-

Dit zijn de tips voor succesvol scrum in een B2B-omgeving

Agile werken met methodes als Scrum, Lean en Kanban heeft binnen B2B de voorkeur boven traditioneel projectmanagement. Maar hoe pak je deze manier van werken aan in een vaak traditionele omgeving? Daarover buigen een aantal B2B-experts zich.

Tijdens deze sessie bespreekt de B2B digital commerce group “Agile en scrum in de B2B organisatie”. Herbert Pesch (directeur van B2B digital agency Evident) en Roelof Swiers (Intershop) zijn samen gastheer van de groep. 

Scrum in de praktijk

In alle organisaties die vertegenwoordigd zijn in de expertgroep, wordt Scrum gebruikt. Hoe dat in de praktijk werkt, is echter in elke organisatie anders. Zo gebruikt Technische Unie Waterfall en Scrum naast elkaar. De gekozen methode hangt af van het project. Hetzelfde is het geval bij LindeGas. Zij gebruiken Waterfall voor de back-end en Scrum voor het ontwikkelen van de e-commerce-omgeving. Ook Zamro werkt veel met Scrum en zet Kanban in voor de front-end. Kortom, het doel en de omstandigheden bepalen welke methodiek gebruik wordt. Wel blijkt dat Waterfall vooral wordt gekozen voor projecten waarvan de uitkomst vooraf grotendeels vaststaat en Scrum beter past bij projecten die meer exploratief zijn – en dat is vaak het geval in de wereld van digital commerce. Bij dergelijke projecten zijn bijsturen, flexibiliteit en customer feedback namelijk van groot belang.

Prioriteiten stellen

Bij Agile werken is prioriteiten stellen belangrijk. Jules van der Werf (MS Schippers): “Maar veel bedrijven praten meer over prioriteren op basis van business value dan dat ze daadwerkelijk doen.” “Je moet er ook mee oppassen”, vindt Nanne Batelaan (De Stiho Groep): “Een Product Owner moet waarde toekennen aan elke story. Toch moet je voorkomen dat er een wedloop ontstaat om het hoogste aantal value punten. Dan creëer je een onwerkbare situatie.” Krimo Maadi (Fluiconnecto) geeft aan dat Agile niet altijd de beste optie is. “Voor een ERP-implementatie is men eerder geneigd om waterval te werken. Ik denk dat SCRUM ook kan werken voor een ERP-traject mits je de principes van SCRUM juist toepast. Wij hebben recent een traject gestopt omdat er voornamelijk aan de fancy add-ons werd gewerkt. In dat geval werd de backlog feitelijk niet goed geprioriteerd op business value en/of risico want dan was men namelijk begonnen met het goed opzetten van de core.”

Absoluut mandaat voor de Product Owner

Bij de Scrum-methodiek bepaalt de Product Owner welke zaken op de backlog komen en prioriteert deze. Hierbij behartigt hij de belangen van alle stakeholders. Eric Croon (Zamro) geeft een voorbeeld van hoe het niet werkte: “Voor verschillende deelprojecten waren er verschillende Product Owners. Zij liepen tegen onderlinge afhankelijkheden aan, dat werkte niet. Daarom hebben we nu een stuurgroep die wekelijks samenkomt, deelprojecten coördineert en blokkades wegneemt.” Nanne Batelaan (De Stiho Groep) voegt nog toe dat mandaat weliswaar belangrijk is om prioriteiten te stellen, maar dat kritisch blijven kijken naar wat je doet essentieel blijft. “De stakeholders uit de business hebben vaak geen idee wat de impact van een story kan zijn op budget en IT. Soms is de technische oplossing te mooi en had het ook simpeler gekund. Dit los je op door vooraf je stories goed te definiëren en af te stemmen met business en IT.”

Scrum & internationale teams

Ruim de helft van de organisaties in de groep opereert internationaal. Dat betekent dat veel teamleden op afstand werken. Zowel aan klant- als bureauzijde. Hoe laat je Scrum dan goed werken?  Vincent van Hellemondt en Niels Claessens van Evident: “Wij merken dat het belangrijk is dat iedereen kan beschikken over alle documentatie, bijvoorbeeld via SharePoint en dat de communicatie laagdrempelig is. Bijvoorbeeld door mensen letterlijk een gezicht te geven doordat de camera altijd aan staat.” Vincent: “Respecteer ook culturele verschillen, zoals lunchtijden of omgangsvormen en zorg dat je voor de retrospective regelmatig wél fysiek bij elkaar komt, dat is efficiënter.” Niels: “En zorg ervoor dat de Scrum Master óók de teamleden op afstand persoonlijk kent. Dat werkt makkelijker. Die investering in vliegtickets en hotels verdien je zeker terug.”

