Digitale transformatie: pure must om je organisatie klaar te stomen voor de toekomst

Digitale transformatie is een kritieke fase waar bedrijven doorheen moeten, want het is de enige manier om aan de verwachtingen van je klanten te voldoen en het beste uit je medewerkers te halen. 

De term ‘digitale transformatie’ is nogal breed te interpreteren, en wordt voor allerlei zaken gebruikt. Het is belangrijk je te realiseren dat het niet alleen betrekking heeft op organisaties. Simpel gezegd is het de transformatie van alle aspecten van ons leven door digitale technologie. En dat biedt ontzettend veel kansen. Het gaat er niet alleen maar om dat dingen een beetje efficiënter gaan werken, het gaat erom dat we alles volledig opnieuw kunnen uitvinden. Zo worden dingen makkelijker, meer mensgericht, krachtiger, slimmer en uiteindelijk meer waardevol voor klanten en consumenten, maar ook voor de organisaties erachter.

Nachtmerrie of kans?

Zo’n transformatie klinkt natuurlijk eng. Zeker als het gepaard gaat met termen als ‘overleven’ en ‘noodzaak’. En een echte transformatie is een nachtmerrie voor management: alles moet op de schop, het kost geld en de cijfers tonen aan dat het vaak mis gaat. Bovendien hebben de seniors in een organisatie vaak helemaal geen kaas gegeten van het onderwerp.  Maar het goede nieuws is dat met zo’n transformatie ook veel nieuwe kansen opduiken. Denk aan nieuwe manieren om de concurrentie slimmer af te zijn. Nieuwe verdienmodellen en nieuwe bedrijfsplannen. En nieuwe manieren om productiever, efficiënter, en zelfs gelukkiger te zijn. Maar het is ook uitkijken voor de valkuilen die organisaties onderweg tegen kunnen komen.

Valkuilen van een digitale transformatie

Het gaat namelijk regelmatig mis bij bedrijven die de stap naar een digitale toekomst zetten. Dat begint dan meestal aan de top van het bedrijf. Soms wordt de digitalisering gestart op basis van een enkel inzicht of een vermoeden in plaats van een goed onderbouwde business case, en is het op basis daarvan lastig om geld los te krijgen voor het traject. Ook komt de verantwoordelijkheid van de digitale transformatie vaak te liggen bij degenen die het ‘oude’ bedrijf hebben opgebouwd. Zonder expertise van buitenaf of het aantrekken van digitale experts wordt het dan een lastig verhaal.

Een digitale transformatie is niet zonder risico voor een bedrijf, maar vaak hebben de mensen in de boardroom niet voldoende kennis van en ervaring met digital , terwijl ze juist hard nodig zijn tijdens dit complexe proces. Ook is de CEO vaak kritisch, terwijl het enorm belangrijk is dat de top van de organisatie achter de transformatie staat en deze zichtbaar steunt. Daar komt nog bij dat de snelheid waarmee de digitale wereld zich ontwikkelt een flexibele planning vereist. Een vijfjarenplan waar strak aan gehouden wordt, werkt dan niet. Organisaties moeten een strategie ontwikkelen met duidelijke prioriteiten, maar met ruimte voor ontwikkeling. Zo kunnen ze inspelen op nieuwe kansen, gecreëerd door technologische ontwikkelingen en veranderingen in verwachtingen van klanten.

Op alle niveaus zullen nieuwe vaardigheden aangeleerd of ingehuurd moeten worden. Digitale transformatie verandert de structuur van een organisatie,  waardoor veel mensen nieuwe verantwoordelijkheden krijgen. En bij elke transformatie komt een risico om de hoek kijken. Organisaties die hun mensen niet motiveren die risico’s te nemen, smoren innovatie in de kiem. 

