Agile bij NS International: zo boekt het Retentieteam succes

Dat het Retentieteam van NS International een jaar geleden begonnen is met agile werken, heeft zijn vruchten afgeworpen. Een hogere e-mail opt-in percentage en conversieverbetering op herhaalaankopen zijn slechts twee van de successen. Maar wat voor veranderingen brengt deze aanpak op de werkvloer? Een blik op de praktijk.

Na de invoering van agile bij onze IT-ontwikkelteams zijn wij met Retentie één van de eerste businessteams die ook de omslag heeft gemaakt. Hierdoor is onze scope groter dan voorheen en zijn wij met bredere onderwerpen bezig. Kort gesteld, wij vragen ons de hele dag af waar onze klant écht blij van wordt. In kleine, multidisciplinaire teams vertalen wij (klant)inzichten naar aannames die vervolgens getoetst worden middels kortlopende experimenten. Elk experiment of idee moet bijdragen aan de hoofd-KPI van het team: het verhogen van het aantal boekingen onder bekende klanten. Om deze KPI te behalen, richt het team zich aan de ene kant op salesactiviteiten en aan de andere kant op het verbeteren van services en diensten. Er vanuit gaande dat een hogere klanttevredenheid leidt tot een herhaalaankoop.

Het werken in multidisciplinaire teams is één van de belangrijkste en positiefste veranderingen. Het huidige team bestaat uit twee retentiemarketeers, een data-analist, een propositiemarketeer en een ontwikkelaar vanuit het bureau waarmee wij nauw samenwerken. Hierdoor is er geen sprake van silovorming en hebben we alle kennis en kunde om te kunnen experimenteren op onze hoofd-KPI. Ons team is bovendien autonoom, waardoor we geen afhankelijkheden hebben en sneller kunnen schakelen. De Growth Owner van ons team bewaakt de KPI en visie terwijl ik, als Scrum Master, vooral de snelheid verbeter en obstakels probeer op te lossen.

Voortdurende analyse

Dat er een data-analist in het team zit, zorgt voor een enorme versnelling. Voorheen werden er data-analyseverzoeken ingediend op basis van onze aannames en vermoedens of als we een campagne in kaart wilden brengen. De resultaten daarvan kreeg je een aantal weken later. Nu zit de data-analist dicht op het vuur en ziet hij sneller interessante inzichten en kan hij continu verdiepende analyses uitvoeren. Waardoor onze experimenten scherper worden en we fact-based werken. En we beter in staat zijn om experimenten tussentijds bij te sturen als er nieuwe inzichten vanuit de data naar boven komen.

Wij weten bijvoorbeeld dat de gemiddelde reisfrequentie voor een internationale treinreis 1,7 keer per jaar is. Dus onze aanname was dat we tot een paar maanden na de reis moesten wachten met het benaderen van klanten met een commercieel aanbod voor een volgende treinreis. Uit data-analyse bleek echter dat klanten vlak na hun reis al een nieuwe boeking maken. Hierdoor is ons beeld over het aankoopproces van klanten radicaal veranderd. Hier hebben wij onze e-mailcampagnes dan ook op aangepast.

Een andere aanname was dat klanten geen e-mail willen ontvangen over een bestemming waar zij via ons al geweest zijn. Hierdoor werden bepaalde groepen klanten uitgesloten van e-mailcampagnes. Een experiment wees echter uit dat klanten juist openstaan voor een e-mail over een bestemming waar zij al eens geweest zijn. Door dit te doen, verbeterde zowel de klantfeedback als het conversiepercentage van de e-mail. Zonder een data-analist die echt deel uitmaakt van ons team, waren we niet zo snel tot dit inzicht gekomen.

Gelijk naar de praktijk

Agile werken brengt naast de vrijheid om te experimenteren ook prettige routines met zich mee. Zoals de daily stand up, het dagelijkse kwartiertje om de vorige dag te evalueren, vooruit te kijken en blokkades te signaleren. Super transparant. Aan elke sprint gaat ook een swarming-sessie vooraf, een zeer intensieve sessie waarbij het team een dag(deel) samen een probleem of onderwerp aanpakt. Tijdens een swarming-sessie wordt alle data, klantinzichten en andere hulpmiddelen op tafel gegooid en wordt er met volledige focus naar gekeken. Met als doel nieuwe inzichten op te doen en deze in de komende sprints te toetsen door middel van experimenten. Erg inspirerend!

