitbesteden van hun logistiek vanwege scherpere eisen van klanten aan logistieke afhandeling en beheersing van kosten.
• Grote Pure (Online) Players met een hoge omzet (denk aan Zalando, Amazon,  Wehkamp, Coolblue) kiezen vanwege de specifieke wensen en volumes voor een eigen logistiek systeem.

Er zijn vijf onderdelen van het logistieke proces op basis waarvan je kunt berekenen of het goedkoper is om zelf te doen of om uit te besteden. Het is belangrijk om daarbij een eerlijke vergelijking te maken, waarin je ook je eigen werkuren meerekent en andere verborgen of gesponsorde kosten. Veel webwinkeliers schrijven namelijk niet alle kosten toe aan het logistieke proces; bijvoorbeeld eigen werkuren worden als gratis gezien, terwijl ook dat natuurlijk geld kost. Een andere veel gehoorde redenering; een stagiair kost niets…, terwijl zij wel iedere zes maanden opnieuw aangeworven en ingewerkt moeten worden.

1. Hoe bereken je de kosten per zending in je eigen organisatie?
Om een goed inzicht te krijgen in de werkelijke kosten van fulfilment in je organisatie bereken je het volgende:

• Huur of hypotheek pand (of naar ratio van oppervlakte dat je voor logistiek gebruikt).
• Werving en selectie van personeel, vacatures plaatsen, functioneringsgesprekken.
• Personeel (inclusief sociale lasten en werkgeversbijdrage).
• Om te berekenen wat een werknemer kost, vermenigvuldig je het brutoloon met 1,36.
• Rekening houden met vakantie- en ziektedagen van de medewerkers en secundaire voorwaarden.
• Aanschaf van inventaris, magazijnstellingen, etiketteermachines en printers.
• Administratiekosten voor de software die je gebruikt om bijvoorbeeld de voorraden bij te houden.
• De tijd die je zelf investeert in de logistiek, denk aan het wegbrengen van pakketten tot het oplossen van problemen.

Als je al deze kosten optelt en deelt door het aantal zendingen, dan heb je een realistische prijs per zending. Deze prijs moet je vergelijken met de prijs die een fulfilmentpartij in rekening brengt per zending.  Een voorbeeldberekening van de werkelijke kosten van je handling in eigen beheer kan er dan als volgt uitzien:

Bovenstaande berekening toont aan dat de handling per order voor deze case 5,43 euro is. Dit is nog een behoorlijk uitgeklede berekening omdat bijvoorbeeld verpakkings- en wervingskosten hier nog niet in verweven zitten. Zoveel mogelijk kosten die toe te schrijven zijn aan de logistiek zijn in kaart gebracht en gedeeld door het totaal van de orders. (1000) Dit getal neem je als basis voor een vergelijking met de kosten die een fulfilmentpartij rekent.

2. Volumekortingen door uitbesteden
De eerste besparing behaal je doordat je de logistieke handelingen niet zelf hoeft te doen. Maar als je een fulfilmentpartij je zendingen laat verzorgen, heb je kans dat je mee kunt profiteren van volumekortingen. De fulfilmentpartij koopt namelijk grote verzendvolumes in bij bijvoorbeeld PostNL en ontvangt daarover een volumekorting. Daardoor betaal je minder portokosten.

Bron

Ook verpakkingsmateriaal kan op deze manier goedkoper worden. De fulfilmentpartij koopt bijvoorbeeld grote hoeveelheden dozen in, waardoor ze ook hiervoor een volumekorting kunnen bedingen. Wel moet je dan de verpakking gebruiken die het fulfilmentbedrijf aanbiedt.