Een digitale transformatie is, kortom, een doodeng proces voor een bedrijf. Er kan veel misgaan, er zijn veel valkuilen op de weg. Tegelijkertijd is het voor voor veel bedrijven een kwestie van ‘do or die’. Hoe kom je daar goed doorheen? Er is een aantal stappen die je als onderneming kunt zetten om het proces van digitale transformatie te versnellen:

Kies je kansen

Ten eerste is het belangrijk niet alles in één keer aan te willen pakken. Digitale transformatie is niet zomaar een verandering in je bedrijfsvoering, het is ontzettend complex. Kies daarom zorgvuldig een of twee initiatieven of uitdagingen waar kansen liggen die snel impact hebben. Veel ondernemingen hebben zelf al een goed beeld van waar die kansen liggen: doorgaans op het gebied waar het meest te halen valt, of waar al de meeste ‘disruptie’ plaatsvindt in de markt.

‘Change by making’

Vervolgens is het zaak alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en die kansen te grijpen. Help iedereen in te zien hoe de kansen er uit zien door ze tot leven te brengen. Ga dus snel dingen ‘maken’ en verlies je niet in eindeloos strategieën bedenken: ga aan de slag met experimenten, pilots en bedrijfsplannen en investerings cases. Zodra er iets tastbaars is, heb je bewijs dat het werkt. Dat bewijs spoort weer aan tot een bredere transformatie in de organisatie en werkt honderd keer beter dan een strategisch document van tientallen pagina’s. En je leert er sneller van, tegen lagere kosten.

Precisiewerk

Een aanpak die steeds vaker wordt gekozen is het opzetten van een klein, cross-functioneel team dat hier aan gaat werken binnen de organisatie. Zet bijvoorbeeld een groep data scientists, software ontwikkelaars, experience designers, business strategists en product managers samen met belangrijke stakeholders als een start-up aan het werk. Als je deze zelf niet in huis hebt, kun je ze inhuren.

Kennis opbouwen

Zorg dat binnen de organisatie duidelijk is wat er gebeurt en waarom, beginnend bij het management. Waarschijnlijk zit er veel weerstand en voelen mensen zich kwetsbaar. Door hen te laten zien wat er gebeurt door middel van workshops of bijvoorbeeld een interne tool en hen mee te laten werken en denken, kun je dit wegnemen. Hierbij valt ook veel te leren van de aanpak van andere organisaties.

Vertel het verhaal

Het is daarbij bijna niet mogelijk om teveel te communiceren met elkaar. Het vertellen van het verhaal is een essentieel onderdeel van de digitale transformatie. Het helpt om de impact te managen. Vooral het gebruik van video kan hierbij heel effectief zijn. Het zorgt ervoor dat iedereen meegenomen wordt op de belangrijke reis die de organisatie aan het maken is. 

De kans is best groot dat de benodigde expertise om bovenstaande stappen te zetten niet in huis is. Dan kan het een goed idee zijn om externe specialisten in te huren om het proces op te starten en je te helpen bij het aannemen van je eigen teams. 

Het resultaat: klaar voor de toekomst

Uiteindelijk is een onderneming die een succesvolle digitale transformatie heeft ondergaan, een organisatie die digitaal tot op het bot is. Een organisatie waarin interdisciplinair samenwerken wordt gestimuleerd en de besluitvorming is verdeeld over de afzonderlijke teams. Het ontwerpen van producten of diensten is een combinatie is van technologie, product thinking, de klant centraal stellen en bedrijfsstrategie. Processen zijn lean, agile en datagedreven. De klant staat altijd centraal. Prototypes en nieuwe producten kunnen snel op de markt gebracht worden en in de organisatie wordt doorlopend gecreëerd, getest en geleerd. 

In zo’n digitale organisatie kunnen nieuwe kansen gepakt worden en kan snel gereageerd worden op de veranderende wensen van de klanten. Daarom is de transformatie naar een digitale manier van werken nodig om relevant te blijven in de toekomst. Het zal niet makkelijk zijn. Elke verandering roept weerstand op. Maar met de de juiste mensen die een goede visie en ervaring hebben, betaalt het zich uiteindelijk uit. Tenslotte is alle nieuwe technologie er niet om zelf tot nieuwe producten te komen. Het is er juist om het talent binnen je organisatie in staat te stellen om te innoveren en om kansen te grijpen.