Door het Agile werken zijn wij ook minder bezig met grote en langlopende projecten. Wij sturen steeds meer op kleinere projecten die stapsgewijs worden uitgebouwd. Waarbij alle learnings die tussentijds worden opgedaan meteen worden toegepast. Of het nu een foutje is of een succesje, elke learning voegt waarde toe.

Een concreet voorbeeld is dat wij wilden weten waarom klanten geen tweede boeking bij ons deden. Hiervoor hebben wij tijdens een swarming-sessie tien klanten mét herhaalboeking en tien klanten zónder herhaalboeking naast elkaar gelegd. Door de verschillen in contactmomenten, timing en aanbod met elkaar te vergelijken, wilden we tot inzichten komen. Zo bleek het grootste verschil tussen beiden groepen dat de klanten met een herhaalboeking vaker een e-mail van ons hebben ontvangen, omdat ze een commerciële opt-in hebben. Op basis van dit inzicht, hebben we de totale opt-in flow in kaart gebracht en stapsgewijs verbeterd om zo het aantal commerciële opt-ins te vergroten. Onder andere door de aanmeldingsformulieren en webpagina’s aan te passen. En ook de verschillende e-mails om de opt-in te bevestigen, zowel op content als op timing. Daarvoor hebben we altijd een A/B-test lopen.

En met succes. Sinds de invoering van de uiteindelijke – of beter gezegd voorlopige – verbeteringen zijn er zeventien procent meer aanmeldingen en zeven procent minder afmeldingen voor onze nieuwsbrieven

Een ander succesverhaal is de optimalisatie van onze ‘Boeking-Alert’ campagne. Deze campagne is opgezet als service richting klanten die ver van tevoren hun ticket willen boeken. Tickets zijn maximaal vier tot zes maanden vooruit te boeken en de voordeligste tickets zijn vaak als eerste uitverkocht. Om onze klanten nog beter van dienst te zijn, kunnen zij hun e-mailadres achterlaten en ontvangen zij een bericht zodra hun ticket te boeken is. Zo hoeven zij hier zelf niet meer aan te denken én maken ze kans om die voordelige tickets te boeken. Deze campagne wordt zeer goed beoordeeld. Soms zitten er echter tussen het aanvragen en ontvangen van de alert meerdere maanden. Door middel van een experiment kwamen wij erachter dat de conversie en beoordeling van de campagne verhoogt door het toevoegen van een extra contactmoment. Zo blijven wij top of mind bij de klant en laten wij weten dat we hen niet vergeten zijn. De conversie hebben wij daardoor met vijf procent zien stijgen.

Innovatiedagen

Deze manier van werken vraagt ook om een andere mindset. Wij nemen namelijk niet elk idee meteen mee in een sprint, maar beoordelen ze op basis van effort, impact en bereik. De ideeën die het hoogst scoren, worden als eerst opgepakt. Hierdoor blijven de leuke en innovatieve ideeën soms liggen, omdat die op korte termijn te weinig impact hebben ten opzichte van andere ideeën. Zonde, want als organisatie willen en moeten we ook op langere termijn blijven innoveren.

Als oplossing hiervoor hebben wij een innovatiesprint in het leven geroepen waarbij wij als team een sprint lang één of meerdere innovatieve ideeën oppakken die we anders lieten liggen. Dat is ook nog eens ontzettend leuk om te doen. Ook is in samenwerking met de businessteams en IT-ontwikkelstraten een volledige innovatiedag gehouden, waarbij op basis van klantinzichten nieuwe ideeën zijn aangedragen.

Impact op de klant

Het mag duidelijk zijn dat ik erg tevreden over deze manier van werken. Je hebt samen met je team een heel duidelijk doel en weet dus precies waarvoor je naar je werk komt iedere dag. En je leert bovendien erg veel: sinds de start is het aantal experimenten met een factor zeven toegenomen. Mede hierdoor lopen we zeventien procent voor op target. Belangrijker nog wellicht is dat de happiness score, die je als team bijhoudt om bij te kunnen sturen, heel hoog is. Het is dan ook onwijs leuk om te zien dat wat jij met je team doet echt impact heeft op de klant.