 3. Cash flow: niet meer voorschieten
Als jezelf je producten verstuurt, dan moet je iedere keer direct de porto afrekenen. Bij een fulfilmentpartij betaal je de porto veertien of dertig dagen na het ontvangen van de factuur, dat heeft een positieve invloed op je geldstromen. Zelf moet je verpakking vooraf aanschaffen: een investering, want het gebruik van de verpakking kan wel maanden duren. Je moet dus ook de verpakkingskosten voorschieten. Ook daarmee is voordeel te halen bij de fulfilmentpartijen; zij brengen de kosten pas in rekening als de producten zijn verstuurd en vaak pas na het einde van de maand. Je hoeft dus niets voor te schieten en daardoor heb je langer de beschikking over je eigen geld. Hiermee kan je dan weer extra producten of meer marketinginspanningen inkopen, die je webwinkel laten groeien.

4. Fulfilmentpartij: specialist in verzenden
Fulfilmentpartijen hebben vaak meerdere opdrachtgevers, dus meerdere webshops bij zich aangesloten. Daardoor kunnen zij meer service bieden dan een bedrijf dat alles zelf regelt. Bijvoorbeeld ‘voor 22.00 uur besteld, morgen in huis’. Door de specialisatie van fulfilmentpartijen kunnen zij het werk en de bijbehorende kosten van een avondploeg spreiden over meerdere webwinkels.

Een ander voorkomend probleem bij verzenden is het maken van fouten bij het verzendklaar maken en verzenden van een bestelling. Een verkeerd product in een pakketje zorgt voor een retour en een nieuwe verzending, soms een voorraadverschil, een boze klant, een slechte review et cetera. Dat kost dus niet alleen handen vol geld aan retourzendingen (ook de verzendkosten van de retourzending moeten vaak worden vergoed!). Het is dus van groot belang om de fouten (en retouren) tot een minimum te beperken.

Er zijn specifieke oplossingen om tot bijna 100 procent van de verzendingen goed te laten verlopen, bijvoorbeeld door een gewichtscontrole uit te voeren voor het verzenden of een eindscan te doen van de bestellingen. Het vergt vaak veel investering voor ondernemers om dergelijke systemen in te kopen alleen voor hun operatie. Als webwinkels sterk groeien zie je dan ook bijna altijd een terugval in kwaliteit van verzenden. Dat is vaak het moment dat bedrijven bij een fulfilmentpartij aankloppen, die vaak geïnvesteerd hebben in dergelijke kwaliteitscontrolesystemen. Voor 22,2 procent van de ondernemers is dit een reden om uit te besteden volgens een Engels onderzoek. Andere voordelen van het uitbesteden van de fulfilment volgens dit onderzoek zijn:

Bron

5. Focus op sales & marketing
Voor webwinkeliers is het organiseren van een goede online marketing en sales-mix tijdrovend. Maar ieder uur dat je besteedt aan de verbetering van de website, affiliatecampagnes en social media strategie, e-mail marketing enzovoorts, levert je geld op. Dit terwijl logistiek je vaak veel tijd kost en je weinig bespaart door dit zelf te doen. Met een mooi volume en de juiste afspraken met een fulfilmentpartner kan je zelfs sterk op logistieke kosten besparen als je uitbesteed.

Dagelijks zijn er nieuwe ontwikkelingen in de e-commerce en het kost veel tijd om die verbeteringen bij te houden en door te voeren. Denk bij deze verbeteringen bijvoorbeeld aan:

• Conversieverbetering, lees hier meer…
• A/B testen van Calls to Action en e-mails
• Invoeren van abandoned cart e-mails
• Verbeteren van SEO- en SEA-campagnes
• Verbeteren van de online shopervaring (upselling, cross selling, mobiele website, productfoto’s en video’s)

Elk van bovenstaande acties levert direct resultaat in omzet op voor webshops. Erg belangrijk dus om daar voldoende tijd voor vrij te maken. De opportunity costs (opportuniteitskosten) die je maakt door fulfilment in eigen huis te houden worden nog steeds onderschat door veel ondernemers, omdat ze moeilijk te kwantificeren zijn. De marktwerking zal deze ondernemers vanzelf naar de beste oplossing manoeuvreren. Je ziet toch ook niet veel bedrijven meer met een eigen benzinestation?