C-level overtuigen van Scrum

In elke organisatie is het anders, maar vaak moet de directie eerst overtuigd worden van Scrum. C-level associeert Waterfall vaak met controle. “Scrum biedt misschien iets minder controle over planning maar des te meer over productiviteit, kwaliteit en business value en dat is feitelijk waar C-level naar op zoek is. ” aldus Krimo Maadi (Fluiconnecto). “Wij konden in de praktijk laten zien waarom Scrum de beste methodiek was. Op enig moment moest  een aantal filialen worden gesloten en besloten we de klanten van deze filialen versneld te laten overstappen naar e-commerce.Doordat we vrijwel on the fly onze prioriteiten konden omgooien omdat de business value verschoof, was dit binnen twee weken gerealiseerd . Zo demonstreerden we de waarde van agile werken. Het leveren van hoge kwaliteit, productiviteit en business value is belangrijker dan exact vooraf bepalen wat er wordt opgeleverd tegen welk budget.”

Succesvol werken met Agile/Scrum in 3 X 5 tips

Als het gaat om werken met Agile/Scrum, heeft de groep tips op drie gebieden: people, organisation en process.

People

  1. Een goede Product Owner heeft een absoluut mandaat en zit dicht tegen de business aan.
  2. Investeer in persoonlijke relaties en een veilige omgeving, dat komt de efficiëntie ten goede.
  3. Zorg dat het Scrum team niet te groot is, dat de teamleden zich verantwoordelijk voelen én gebruik één methodiek.
  4. Zorg voor een goede Scrum Master en zet een Agile projectmanager naast de Product Owner.
  5. Als het even kan, werk dan samen in één ruimte. Of gebruik videoconferencing als er op afstand wordt gewerkt.

Organisation

  1. Zorg dat de stakeholders kennis hebben van Agile/Scrum en stuur alle teamleden op training.
  2. Communiceer proactief.
  3. Zorg dat de hele organisatie meegaat in de Scrum-gedachte, inclusief C-level!
  4. Betrek het MT bij de retrospective.
  5. Gaat er een deelproject live, dan is dat een mooi marketing- en feestmoment. Zo houd je ook de organisatie betrokken.

Process

  1. Breek het project op in kleine stukjes en denk eraan zaken te documenteren. Combineer je deelplanning met een milestone-planning.
  2. Refinement is belangrijk, want de kwaliteit van stories is essentieel. Benoem de Key Epics.
  3. Gebruik schattingen ook om te bepalen of functionaliteit ontwikkeld moet worden én bedenk: meten is weten.
  4. Wees je bewust van de impact die tests hebben op je proces en besteed aandacht aan demo’s.
  5. De retrospective is heilig.

En tot slot geldt overal: vier je successen!

Dit is het zevende artikel van de B2B Digital Commerce expertgroep. Lees ook het eerste  (productinformatie), tweede (organisational challenges), derde (relevante KPI’s), vierde (e-commerceteam samenstellen, vijfde (sales allignment) en zesde (marketplaces).

Deel dit bericht

2 Reacties

Hans

Interessant artikel waar ik me grotendeels in kan vinden. Echter bij dit punt gingen mijn haren overeind. “Betrek het MT bij de retrospective.”

De retrospective is gebaseerd op vertrouwen. Ieder teamlid moet zich in een vertrouwde omgeving binnen het team kunnen uitspreken. Als het MT betrokken is neem je in mijn ogen een risico. Mensen durven zich niet uit te spreken, of het MT gaat zich inhoudelijk met het team bemoeien.

De sprintreview is de aangewezen plek voor betrokkenheid van het MT (en anderen). De retrospective is voor het team.

Mascha Tamarinof - Evident

Hoi Hans,

Dank voor je reactie. Je heb een goed punt. Ik denk dat dit zeker niet voor alle organisaties geldt. De cultuur is daarbij van grote invloed. Het kan wel eens interessante inzichten geven voor MT, bv over ‘self learning’ van een team. Maar dan moet er vertrouwen zijn en het team al behoorlijk ingespeeld op elkaar. Terecht punt van je wat mij betreft.

Mascha

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond